Novidades do sistema

Em Respostas do WhatsApp, quando o cliente responde ao aviso da guia com o comprovante, o botão Registrar o pagamento leva o arquivo para a guia sem baixar e enviar de novo na tela de Entregas. Você escolhe a guia da cobrança e informa a data que consta no comprovante, que não pode passar do dia em que o arquivo chegou. Quando a cobrança tem mais de uma guia, a resposta passa para Resolvidas quando a última for paga.

Em Dar baixa e em Registrar pagamento, o registro e o comprovante anexado passam a ser gravados juntos: se o arquivo não puder ser guardado, nada fica gravado e a tela avisa. O comprovante guarda o nome que o arquivo tinha, o limite é de 10 MB por arquivo, e um pagamento já registrado não é registrado de novo; para corrigir, use Desfazer pagamento.

A contagem de usuários e de assentos do assistente de IA do escritório deixa de incluir quem foi desligado. Quem está de férias ou afastado continua contando, porque a vaga segue reservada para quando voltar.

Quando o escritório exige a verificação em duas etapas no login, o download de documentos, anexos e comprovantes passa a pedir o código da mesma forma que as telas do sistema: quem ainda não digitou o código é levado primeiro a ele.

Quando o nome de um modelo de mensagem do WhatsApp é trocado, ele volta a rascunho até o botão Conferir modelos confirmar o nome novo, e a troca fica registrada na Trilha de auditoria. Antes ele continuava aprovado com o nome novo e perdia, a cada vez que era guardado, o idioma que a conferência tinha aprendido.

Na lista de Cobranças, a cobrança enviada pelo WhatsApp passa a dizer quando foi entregue e quando foi lida, ou o motivo da falha, e avisa quando o cliente respondeu; a ação Ver a resposta do cliente abre a resposta. A lista ganha também a coluna Nº, escondida por padrão, e o filtro Nº da cobrança.

Quem baixa o extrato da coleta de uma empresa passa a aparecer na Trilha de auditoria, com a empresa e o período no Resumo.

O lembrete, o alerta e a formalização do pedido de documentos passam a sair com o assunto, a saudação, o fecho, a assinatura e o rodapé cadastrados em Modelos de comunicação, e o texto da mensagem passa a ter acento. Sem modelo próprio, vale o de fábrica, assinado com o nome, o telefone e o horário de Dados do escritório. As cobranças que já estavam na fila saem como foram preparadas.

Na lista de Usuários, a coluna Último acesso mostra quando cada pessoa entrou no sistema pela última vez, e o filtro aponta quem não entra há mais tempo do que o prazo de revisão que o escritório escolhe na tela Acesso da equipe, de 90 dias quando ninguém mudou. Quem ainda não entrou depois desta atualização aparece como Sem registro. Cada entrada, e cada tentativa que não deu certo, passa a ficar na Trilha de auditoria, com a hora e o endereço de onde veio, e sem a senha.

O arquivo de lançamentos deixa de ser gerado enquanto um documento do mês não fecha e ninguém justificou a diferença, ou enquanto a conta do banco, a transitória do lote ou a do cartão é uma conta de grupo, que soma outras, ou não existe no plano de contas da empresa. O quadro da aba Arquivo de lançamentos diz o documento, a conta e onde resolver. Corrigir uma regra De/Para do extrato passa a refazer os lançamentos do mês aberto.

Na planilha financeira, o valor guardado em célula de número do Excel passa a entrar como está na planilha (antes podia entrar cem vezes maior), o CSV com "1.500" entra como mil e quinhentos, e a data guardada em célula de data entra sem trocar o dia pelo mês. Na fatura de cartão em PDF, as compras de novembro e dezembro de uma fatura que vence em janeiro ficam no ano certo, e a compra em loja com "total" ou "limite" no nome deixa de sumir. Um código digitado como número no Excel, como 3,01, passa a entrar com vírgula: a regra De/Para criada sobre o código com ponto deixa de reconhecê-lo, e o arquivo de lançamentos aponta a movimentação sem conta para a regra ser refeita.

No e-mail que avisa da tarefa que ninguém assumiu no prazo, o botão passa a abrir Tarefas já no filtro "Ninguém assumiu no prazo" e nos setores das tarefas daquele e-mail. Antes ele abria a lista de tarefas em aberto, sem esse filtro.

O lembrete de guia que ainda esperava aprovação ou envio quando todas as guias dele já tinham vencido passa a ser cancelado na passada da manhã, com o motivo escrito na cobrança. Depois do vencimento, quem fala com o cliente é o alerta.

O lembrete e o alerta de guia passam a sair pelo WhatsApp quando a conexão do escritório está ligada e os textos "Lembrete de guia a vencer" e "Alerta de guia vencida sem comprovante" estão aprovados e cadastrados em Integrações. Sem isso, a guia continua indo por e-mail e chega no dia. A formalização e o alerta de guia de FGTS ou de parcela de parcelamento seguem sempre no e-mail. O e-mail da guia vencida passa a falar em multa e juros pelo atraso.

A Trilha de auditoria passa a registrar quem ligou e desligou o envio, a cobrança automática, o recebimento das respostas e a resposta pela tela do WhatsApp, e quem alterou o cadastro da conexão. Quando o token ou o segredo é trocado, a Trilha registra a troca, nunca o valor.

Na ficha da competência, a nova aba Posição de títulos do cliente guarda a lista de títulos em aberto que o cliente manda, com o grupo e a data-base. O relatório de conciliação e a aba Contas correntes passam a dizer se a conciliação de clientes e fornecedores teve essa posição ou leu só o razão.

Na aba Índices do balanço, o índice que merece atenção aparece em destaque com o motivo: liquidez corrente abaixo do mínimo, endividamento alto, margem negativa, passivo a descoberto ou o pior valor da empresa nos últimos meses analisados. A nova coluna Mês anterior mostra o valor do mês anterior e a tendência. O escritório ajusta os limites no botão Régua dos índices, na própria aba; o destaque aparece na próxima vez que as demonstrações forem analisadas.

A aba Relatório da conciliação bancária passa a abrir também para a Cadeira 2 e a Cadeira 3, que recebem o relatório na passagem; anexar e remover continuam com a Cadeira 1.

Na resposta pela tela do WhatsApp, quando o WhatsApp não confirma o envio a tempo, a tela passa a avisar que a mensagem pode ter chegado e pede que se confira com o cliente antes de mandar de novo, para ele não receber duas vezes. O cartão da Mensageria passa a mostrar a resposta pela tela como parada, com o motivo, quando ela está ligada mas não pode sair. E a equipe da FFB não responde pela tela aos clientes do escritório.

Cada pessoa passa a trocar a própria senha na tela Meu acesso, informando a senha atual e a nova, com pelo menos 8 caracteres. As outras sessões abertas com a senha antiga são encerradas, e a troca fica registrada na Trilha de auditoria, sem a senha. Se a senha atual foi digitada por outra pessoa, a tela avisa quem a definiu e pede para trocar.

Na ficha da competência, a nova aba Relatório da conciliação bancária guarda o relatório que a Cadeira 1 exporta do sistema contábil depois de conciliar, um por conta bancária. Com o relatório anexado, o item Relatório de conciliação exportado e arquivado do checklist se marca sozinho, e quem abre o arquivo fica registrado na Trilha de auditoria. Sem o relatório anexado, esse item deixa de aceitar OK; quando há divergência, ela continua podendo ser registrada com a ressalva.

A senha que um administrador digita para alguém da equipe, em Usuários, passa a ter a mesma regra do convite: pelo menos 8 caracteres. A senha curta é recusada com a explicação, e deixar o campo em branco na edição continua mantendo a senha atual.

Quando o cliente muda o relatório e alguém guarda de novo o layout da planilha, do relatório de lote ou da fatura de cartão, o aviso diz quais colunas mudaram em relação ao layout anterior, e a mudança fica registrada na Trilha de auditoria, com quem mudou, quando, e o antes e o depois de cada coluna.

No relatório de conciliação da Cadeira 2, a área de clientes, fornecedores ou caixa em que a conferência rodou e não encontrou nada passa a sair como Conciliado, com o dia, em vez de dizer que não foi executada. O que a conferência declarou não ter lido continua dito no texto da área.

O escritório passa a responder ao cliente pela tela Respostas do WhatsApp, até 24 horas depois da última mensagem dele, e a resposta chega citando o que o cliente escreveu. A resposta pela tela nasce desligada, porque o WhatsApp cobra cada mensagem escrita assim: quem configura a Mensageria a liga no cartão, que mostra quantas respostas saíram no mês. Responder pede uma permissão própria, separada da de resolver.

Na Cadeira 2, a conferência de contas correntes passa a olhar também as contas de empréstimo com os sócios: quando uma delas termina o mês com saldo e sem juros lançados, ela aponta, porque empréstimo com sócio sem juros pode ser questionado pelo fisco. Enquanto o apontamento estiver pendente, ele segura o item 01 do checklist da Cadeira 2, e aparece no relatório, na parte de caixa e demais contas patrimoniais. A aba e o botão passam a se chamar Contas correntes.

A tela de Tabelas tributárias passa a abrir com o filtro Somente as que ninguém conferiu ligado quando há tabela para o escritório conferir, mostrando só essas. Quando não há nenhuma, ela abre com a lista inteira. O filtro pode ser desligado a qualquer momento.

Em Usuários, ao reativar alguém, quem também lota a equipe já escolhe na mesma janela o setor, o grupo e o papel em que a pessoa volta a trabalhar. A lotação nasce principal, a partir de hoje, e um setor que não é desta contabilidade é recusado sem devolver o acesso. Sem escolher o setor, a pessoa é reativada como antes.

Quando a FFB desliga a verificação em duas etapas de alguém a pedido e o servidor do escritório não envia e-mail, a tela deixa de dizer que a pessoa foi avisada: o aviso fica aberto e pede que ela seja avisada por um canal que só ela use. A Trilha de auditoria passa a dizer, na linha Desligou a verificação em duas etapas, se o aviso por e-mail chegou a sair. O e-mail com o passo a passo da verificação obrigatória segue a mesma regra, e uma falha no envio deixa de mostrar erro na tela de quem só estava navegando.

Há um perfil pronto novo, Conciliação pelo assistente, para somar ao auxiliar da Cadeira 1 que concilia o extrato bancário com a ajuda do assistente. Ele libera o assistente e a tela Conciliações, e cada pessoa com ele conta como um assento de IA.

Na tela de Usuários dá para convidar e reativar várias pessoas de uma vez, e a coluna Acesso passa a dizer quem está com o convite vencido ou sem convite. Na Lotação da equipe dá para encerrar várias lotações de uma vez, e a lotação nova já nasce com a data de hoje e marcada como principal para quem ainda não tem outra.

No pacote de saída, as contas, classificações, documentos e referências da Contabilidade saem como texto no arquivo .xlsx, sem perder o zero à esquerda.

No balanço resumido da Cadeira 3, a análise vertical das contas de resultado passa a ser calculada sobre a receita líquida, do mês e do exercício, como manda a análise das demonstrações; as contas do balanço continuam sobre o ativo total. Antes, receita, custo e despesas também eram divididos pelo ativo total. Quando não há receita líquida apurada no período, a coluna diz Não calculada.

Na Esteira de cadeiras, um número ao lado do menu mostra quantas competências esperam por você: as que estão com você e as que chegaram à sua cadeira sem ninguém assumir. Na Cadeira 1, conta também o mês do grupo que aguarda documentos. O número fica vermelho quando alguma passou do prazo, e a lista já abre mostrando essas competências, com o filtro Somente o que espera por mim, que pode ser desligado. Quem não está lotado numa cadeira vê a lista como antes.

Em Integrações, cada texto da Mensageria passa a ter Ver o texto para aprovar no WhatsApp, com o nome e o texto prontos para copiar, sem precisar abrir a Ajuda.

Quando a internet do servidor falha no envio de uma cobrança pelo WhatsApp, a cobrança espera e tenta de novo na próxima passada. Quando o WhatsApp não responde a tempo, ela fica marcada com o aviso de conferir com o cliente antes de reenviar, porque a mensagem pode ter saído.

As respostas dos clientes às mensagens do WhatsApp passam a chegar ao sistema. Em Integrações > Respostas do WhatsApp, o escritório vê o que cada cliente respondeu, ligado à empresa e à cobrança, abre o comprovante que veio junto e marca como resolvida, uma a uma ou várias de uma vez. Na aba Enviadas, cada mensagem mostra quando foi entregue e quando foi lida. Para começar, o recebimento se liga no cartão da Mensageria, com o segredo do app do WhatsApp.

No pacote de saída, as planilhas das integrações passam a trazer o que ainda ficava só na cópia do banco: os números que a conferência contábil viu em cada ocorrência, escritos por extenso; a data em que cada diferença e cada ocorrência foi vista pela última vez; o número do documento pedido que cada arquivo do Drive atendeu; para que serve cada modelo de mensagem; e as escolhas do escritório em cada conexão. Nenhuma senha, usuário ou chave de acesso entra.

A Trilha de auditoria passa a registrar dois atos novos: Emitiu um convite de acesso, com o caminho por onde o link chegou à pessoa, e Definiu a senha de outra pessoa, ao criar um usuário sem convite ou ao trocar a senha de um colega. A troca da própria senha não entra. O link do convite e a senha nunca vão para a trilha, só o fato de alguém ter feito isso, com quem e quando.

Em Administração, quando o servidor do escritório não envia e-mail, o convite de primeiro acesso deixa de dizer que foi enviado. A tela mostra o link para quem cadastrou entregar à pessoa, com um botão para copiar, e diz o motivo. A ajuda do campo de convite e a confirmação do Reenviar convite avisam antes do clique por onde o convite vai sair, e onde se cadastra o envio: em Integrações, no cartão Servidor de e-mail do escritório.

Em Integrações, o cartão da Mensageria passa a listar os dois textos da cobrança de guias pelo WhatsApp: o lembrete da guia a vencer e o alerta da guia vencida sem comprovante. O manual traz os dois prontos para o escritório enviar à aprovação do WhatsApp. A cobrança de guias continua saindo por e-mail até a régua de cobrança passar a usar o WhatsApp, e vale começar a aprovação agora, porque ela leva de dois dias a três semanas.

Em Perfis de acesso, os perfis prontos do sistema deixam de mostrar o aviso de novidades que ninguém do escritório conseguia resolver. Em Unidades, a confirmação do Usar horário comercial passa a dizer que os prazos que já estão correndo continuam com a data que tinham. Em Meu acesso, o quadro Perdi o celular passa a dizer que quem desliga o segundo fator é a FFB. E o estado vazio de Perfis de acesso cita o botão pelo nome que ele tem na tela, Criar perfil de acesso.

Em Administração, as tabelas tributárias nacionais, como salário mínimo, INSS e IRRF, passam a ser mantidas só pela FFB, que as entrega prontas pela atualização do sistema. O escritório continua conferindo cada tabela, e o botão Nova tabela deixa de aparecer para ele. Assim uma tabela parcial cadastrada pelo escritório não toma mais o lugar da tabela completa a partir da data dela. As tabelas que o escritório já tinha continuam dele.

O pacote de saída traz cada planilha também em Excel (.xlsx), com CNPJ, inscrição estadual, CNAE e os demais códigos guardados como texto, sem perder o zero à esquerda nem algarismos, como acontecia ao abrir o .csv com dois cliques no Excel. O .csv continua no pacote, para levar os dados a outro sistema, e o manual, em O seu ambiente, diz qual dos dois abrir.

Na Trilha de auditoria, o filtro O que fez passa a mostrar só as ações que podem aparecer na trilha do seu escritório. Saem as três que só a FFB realiza, como mudar o preço de tabela, porque uma escolha que sempre volta vazia num filtro de auditoria parece dizer que aquilo nunca aconteceu. E no pacote de saída, a planilha de perfis de acesso passa a usar a mesma marca da tela de Perfis de acesso: Fábrica (sistema) para os perfis prontos e Do escritório para os que o escritório criou.

A Trilha de auditoria passa a registrar quem baixou o arquivo de lançamentos e o relatório de conciliação da Cadeira 2, com o nome do arquivo e a hora, do mesmo jeito que já registrava quem abriu um extrato ou uma planilha enviada pelo cliente. Na coluna O que fez aparece Abriu o documento, e na coluna Onde, o nome do documento. Só o ato fica registrado, nunca o conteúdo.

Em Obrigações & Workflows, cada vez que alguém abre o arquivo do comprovante de uma entrega, a Trilha de auditoria registra quem abriu, quando, de que empresa, obrigação e competência. Na coluna O que fez aparece Abriu o documento, e na coluna Onde, Comprovante de entrega. O conteúdo do recibo nunca vai para a trilha, e a tentativa de quem não tem acesso ao comprovante não deixa linha.

Em Obrigações & Workflows, o Assumir deixa de tirar a entrega ou a tarefa de quem já está trabalhando nela. Quando o trabalho precisa mudar de mãos, em férias ou na saída de alguém do setor, quem coordena usa o novo Reatribuir: escolhe para quem passa entre as pessoas do setor e escreve o motivo, que fica na Trilha de Auditoria. A permissão de reatribuir é nova e chega ao Administrador e ao perfil do módulo; para outro perfil, o administrador do escritório a marca em Perfis de acesso.

No pacote de saída, as planilhas de tabelas tributárias e de modelos de comunicação passam a dizer de quem é cada linha, com a mesma marca da tela: Da FFB ou Do escritório. Assim o escritório separa o que cadastrou do que a FFB entrega pronto, inclusive quando tem uma tabela própria do mesmo tipo e período.

A tela Conciliações, de IA & Automação, passa a pedir as duas permissões que o assistente já cobrava para conciliar um extrato na conversa: a de ver a revisão da conciliação bancária e a de ver a conciliação da Cadeira 2. Com o interruptor Consulta contábil limitada à carteira ligado em Alcance e sigilo, cada pessoa vê só os extratos das empresas que atende, pela lotação e pela carteira do grupo, e a revisão confere a carteira de novo a cada clique. Com o interruptor desligado, quem tem as duas permissões vê os extratos de todas as empresas do escritório.

Quem aprova uma cobrança que não pode sair agora passa a ler, no aviso depois do clique, o motivo de ela ter ficado esperando: o WhatsApp fora do ar, a caixa postal de e-mail que é de outra contabilidade ou o servidor ainda sem e-mail configurado. Até aqui o aviso dizia que o servidor não enviava e-mail em todos os casos, e levava ao conserto errado. A confirmação antes do clique continua com o mesmo texto, e nada muda no que é gravado nem no que é enviado.

Na planilha da coleta por mês do pacote de saída do Atendimento entra a coluna Nº do checklist, com o mesmo número da planilha dos checklists, para ligar cada coleta ao checklist que a gerou. O pacote passa a conferir, coluna por coluna, que nada do que o escritório cadastrou na coleta fica de fora sem motivo escrito.

Ao cadastrar uma pessoa nova da equipe, já dá para dizer onde ela vai trabalhar: na mesma tela de Usuários, a seção Onde vai trabalhar escolhe o setor, o grupo e o papel na esteira, e a pessoa já nasce lotada, sem precisar abrir a tela de Lotação da equipe depois. A seção é opcional e aparece para quem tem permissão de lotar. A edição do usuário continua sem ela: mudar a lotação de quem já trabalha segue na tela de Lotação da equipe, com o histórico.

Quando o assistente responde com a fila sem dono do fechamento ou com uma obrigação em nível crítico, a resposta passa a guardar por qual setor essas linhas entraram. A colega que recebe a conversa compartilhada lê a resposta se estiver lotada hoje nesse setor, mesmo sem a empresa na carteira dela; a de outro setor lê até antes dessa resposta, como com qualquer empresa fora da carteira, e se a lotação mudar, a leitura muda junto. E baixar um arquivo que o assistente gerou numa conversa passa a deixar uma linha na Auditoria, na categoria Anexos, com o nome do arquivo; quem tenta baixar sem permissão não deixa linha, porque nada saiu.

Se o escritório deixar o sistema, o pacote de saída passa a trazer a carteira de clientes em quinze planilhas abertas, uma por assunto: empresas, estabelecimentos, sócios, contatos, histórico de regime, sublimite do Simples, habilitações e prazos, grupos econômicos, linha do tempo, processos de saída, comprovantes de apagamento de dados pessoais e outros, com CNPJ, CPF, CEP e telefone já formatados para o Excel não perder o zero. Com a carteira, todos os módulos do escritório passam a ter as suas planilhas, e o LEIA-ME do pacote deixa de ter a lista do que ainda não saía em planilha. A página Pacote de saída, no manual da carteira, diz o que sai, o que não sai e como importar.

Na conexão com o sistema contábil, o escritório passa a escolher na própria tela quanto tempo o sistema espera o servidor responder antes de desistir, de 3 a 30 segundos, e a tela mostra o valor que está valendo e de onde ele veio. Útil quando o servidor do sistema contábil fica longe ou responde devagar à noite, e evita o aviso de integração parada quando nada está parado. Antes isso só se mudava no servidor, com ajuda técnica.

Quando um escritório sai do sistema, o pacote de saída passa a levar o trabalho do módulo Contábil em 25 planilhas abertas: competências, passagens entre cadeiras, linha do tempo, checklists, ressalvas, dúvidas, extratos e planilhas com os lançamentos classificados, lotes, faturas, conferências, achados, indicadores e parâmetros, com a empresa pela razão social e CNPJ, a pessoa pelo nome, a situação com as palavras da tela e os valores em reais.

Na Trilha de Auditoria, quem abre um extrato bancário, uma planilha financeira, um pagamento em lote ou uma fatura de cartão de um cliente passa a aparecer como Abriu o documento, e a coluna Onde diz qual é o tipo do documento, com as mesmas palavras das abas da esteira. Esse ato também entra no filtro O que fez.

Se o escritório deixar o sistema, o pacote de saída passa a trazer a coleta de documentos em oito planilhas: o catálogo de documentos, os modelos de checklist, o checklist de cada empresa, a coleta de cada mês com quem encerrou e se houve ressalva, cada documento pedido com o que aconteceu com ele, as cobranças com o texto completo de cada mensagem, as preferências da régua de cobrança e as empresas cuja cobrança automática falhou. Nenhuma senha sai, porque a coleta nunca guardou nenhuma, e o que foi para a lixeira sai com a data da exclusão.

A cópia do banco que vai no pacote de saída passa a sair sem senha, sem segundo fator e sem lembrete de sessão de nenhuma conta, e com as contas da FFB anonimizadas, com o nome mantido para a Trilha de Auditoria continuar dizendo quem fez. Cada pessoa do escritório recebe credencial nova no sistema que vier depois. O LEIA-ME do pacote e a página O seu ambiente do manual dizem isso.

Se o escritório deixar o sistema, o pacote de saída passa a trazer em planilhas a equipe (sem as contas da FFB), os perfis de acesso com a origem de cada um, as permissões por módulo, recurso e ação escritas em palavras, as pessoas em cada perfil, as unidades, os expedientes, os setores, os grupos e a carteira, os feriados, as tabelas tributárias, os modelos, os dados do escritório, as configurações das rotinas e a Trilha de Auditoria com quem fez, o que fez, onde e o que mudou. Senhas, códigos de verificação em duas etapas e convites de acesso ficam de fora. O manual, em Administração, Comece por aqui, diz o que sai e o que não sai.

Se o escritório deixar o sistema, o pacote de saída passa a trazer em planilhas tudo o que Obrigações & Workflows guardou dele: o catálogo de obrigações e as condições, os prazos por CNAE, as conferências do calendário, as adesões e dispensas, as entregas com protocolo e comprovante, os avisos de prazo, as regras da cascata, as tarefas entre setores e os avisos enviados, inclusive o que foi excluído, com a data da exclusão. Os arquivos dos comprovantes continuam no Drive e na cópia do banco; a planilha traz o caminho de cada um.

Se o escritório deixar o sistema, os dados do Onboarding & Abertura saem em planilhas abertas no pacote de saída, uma por assunto (processos, tarefas, acervo, fichas, sócios, acessos, parcelamentos, licenças, modelos), sem nenhuma senha: a observação livre das providências de acesso e o conteúdo técnico dos documentos emitidos ficam de fora de propósito, e o manual, na Introdução, diz o que sai e o que não sai.

Quando um escritório deixa o sistema, o pacote de saída passa a trazer as planilhas das integrações: as diferenças entre as fontes e o que foi decidido sobre cada uma, as ocorrências e os balancetes da conferência contábil, os cadastros que ficaram fora da conferência, a equipe que veio do sistema contábil, as pastas, caixas e documentos do Drive, os modelos de mensagem, as preferências e os endereços das conexões. Tudo com o nome da empresa e da pessoa e a situação escrita com palavras. Senhas, usuários, tokens e links de acesso não saem, e o manual diz o que fica só na cópia do banco.

Se o escritório deixar o sistema, o pacote de saída passa a trazer também o que o assistente de IA guardou: pastas e documentos indexados, conversas, pedidos, medições de uso e configurações, em planilhas abertas, uma linha por registro, com valores e datas legíveis. A chave de IA do escritório e o raciocínio interno do assistente ficam de fora de propósito. O manual, em IA & Automação, Controle e custo, lista o que sai e o que não sai.

O número de registro na Junta ou em cartório com até 50 caracteres passa a ser copiado do sistema contábil para a ficha da empresa; antes parava em 20 e deixava ressalva. Na consulta de CNPJ, quando a base pública devolve um código de atividade inválido, a tela explica o motivo em vez de deixar a linha em branco.

A Trilha de Auditoria passa a dizer com palavras o que aconteceu com a conexão do sistema contábil, com o servidor de e-mail e com os documentos abertos (Mexeu na conexão com o sistema contábil, Mexeu no servidor de e-mail e Abriu o documento), e a coluna Onde diz do que se trata em vez de mostrar um nome técnico. Esses três atos também entram no filtro O que fez.

O manual da Trilha de Auditoria, na explicação da coluna Onde, passa a citar os três tipos de registro que as integrações gravam com palavra de gente: Conexão com o sistema contábil, Servidor de e-mail do escritório e Documento enviado pelo cliente. Os rótulos em si chegam à tela na próxima atualização das integrações.

A tarefa da cascata que ninguém assumiu dentro do prazo para assumir passa a ter aviso: quem responde pelo setor pode receber um e-mail por dia útil com as tarefas do setor dele que ficaram sem dono, uma vez por tarefa, se o escritório ligar a rotina nova em Rotinas automáticas (ela nasce desligada, e num servidor sem e-mail fica indisponível com o motivo). A tarefa que passa do dobro do prazo sem ninguém assumir aparece num quadro próprio em Atrasos críticos, Tarefas que ninguém assumiu, sem depender de rotina. Os dois valem para escritório com expediente cadastrado.

O arquivo do comprovante de uma entrega passa a abrir só para quem consegue abrir o Painel de entregas daquela contabilidade: a mesma permissão, a mesma licença e o mesmo escritório. Quem recebia o endereço do arquivo sem poder ver o painel deixa de receber o arquivo, e o sistema nem confirma a essa pessoa que o arquivo existe. Quem já abria o painel continua baixando como antes.

Uma contabilidade com a conta suspensa pode pedir o pacote com os seus dados pelo contato com a FFB, e o pedido e a entrega passam a ficar registrados na Trilha de Auditoria da própria contabilidade, no evento Andou o pacote de dados da conta suspensa, com cada pedido valendo uma entrega. A conta suspensa garante só que ninguém entra: os dados continuam guardados e saem no pacote quando pedidos.

Se o seu escritório deixar o sistema, você recebe um pacote com os arquivos do Drive, planilhas abertas com os dados de cada módulo, a cópia do banco de dados e uma lista de conferência para provar que recebeu tudo, que a ficha do processo de saída aceita como comprovante de entrega. A cópia do banco é feita na hora, sem as sessões abertas, o cache e a fila do servidor, e vem com um LEIA-ME que diz o que está dentro, o que ficou de fora e por quê. O manual, em O seu ambiente, explica o que vem no pacote, o que não vem e os prazos.

Em Fontes, a pasta passa a dizer se é restrita por um interruptor próprio, "Restringir a leitura a perfis", e a lista de perfis só diz quem a lê. Tirar o último perfil de uma pasta restrita não a abre mais para o escritório: ela fica sem leitor, a lista avisa em vermelho, e só volta a ser de todos quando alguém desliga a restrição de propósito. Antes de salvar, a tela diz quantas pessoas deixam de receber a pasta e quantos documentos já lidos ficam sob ela. Desligar a restrição guarda os perfis escolhidos; religar volta como estava. Restringir, reabrir e trocar os perfis ficam registrados na Trilha. As pastas que hoje têm perfil passam a constar como restritas, exatamente como já se comportavam.

O botão Abrir processo de saída, na ficha da empresa, voltou a abrir o processo. Até aqui, quem preenchia o motivo e confirmava via a mensagem de página expirada, e o processo não era aberto. É o mesmo defeito que impedia o Encerrar competência da Coleta do mês, consertado nesta mesma versão, e a varredura não achou outra ação com a mesma forma.

Na Trilha de Auditoria, dois atos que apareciam com a palavra de máquina passam a ter nome de gente em "O que fez": "Mudou uma política de segurança" e "Desligou a verificação em duas etapas". Os dois entram no filtro "O que fez", que não os oferecia, e são justamente as perguntas que se fazem depois de um incidente. A coluna "Onde" deixa de mostrar o nome técnico da peça e passa a dizer "Política do escritório", o mesmo texto que o Resumo da linha já usava. Nenhum registro antigo muda: a linha gravada ontem já aparece com o nome novo.

A tarefa que a cascata abre para outro setor ganha um segundo prazo: o prazo para alguém assumi-la, ao lado do prazo para concluir. A regra da FFB dá 24 horas de expediente, ou metade do tempo até o vencimento quando ele é mais curto, e o escritório pode ajustar em Regras da cascata, de 1 a 72 horas. A lista de tarefas mostra a coluna Para assumir e o filtro Ninguém assumiu no prazo, e a pessoa sugerida pelo sistema só passa a contar como responsável quando clica em Assumir. Escritório sem expediente cadastrado vê o prazo contando hora cheia, com aviso. As tarefas abertas antes desta versão aparecem como sem prazo para assumir, e nada alarma ainda: o aviso automático vem numa próxima versão, atrás de um interruptor próprio.

Ao registrar que a empresa passou do sublimite do Simples, a explicação do modal diz quais obrigações estaduais e municipais do regime normal entram no calendário dela, e qual sai. A conferência do cadastro na Receita passa a deixar de fora, e avisar, uma data que não existe ou que poderia vir com o dia e o mês trocados, em vez de gravar uma data errada; se só isso tiver sido recusado, ela diz que nada foi atualizado. E o ensaio da Configuração da carteira passa a listar, por empresa, o dado que a Receita trouxe e o sistema recusou, em vez de contar essa empresa como já igual ao cadastro.

Ao abrir a competência da coleta de documentos, o campo Ano passa a aceitar só o ano corrente e os cinco anteriores, que é o prazo em que o Fisco ainda pode cobrar o que não foi lançado. Antes, um ano digitado errado, como 206, abria a competência daquele ano para a carteira inteira. A recusa agora aparece embaixo do próprio campo, dizendo quais anos valem, em vez de um aviso que não explicava nada. Encerrar e reabrir um mês antigo continuam funcionando como sempre: a regra vale só para abrir. E a rotina que abre as competências em lote passa a conferir o pedido inteiro antes de começar, em vez de completar por conta própria um número escrito pela metade.

Na Coleta do mês, a ação Encerrar competência respondia "a página expirou" em toda tentativa desde 19 de agosto, por um defeito na leitura do campo de origem da ressalva. Volta a funcionar. E quando ainda falta documento daquele mês, o motivo e o efeito passam a ser pedidos no próprio campo, com a frase embaixo dele dizendo o que falta, em vez de uma recusa que não explicava nada. Reabrir o mês e recusar na conferência da chegada ganharam a mesma proteção.

A conversa do assistente compartilhada com um colega passa a respeitar a carteira de empresas e as pastas restritas dele: ele lê até antes da resposta que fala de uma empresa fora da carteira dele, ou que usa documento de uma pasta que o perfil dele não lê, e o aviso diz até onde ele lê sem dizer qual é a empresa nem a pasta. No painel Compartilhar, ao lado de cada pessoa, aparece até onde ela lê do que foi compartilhado. O arquivo gerado depois desse ponto também não sai para ela, e o relatório de uma empresa só mostra a seta de baixar a quem tem a empresa na carteira. Cada resposta nova passa a registrar que empresas e que pastas ela tocou; numa conversa anterior a esta versão, a leitura do colega pode parar antes de uma resposta antiga, porque o sistema prefere fechar a adivinhar o que ela tocou, e a dona vê isso no painel Compartilhar. A carteira segue os quatro interruptores de Alcance e sigilo; a pasta restrita vale sempre.

O extrato bancário, a planilha financeira, o relatório do pagamento em lote, a fatura de cartão que o cliente enviou, o arquivo de lançamentos e o relatório de conciliação passam a abrir só para quem atende aquela empresa e enxerga a aba em que o documento está, inclusive quando o endereço do arquivo é copiado e repassado a outra pessoa. Antes, as duas portas que chegam ao documento pelo número não perguntavam pela carteira de clientes: alguém de outra equipe, ou sem equipe nenhuma, conseguia abrir os seis documentos da ficha, e uma cadeira conseguia abrir o documento de uma aba que a tela dela não mostra. Nas telas, o botão Abrir o arquivo passa a aparecer exatamente quando o documento pode ser aberto, e quem atende mais de uma contabilidade precisa ter a do cliente escolhida no seletor do topo, como já vale no resto da esteira.

Uma pasta do Drive restrita a certos perfis passa a valer para tudo o que está dentro dela, mesmo quando a pasta de cima está liberada para o escritório inteiro. Antes, o documento guardado numa subpasta restrita ficava marcado com a liberação da pasta de cima, e quem não pertencia aos perfis podia receber trecho dele na resposta do assistente, no Acervo fiscal, no aviso do robô de documento novo e no recibo que o assistente procura para propor a baixa de uma obrigação. Agora nenhuma dessas quatro portas entrega o que vem de pasta restrita a quem não a lê, e a proposta de baixa cuja prova está em pasta restrita só aparece na tela Aprovações para quem pertence aos perfis da pasta. A contagem de notas do Acervo fiscal continua somando a nota restrita, de propósito: assim ela não inventa falta de documento para quem não lê a pasta.

O prazo especial de uma obrigação por atividade econômica passa a ser procurado também pela atividade da matriz que chega do sistema contábil. Até aqui o sistema olhava só a atividade do cadastro na Receita, que fica vazia enquanto a conferência automática do cadastro estiver desligada: por isso o prazo diferente do posto de combustíveis, e os que o seu escritório cadastrou, não alcançavam ninguém. As competências que já estavam abertas também são corrigidas na atualização, e as seguintes já nascem com a data certa. A Conferência do calendário passa a apontar a empresa que não tem atividade conhecida em fonte nenhuma, para você completar o cadastro.

Dentro de Administração, a tela O seu ambiente ganha um cartão com as novidades do sistema dos últimos sete dias, cada uma com a sua explicação, e um link que abre o histórico completo das novidades em outra aba. É o mesmo conteúdo desta página, agora à vista de quem entra no painel sem ter de procurar por ele.

A preparação das cobranças roda sozinha toda manhã. Quando a cobrança de uma empresa não podia ser montada nessa rodada, a falha não aparecia em lugar nenhum: a empresa ficava sem o lembrete e a tela não tinha como dizer. Agora a tela de Cobranças mostra em destaque, no alto, as empresas cuja preparação automática falhou, a mais antiga primeiro, com a data da primeira falha seguida. Enquanto o aviso estiver lá, aquele cliente não recebe lembrete, e o que conferir é o cadastro dele. O aviso sai sozinho na primeira rodada que passar sem erro. Abrir a janela ou rodar o ensaio não geram aviso.

Ao registrar ou corrigir o nascimento da empresa, o calendário da data de abertura no CNPJ passa a bloquear os dias depois de hoje, como os outros campos de data da ficha já faziam. Um ano digitado errado fazia o prazo de opção pelo Simples Nacional parecer aberto por mais de um ano, enquanto o prazo de verdade vencia em silêncio. Nas portas que não são a tela, uma data impossível passa a ser recusada com frase, em vez de virar outro dia sem avisar. Nenhuma data já guardada muda.

Ao preparar as cobranças, a empresa cuja cobrança não pôde ser montada (contato incompleto, erro no cadastro) passa a ser nomeada na janela e no aviso depois do clique, que sai em alerta e manda conferir o cadastro; as outras seguem normalmente. Antes, a falha sumia e, se todas falhassem, a tela dizia que com o mês em dia zero cobranças era o resultado certo, o que fazia parecer carteira em ordem. Abrir a janela ou rodar o ensaio deixam de registrar a falha no histórico, que passa a guardar só o preparo de verdade.

A consulta ao cadastro público devolve o código da atividade como número, e o sistema o guardava sem o zero da frente: toda empresa de agricultura, pecuária, pesca ou extração ficava com seis dígitos em vez de sete. Agora o código é gravado inteiro, e o prazo especial por atividade volta a valer para essas empresas. O que já estava guardado pela metade é completado na atualização, sem aparecer como mudança na linha do tempo da empresa, porque a atividade é a mesma: só o registro dela estava incompleto. E quando o cadastro público devolve um número que não é código de atividade, a conferência avisa em vez de guardar qualquer coisa.

Com o período de sublimite registrado na ficha do cliente, a empresa do Simples que passa a recolher o ICMS e o ISS fora do regime passa a ter, no calendário das competências alcançadas, a DIME, a EFD ICMS/IPI e o ISS, e deixa de ter a DeSTDA, como pede a lei. A explicação embaixo de cada obrigação diz que ela entrou por causa do sublimite. Vale também para as obrigações estaduais e municipais que o seu escritório cadastrou para os regimes normais. 🔴 Uma novidade de 27/09 já dizia que o calendário enxergava esse período: ele passa a enxergar agora, nesta versão.

O extrato da coleta reúne, num arquivo só, o que aparece na Coleta do mês e o que aparece na Régua de cobrança. Ele exigia apenas o acesso à primeira: quem tinha a Cadeira 1 e não tinha a régua conseguia gerar o arquivo e, pior, baixá-lo pelo endereço direto, com a cobrança de cada empresa dentro. Agora as duas telas são exigidas nos dois momentos, e a pergunta é feita pelo mesmo caminho que o botão usa, para a tela e o arquivo nunca discordarem.

O campo do número do documento no arquivo que vai para o sistema contábil aceita 10 caracteres. Um número maior que isso era cortado nos 10 primeiros, e o resultado parecia um título válido sem ser: a nota "NF 000123456" chegava como "NF 0001234", e a conferência de clientes e fornecedores da Cadeira 2 passava a acusar baixa maior que o título, porque a baixa casava e a abertura não. Agora o documento que não couber vai em branco, e o lançamento entra no grupo "sem documento", que o escritório já sabe conferir. A tela "O mês pode virar arquivo?" passa a dizer quantos pagamentos vão com o documento em branco, como aviso e sem travar a geração. Além disso, a coluna "Nosso número" da planilha deixa de ser sugerida como a do documento, porque ela é a referência do boleto e não o número da nota; quem já confirmou o layout apontando essa coluna continua como está.

Ao compartilhar uma conversa do assistente com um colega, ele passa a ler apenas o que poderia consultar por conta própria: se a conversa usou o balancete e ele não tem a Análise, a leitura dele para antes desse ponto, com um aviso dizendo qual permissão falta. A conversa também fica como estava no momento em que você compartilhou, e o que você escrever depois só chega a ele quando você clicar em Atualizar, no painel Compartilhar. Compartilhada com todo o escritório, a conversa vai só até a primeira consulta sobre uma empresa ou o primeiro arquivo anexado. As conversas anteriores a esta versão não vão para todo o escritório: para mostrar uma conversa antiga, compartilhe com a pessoa. Quem é dono da conversa continua lendo tudo.

Nos catálogos do Contábil, o botão "Ajustar para o meu escritório" cria uma cópia do item de checklist ou do prefixo do mapa de grupos para o escritório mexer sem tocar no modelo de fábrica. Quando quem clicava atendia mais de uma contabilidade, essa cópia era gravada na conta da FFB em vez da contabilidade escolhida no seletor: o escritório continuava sem a versão dele, e o aviso de "já tem versão" olhava para o lugar errado. Agora a cópia nasce na contabilidade escolhida, e sem nenhuma escolhida o botão não aparece, com o motivo escrito no alto da lista. Criar um item novo sem contabilidade escolhida continua criando modelo de fábrica, como antes.

A regra que já valia na esteira de cadeiras passa a valer também nos dois lugares que tinham ficado de fora: o quadro das contas de origem das empresas e a tabela das regras De/Para, na mesma página. Sem uma contabilidade escolhida no seletor do topo do painel, os dois ficam só de consulta, e o alto da tela diz o motivo. Antes, dali era possível corrigir a conta de origem ou apagar uma regra De/Para de qualquer escritório sem ter escolhido nenhum, e o ato ficava guardado na conta desse escritório. Para quem atende um escritório só, nada muda.

Quem atende mais de uma contabilidade e ainda não escolheu uma delas no seletor do topo do painel via a tela "Onde o mês está preso" sem o botão que ajusta o limite de dias, e sem nenhuma explicação para a falta dele. O alto da tela passa a dizer que, sem a contabilidade escolhida, ela fica só de consulta. Basta escolher a contabilidade no seletor para o botão voltar na hora.

Ao abrir a ficha de um mês, o sistema confere os prazos das cadeiras na hora e, quando um documento essencial do cliente está vencido, anota na linha do tempo que o prazo ficou parado (ou que voltou a correr). Essa anotação vinha assinada com o nome de quem abriu a ficha, mesmo que a pessoa só tivesse olhado: bastava abrir para o seu nome entrar no histórico daquele mês. Agora ela aparece como "Sistema", que é quem de fato fez a conta. As pausas feitas por uma pessoa, como registrar uma dúvida técnica ou pedir um insumo ao cliente, continuam assinadas por quem as fez. As anotações já gravadas ficam como estão, para não reescrever histórico.

Importar o extrato bancário e classificar as linhas dele não é conciliar: conciliar é comparar o que o banco registrou com o que a contabilidade registrou e explicar cada diferença. O item de conciliação do checklist de entrega estava sendo marcado como cumprido pelo extrato da ficha do mês, o que dava por pronto um trabalho que ainda não havia sido feito. Ele deixa de aceitar o extrato, e a linha do item passa a dizer por que, para você saber o que ainda falta em vez de descobrir na conferência do fechamento. O relatório de conciliação continua sendo o que cumpre esse item.

Quando uma linha do extrato bancário é a que pagou um lote de pagamentos ou uma fatura de cartão, ela tem de ser classificada na conta transitória do lote ou na conta a pagar do cartão. Se for classificada em outra conta, a mesma despesa entra duas vezes no arquivo de lançamentos: uma pelo lote ou pela fatura, outra pela linha do extrato. O sistema passa a recusar a geração do arquivo nesse caso, apontando qual linha está classificada fora do lugar e em que conta ela deveria estar, para você corrigir antes de o arquivo sair. Nada é alterado sozinho: a recusa é para você decidir.

Quando uma linha do extrato bancário corresponde ao pagamento de um lote ou à fatura de um cartão, ela passa a chegar já com a conta certa sugerida: a transitória do lote, ou a conta a pagar do cartão. As abas de pagamento em lote e de fatura de cartão passam a ler o extrato que está na própria ficha do mês, e não outra fonte, para que o mês tenha uma única origem do que entrou e saiu. Você continua podendo mudar a conta antes de classificar; o que muda é que a sugestão já vem preenchida em vez de você procurá-la.

O assistente gera arquivos dentro da conversa, como planilhas, documentos e a própria conversa exportada. Baixar esses arquivos passa a exigir a mesma permissão que ver os dados de onde eles saíram: quem recebe uma conversa partilhada só baixa se puder ver aquele conteúdo, e quem está fora da conversa não baixa nem tendo o endereço do arquivo. No relatório mensal ao cliente, tanto baixar como liberar a versão final passam a exigir a permissão da Análise. Onde a permissão falta, a seta de baixar e o botão de liberar simplesmente não aparecem, e a prévia recusada diz o motivo em vez de falhar calada.

Quando o envio de um arquivo era recusado, por exemplo porque aquele arquivo já havia entrado, a recusa não tinha onde aparecer: a janela se fechava e você ficava sem saber se deu certo. Agora a recusa vira um aviso que fica na tela, com o motivo escrito, e a janela do envio permanece aberta para você resolver sem começar de novo. Vale para o envio da planilha financeira, para o do extrato bancário e para o descarte.

A ficha do mês ganha a aba Extrato bancário, ao lado da planilha financeira. O arquivo OFX que o cliente baixa do banco entra por ali, as linhas aparecem agrupadas pelo histórico para você classificar de uma vez, e o De/Para guarda a classificação para o mês seguinte reconhecer o mesmo histórico sozinho. O que você classificar sai no arquivo de lançamentos do sistema contábil, junto com o resto do mês. O saldo inicial é o que alguém leu no extrato, nunca o saldo contábil, para a conferência de fechamento continuar valendo como conferência. Cada conta tem uma fonte por mês: se já entrou planilha daquela conta, o extrato é recusado dizendo qual arquivo existe e quem o enviou, e há o botão Descartar para trocar. Linhas de outro mês ficam fora do arquivo e a tela diz quantas foram e quanto somam. O item do checklist de entrega que cobra a movimentação do mês passa a olhar as duas fontes.

O calendário de obrigações e o manual dizem, em cada obrigação, qual norma manda naquele prazo. Quatro dessas citações apontavam para o dispositivo errado ou para uma fonte que não sustentava o que estava escrito, entre elas o prazo do FGTS, cujo dia vem da lei mas cuja antecipação para o dia útil anterior vem de uma orientação oficial do próprio FGTS Digital. As citações foram conferidas uma por uma no texto oficial das normas, dez foram confirmadas como vigentes e uma saiu porque não se aplicava. Nenhuma data de vencimento mudou: o que mudou é a fonte citada, que agora corresponde ao que a norma realmente diz.

Ao montar a lista de tarefas de uma empresa, o sistema tenta adivinhar itens pela atividade dela, como inventário para o comércio e livro caixa para quem presta serviço. Essa regra olhava só o código de atividade do cadastro, que na prática está vazio em quase todas as empresas, então ela nunca sugeria nada. Agora o sistema olha primeiro a atividade que vem do sistema contábil, onde o dado existe, e só depois o cadastro. A prévia da tela diz de qual das duas fontes a atividade saiu, ou avisa quando não há nenhuma das duas. Listas já montadas não mudam sozinhas: a nova regra vale para o que for montado daqui em diante, e para mudar uma lista existente basta tirar o item ou refazê-la.

As memórias gerais são as combinações que valem para o escritório inteiro, e não para uma empresa. Com a Memória do escritório ligada, elas entravam sozinhas em toda conversa, inclusive na de quem não tem permissão para abrir a tela Memória e nem conseguiria lê-las por lá. Agora seguem a mesma permissão da tela: quem a tem conversa com o assistente já sabendo do que foi combinado; quem não a tem conversa sem isso. Nada foi apagado e nenhuma memória mudou. O manual foi corrigido junto, porque descrevia o comportamento antigo como se fosse a regra.

Ao montar um robô e escolher que ele rode quando acontecer alguma coisa, em vez de em uma hora marcada, a tela devolvia erro ao salvar e o robô não nascia. Isso valia para todos os escritórios desde a metade de agosto. Agora o robô por acontecimento é criado normalmente. Na mesma tela, a lista "O que precisa acontecer" passa a mostrar só os fatos que quem está criando o robô pode ver, para não oferecer um gatilho que deixaria o robô parado no dia seguinte.

O robô que avisa sozinho passa a perguntar, antes de cada aviso, se quem o criou pode abrir a tela de onde o fato vem. Antes ele não perguntava: uma pessoa autorizada a montar robôs, mas sem acesso à tela da esteira, recebia no resumo automático o motivo escrito de cada devolução, que o assistente lhe recusaria numa conversa. Agora, sem a permissão, o robô fica parado, nenhuma consulta é cobrada, e a lista de robôs mostra na coluna de último erro o que falta, com a frase inteira ao passar o mouse. Assim que a permissão é concedida, o robô volta a rodar e o aviso some sozinho. A tela sempre prometeu isto: o robô roda com as suas permissões, vê o que você vê e nada além.

Quem atende mais de uma contabilidade escolhe, no seletor do topo do painel, em qual delas está trabalhando. Com "Todas as contabilidades" escolhido, a esteira de cadeiras passa a ser só de consulta: a lista e a ficha de cada mês continuam à vista, mas os botões que mudam alguma coisa deixam de aparecer, como assumir a cadeira, passar adiante, classificar a movimentação, gerar o arquivo de lançamentos, gerar o relatório de conciliação e liberar a competência. O topo da tela diz o motivo. Antes, esses botões apareciam mesmo sem a escolha, e o ato ficava guardado na conta de um escritório que você não tinha escolhido, com o seu nome. Agora basta escolher a contabilidade da empresa no seletor e tudo volta na hora. Nada do que já estava feito muda, e para quem atende um escritório só não muda nada.

Na tela de Configuração do assistente, cada capacidade agora diz de onde vem o estado em que ela está: se é o padrão de fábrica, porque ninguém do escritório decidiu ainda; se é um aviso do servidor; ou se foi uma decisão de vocês. Nas capacidades que ninguém decidiu, quem tem permissão para configurar passa a ver o botão Manter como está, que grava justamente o estado que a tela mostra - e o sistema recusa a gravação se o padrão tiver mudado com a tela aberta. Isso muda quem é o dono da decisão: enquanto ninguém decide, a capacidade acompanha o padrão de fábrica e pode mudar sozinha numa atualização do sistema; depois de registrada, ela permanece como o escritório deixou. Assumir uma capacidade sensível ligada pede a mesma confirmação por escrito que ligá-la pediria; assumi-la desligada não pede nada. Uma decisão que já existe não é reescrita.

Os prazos da abertura de empresa são avisados a quem está no setor Societário. Quando não havia ninguém lotado nesse setor, o aviso simplesmente não saía, e o relatório do sistema dizia que nenhum prazo estava perto de vencer - o que dava a impressão errada de que estava tudo em dia. Agora esses prazos continuam sendo contados e o sistema registra que existe prazo correndo sem ninguém a quem avisar, dizendo o motivo. Para voltar a receber os avisos, basta lotar alguém no setor Societário: o registro deixa de aparecer sozinho.

Quando a diretoria devolvia um procedimento interno aos setores, ou cancelava um, a linha do tempo do cliente dizia que o motivo estava na ficha do processo. Quem trabalha só com o cadastro do cliente, como a equipe de análise contábil, não abre essa ficha: a frase mandava a pessoa a uma tela que ela não tem. Agora o motivo aparece na própria linha do tempo, logo abaixo do registro, e a frase não manda procurar nada. Os registros antigos continuam como estavam. Um aviso para quem escreve o motivo: ele é lido por todo mundo que enxerga a linha do tempo do cliente, e não apenas por quem cuida do procedimento. Diga o que falta, sem comentário que você não diria ao próprio cliente.

Na Configuração do assistente e no painel O que o assistente lê, duas explicações mandavam rodar um comando no servidor para ver o efeito das regras de leitura. O escritório não tem terminal, e quem lia aquilo ficava sem saber o que fazer. As duas frases agora apontam o botão Simular a leitura, em IA e Automação, Primeiros passos, que já fazia esse trabalho pela tela: ele aplica as regras salvas, responde em até 15 minutos e não grava, não indexa nem apaga nada. Uma terceira explicação, sobre a velocidade de leitura do servidor, passa a dizer em palavras que essa medição é feita por quem administra o servidor. E uma conferência automática passa a reprovar tela ou página de manual do assistente que volte a mandar rodar comando.

Em Onde o mês está preso e em Primeiros passos da esteira, as legendas e as explicações em cinza claro ficavam difíceis de ler no tema claro. E os avisos que aparecem nas janelas de imputação e de lote de pagamento, que são justamente o texto que a pessoa precisa ler antes de confirmar, saíam em tons que não davam contraste suficiente. Os dois casos passam a usar os tons de leitura do sistema, nos dois temas. A conferência automática das telas deste módulo passa a medir o contraste, e não apenas de onde a cor veio.

Em Alvarás e licenças, a atividade rural ou de extração de uma empresa podia não aparecer no quadro, quando o código daquela atividade tinha entrado no cadastro pela consulta pública e vinha com um dígito de menos. O efeito era grave e silencioso: a sugestão de grau de risco calculava como se a empresa não tivesse aquela atividade, e a declaração de dispensa de licenciamento saía sem ela. Agora a sugestão avisa qual é a atividade, e a declaração não é emitida sem ela. Há um aviso a esperar: na conferência de documentos entregues, uma empresa nessa situação passa a aparecer como "hoje esta empresa não receberia esta declaração". O aviso está certo, e vale conferir o papel que já foi entregue, porque ele pode ter saído sem a atividade.

Na Retenção da carteira, o motivo de cada saída, e na Configuração da carteira, a data da última alteração, estavam num cinza claro demais e ficavam difíceis de ler no tema claro. Agora aparecem no mesmo tom das outras legendas da tela. A conferência automática das telas deste módulo passa a medir o contraste do texto, para que o tom apagado não volte sem ninguém perceber.

Em Atendimento, a tela Primeiros passos tinha cores escritas à mão, pensadas para o tema escuro: a explicação de cada passo, o número do passo e a medida ao lado dele ficavam apagados no tema claro, e o verde do passo já concluído quase desaparecia sobre fundo claro. Agora a tela segue o tema do sistema nos dois modos. Os três selos de cada passo, o feito, o é por aqui que se começa e o depois do passo anterior, também voltam a aparecer coloridos em vez de todos cinza. Nada muda no que a tela faz nem na ordem dos passos.

Na ficha de abertura, a aba Registro e a ficha do processo tinham cores escritas à mão, escolhidas para o tema escuro: quem trabalha no tema claro via textos e destaques difíceis de ler. As duas passaram a usar as cores do padrão visual do sistema e acompanham o tema que você escolher. Nada muda no que as telas fazem nem em onde ficam os campos.

Ao importar a planilha de controle e ao montar a frase que aparece quando não há licenças cadastradas, o sistema podia levar em conta registros de outra contabilidade, porque essas duas rotinas rodam fora de uma sessão de usuário e o recorte por escritório não estava sendo aplicado. Agora as duas recebem o escritório de forma explícita e consideram apenas os registros dele.

Nas telas do assistente, boa parte do texto de apoio usava o tom mais apagado da paleta, pensado para detalhes discretos: legendas de indicadores, cabeçalhos de tabela, datas e explicações ficavam abaixo do contraste mínimo recomendado para leitura, nos dois temas. Esse texto passou para o tom de leitura. Nada muda no que as telas fazem.

Na Coleta do mês, dispensar documentos em lote passa a alcançar apenas o mês que está aberto, e não meses já fechados. Antes de confirmar, a prévia diz quantos dos documentos selecionados são críticos, para você decidir sabendo o que está dispensando.

Os interruptores que dizem sobre o que o assistente pode falar valiam quando alguém conversava com ele, mas não valiam para os avisos que ele envia sozinho quando algo acontece. Um escritório que tivesse desligado o acompanhamento do fechamento continuava recebendo, por esses avisos, o motivo escrito de uma devolução. Agora cada aviso passa pela mesma regra da conversa: se o assunto está desligado, o aviso não é enviado.

A cascata abre tarefas para um setor quando algo acontece em outro, e os prazos dela eram fixos, iguais para todos os escritórios. Agora existe a tela Regras da cascata, onde você vê cada regra, ajusta o prazo em dias úteis e escreve por que mudou, ou desliga a regra que o seu escritório não usa. Enquanto você não ajustar nada, tudo continua exatamente como está: as mesmas tarefas, com os mesmos prazos. Uma regra não pode ser desligada, a do insumo pendente, porque é ela que leva o pedido ao setor escolhido na hora.

Ao consultar um projeto, o assistente lia o regime tributário de um campo de texto preenchido à mão na tela de Projetos. Como o regime muda de ano para ano e esse texto não acompanhava a mudança, ele podia orientar a conciliação e o PIS/COFINS pelo regime do ano anterior. Agora o regime vem sempre do cadastro do cliente, já com a mudança marcada quando existir, e o campo na tela de Projetos passa a só mostrar o que o cadastro diz, em vez de aceitar digitação. Se o cadastro não tiver regime registrado, o assistente diz que não está registrado e avisa que não vai presumir.

Os avisos que o assistente envia sozinho quando algo acontece montavam o resumo do fato sem conferir o alcance de quem os recebe, e podiam citar empresa, motivo de devolução ou documento de outra equipe. Agora cada aviso pergunta as mesmas permissões que a tela pergunta, e conta apenas o que aquela pessoa alcança. Além disso, quando você pede para o assistente guardar algo sobre uma empresa e ele não encontra essa empresa, ele passa a dizer que não encontrou e a pedir o nome, em vez de guardar a anotação como se valesse para todos os clientes do escritório.

Quando o motivo é escolhido numa lista, a linha do tempo passou a mostrar o código interno dessa opção ao lado do texto que já a descrevia, repetindo a mesma informação de duas formas. Agora só o texto aparece. E a observação escrita ao encerrar uma habilitação chega completa à linha do tempo, em vez de ser cortada.

Ao tirar as cores escritas à mão das telas de Administração, três trechos de texto acabaram no tom mais apagado da paleta, pensado para detalhes discretos e não para leitura: o contraste ficou abaixo do mínimo recomendado, nos dois temas. Eles voltaram para o tom de leitura. Nada mais muda nessas telas.

Quando um escritório não tinha caixa postal própria registrada, a régua de cobrança e o aviso de prazo da abertura de empresa saíam assinados pela caixa de outra contabilidade que estivesse configurada no mesmo servidor. O cliente recebia uma mensagem com o remetente errado, e a ficha era marcada como avisada. Agora o sistema confere de quem é a caixa antes de enviar: se ela não for do escritório dono da cobrança, nada sai e nada é marcado como enviado, e a tela diz o que falta configurar. Importante: enquanto a caixa postal do seu escritório não estiver registrada, a cobrança por e-mail não é enviada. A régua continua funcionando e o cliente continua aparecendo como aprovado para cobrança, apenas sem o envio.

Em modelos de procedimento, catálogo de licenças e perguntas de licenciamento, algumas entradas eram aceitas na tela e recusadas na hora de salvar, com uma tela de erro no lugar de uma explicação: opção de escolha com mais de 120 caracteres, campo Ordem deixado em branco, e a frase da correção do nascimento passando de 255 caracteres. Agora o formulário avisa o que precisa mudar, antes de salvar. E o nascimento da empresa passa a ser registrado uma única vez, mesmo que o botão seja clicado duas vezes seguidas.

Oito formulários pediam um motivo ao registrar o que aconteceu com o cliente e prometiam mostrá-lo na linha do tempo, mas a linha do tempo só mostrava o evento, sem o texto. Quem escrevia o motivo não via aquilo em lugar nenhum depois. Agora o motivo aparece junto do evento, inclusive o de uma entrada de onboarding devolvida ou cancelada, para quem tem permissão de ver o ciclo de vida. A aba Contatos passa também a mostrar a data em que cada contato autorizou receber avisos.

Mudar a régua da conferência, a régua da varredura, o limite de atenção, as automações, as decisões da Cadeira 1 ou o leiaute do arquivo de lançamentos passa a ficar registrado na Trilha de auditoria, com quem mudou, quando, e de quanto para quanto: "Mudou o valor mínimo do título na conferência de R$ 250,50 para R$ 500,00". Até aqui, subir o valor mínimo fazia uma diferença sumir da conferência sem deixar rastro de quem tinha decidido isso. A trilha é vista com a mesma permissão que já a protege, e nenhuma tela nova foi criada.

A tela de Usuários tinha o endereço escrito em inglês, uma sobra de quando ela foi criada. Agora ele está em português, como o das outras telas do sistema. Se você tinha essa página salva nos favoritos do navegador, não precisa fazer nada: o endereço antigo leva ao novo automaticamente, e o próprio navegador corrige o favorito na primeira vez que você usá-lo. Nada muda na tela, nos campos ou no que ela faz.

Na Configuração da carteira, cada número ajustado passa a mostrar quem o alterou por último e quando, e três deles passam a pedir uma frase explicando a mudança. Na Esteira de saída, o botão Anotar registra o que foi combinado, e o cliente cujo apagamento de dados ainda precisa de conferência aparece marcado como Apagamento a conferir, em vez de sair da lista como se estivesse resolvido.

A lista da Carteira 360 passa a abrir em ordem alfabética, e a busca passa a achar o cliente também pelo código dele no Questor, não só pelo nome. Quem tem acesso às Automações do escritório chega a elas por um link na própria tela, sem passar pelo menu.

As dezoito páginas do manual de Integrações foram conferidas contra o sistema e entre si. O passo a passo do WhatsApp agora inclui ligar a cobrança automática, que faltava, e o prazo de guarda e a frequência de leitura passam a aparecer na página onde o escritório de fato os ajusta. Na tela de Integrações, os textos de alerta ficam legíveis também no tema escuro.

Na tela de Integrações, a fila de diferenças entre as fontes, os achados da conferência contábil e as diferenças recusadas ficavam no fim da página, depois de todas as configurações de credencial. Agora eles aparecem no alto, antes das configurações. A fila de diferenças ganhou filtro por empresa, e na triagem do Drive é possível marcar vários arquivos como fora da coleta de uma vez, com um motivo para todos. Nos cartões do WhatsApp, Ligar o envio e Ligar a cobrança automática só aparecem quando a ação aceitaria o clique, e enquanto falta um passo o cartão diz qual é.

O manual do contábil e três textos de tela foram conferidos contra o sistema: botões e permissões passam a ser citados como a tela mostra, e não com nomes antigos. O aviso do Pedir insumo passa a dizer o prazo de fato, dois dias úteis, e que ele depende de a automação estar ligada.

No painel Onde o mês está preso, cada competência parada ganhou o botão Abrir a competência, que leva direto à ficha dela. A fila da Esteira de cadeiras passa a abrir com o mais atrasado no topo, e a coluna Prazo passa a ordenar quando você clica nela. Em Modelos de checklist de entrega e no Mapa de grupos, o filtro Origem mostra só o que o escritório ajustou, separado do que vem com o sistema.

As telas Primeiros passos da esteira e Onde o mês está preso tinham cores escritas à mão, escolhidas para o tema escuro. Quem usava o sistema no tema claro via textos apagados e fundos que não combinavam. Agora elas seguem o padrão visual do sistema e acompanham o tema que você escolher. No tema escuro nada muda, e em nenhum dos dois muda o que as telas fazem.

O WhatsApp identifica um modelo de mensagem pelo nome e pelo idioma juntos. O sistema tinha um idioma único, igual para todos, e quem tivesse aprovado o texto em outro idioma via a mensagem "Não existe no WhatsApp um modelo com este nome e idioma", sem nada que pudesse fazer na tela. Agora, ao conferir os modelos, o sistema reconhece sozinho o idioma em que cada texto foi aprovado e passa a enviar nele. Quando o mesmo nome existe em mais de um idioma, o modelo fica em rascunho e o motivo lista os idiomas encontrados, para você escolher.

Quando a ECD e a ECF ainda não estão no calendário de obrigações do escritório, o checklist da Cadeira 3 as cobra pelo prazo legal. Ele usava o último dia de junho e de julho, e num ano em que essa data cai em fim de semana o alerta de obrigação vencida só acendia no dia seguinte ao prazo real. Agora ele usa o último dia útil desses meses.

Na Esteira de cadeiras, a coluna Prazo de uma competência parada dizia "esperando o cliente" em todos os casos, inclusive quando o sistema estava esperando resposta de uma dúvida técnica ou insumo de outro setor. Agora ela diz qual dos três é, com o motivo escrito logo abaixo, e isso vale também para a competência cujo trabalho já tinha sido assumido por alguém.

A tela O seu ambiente ganhou a seção O que a FFB conta neste mês, com o que está sendo medido do seu ambiente no mês corrente. Antes esse número só existia do lado da FFB, e o escritório descobria a conta pela fatura. Agora ele acompanha o mês enquanto o mês corre.

Na lista de atividades que impedem o Simples, uma linha apagada por engano agora pode voltar: abra o funil de filtros, marque Somente registros excluídos, clique em Aplicar filtros e use Restaurar na linha. Antes a linha saía da tela e não havia como trazê-la de volta pela própria tela. Na lixeira a linha não pode ser editada, só restaurada, para não voltar diferente do que era.

A caixa de envio de cada cliente nasce com um link que só aceita depositar arquivo, nunca ver o que já está lá. Alguém com acesso de administrador ao Drive podia mudar isso por dentro, e quem tivesse o endereço passaria a ver o acervo do mês sem que nada acusasse. Agora o sistema confere esse link uma vez por dia: se a permissão não for mais só de envio, o link é derrubado na hora, um link novo é aberto no lugar, e o escritório recebe o aviso por e-mail com o link novo. Drive fora do ar ou link apagado não derrubam nada, e a conferência tenta de novo na passada seguinte.

Cada competência agora tem a aba Linha do tempo, com tudo o que aconteceu com aquele mês, do mais recente para o mais antigo, e quem fez cada coisa: quem assumiu, quem passou adiante, quem devolveu e por quê, quem respondeu a dúvida, quem resolveu a ressalva. Um filtro separa por assunto. Até aqui essa história existia, mas só podia ser consultada perguntando ao assistente de IA, e quem não pensasse em perguntar não tinha como saber que ela estava lá.

A empresa do Simples que passa do sublimite continua no Simples, mas recolhe ICMS e ISS por fora dele. O sistema não sabia disso, e o resultado aparecia no calendário: obrigações devidas não eram cobradas e uma obrigação dispensada era. Agora a ficha do cliente tem onde registrar o fato: você informa o mês em que a receita acumulada passou do sublimite e se passou dos 20% de tolerância, e o sistema calcula sozinho a partir de quando o ICMS e o ISS saem do Simples, pela regra da lei. O fim também segue a regra: a empresa volta em 1º de janeiro do ano seguinte àquele em que a receita voltar ao limite. Quando a regra não servir ao caso, a data pode ser ajustada à mão, e aí o sistema pede que você escreva o motivo. O calendário de obrigações passa a enxergar esse período e a cobrar o que é devido nele.

Em Modelos de checklist de entrega, um item apagado por engano agora pode voltar: filtre por registros excluídos e use Restaurar. Antes, o item apagado saía da tela e só voltava com ajuda da FFB. Os itens que vêm com o sistema continuam sendo restaurados apenas pela FFB, e, quando já existe outra versão do mesmo item em uso, a tela avisa em vez de criar uma duplicada.

Oito telas de Administração e Segurança tinham a cor do texto escrita à mão, escolhida para o tema escuro. Quem usava o sistema no tema claro via essas telas com texto cinza muito fraco sobre fundo claro, difícil ou impossível de ler, e isso valia para explicações, legendas e avisos dentro delas. Agora a cor do texto vem do padrão visual do sistema, que tem a versão certa para cada tema, e as telas acompanham o tema que você escolher. As telas são Acesso da equipe, Automações do escritório, Dados do escritório, Equipe do sistema contábil, Meu acesso, Parâmetros da carteira, Registros sem contabilidade e Retenção da carteira. Nada muda no que essas telas fazem nem em onde ficam os botões.

Quem dá suporte pelo lado da FFB só conversa com o assistente de IA depois de escolher uma contabilidade no alto da tela, e a conversa passa a pertencer àquela contabilidade. A conta de IA de cada escritório, as conversas e as memórias continuam sendo somente dele. O atendimento continua igual: o suporte segue podendo abrir o sistema com você, e o que muda é que nenhuma conversa com o assistente acontece fora de uma contabilidade escolhida.

Quando o prazo da DIRBI cai em sábado, domingo ou feriado, ele passa a ser adiado para o próximo dia útil, e não antecipado para o anterior, conforme o Código Tributário Nacional. As entregas da DIRBI que já estavam abertas tiveram a data corrigida e voltaram para a fila de conferência do escritório, para que alguém confirme a nova data. Junto, as normas que definem datas foram conferidas na fonte: o ISS de Joinville passa a citar o Decreto municipal 73.314 de 2026, porque o decreto de 2018 que estava citado foi revogado, e nenhuma data de ISS mudou. O texto da dispensa da DIME passou a trazer os dez requisitos e a ressalva de quem está no sublimite. Atenção ao prazo: a terceira e última fase de adesão à dispensa da DIME termina em 30 de setembro de 2026.

Quando a ficha de uma empresa é excluída do cadastro com o mês ainda aberto, a conciliação bancária daquela competência passa a dizer exatamente isso e a pedir que a ficha seja restaurada. Antes ela mandava preencher um código que já estava gravado, e o relatório da competência podia sair dizendo que a conciliação estava concluída. E o manual do pedido de insumo passou a dizer o prazo certo da tarefa do outro setor, dois dias úteis, e que ela só nasce com a automação O fato numa empresa vira tarefa em outro setor ligada.

Quando o escritório apaga os dados pessoais de um cliente, o comprovante que ele entrega passa a declarar, também, que a trilha de auditoria segue guardando o registro de quem mexeu e quando, com a base legal, nos casos em que o cliente é pessoa natural. Antes o comprovante listava o que fora apagado e o que continuava guardado, e a trilha não aparecia em nenhuma das duas listas. E a ficha do cliente deixou de poder mostrar o código de atividade do Simples de outra contabilidade, o que acontecia apenas para quem administra o sistema sem nenhuma contabilidade escolhida no alto da tela.

Num servidor que atende mais de uma contabilidade, a tela de Integrações mostrava o Drive de documentos e o servidor de e-mail como se estivessem funcionando para todos. Agora ela diz que a conexão pertence a outra contabilidade, explica o motivo no próprio cartão, e os botões que não fariam nada deixam de aparecer, em vez de ficarem visíveis e falharem no clique. Quem tem servidor próprio continua vendo a tela exatamente como antes.

Quando um mesmo servidor atende mais de uma contabilidade, o servidor de e-mail configurado nele passa a valer apenas para a contabilidade que o declarou como seu. Antes, uma mensagem enviada por uma contabilidade podia sair com o remetente de outra, inclusive a cobrança enviada ao cliente, e o aviso de integração parada de um escritório podia sair pela caixa do vizinho. Agora o aviso de quem não tem caixa postal própria fica guardado até que ela exista, em vez de sair pela caixa de outro. Se o servidor tem e-mail configurado e nenhuma contabilidade declarada como dona, nada é enviado, e o registro do sistema diz isso. Único servidor, uma só contabilidade: nada muda, e é o caso de quem tem servidor próprio.

Quem trabalha na Cadeira 3 com o perfil que vem pronto no sistema volta a receber do assistente de IA três coisas que a instrução de trabalho manda usar na análise: o contexto de cada empresa guardado em Projetos, as memórias já confirmadas e o quadro societário. São o que sustenta o relatório ao cliente, o briefing da reunião e a nota sobre operações com sócios. Continuam fora do perfil, de propósito, a conciliação por IA, o acervo fiscal e a tela de atrasos: a primeira grava trabalho da Cadeira 2, e as outras duas não entram na análise. Atenção para quem duplicou o perfil da Cadeira 3 para adaptar: a cópia do escritório não recebe as três permissões novas automaticamente, e elas precisam ser marcadas como Ver no próprio grupo, em Perfis de acesso.

O checklist de entrega de uma competência passa a ser montado sempre com os itens que vêm com o sistema mais os ajustes da própria contabilidade, e nunca com item criado por outra. Antes, quando quem abria ou movia a competência estava atendendo mais de uma contabilidade ao mesmo tempo, o mês podia nascer cobrando uma verificação que outro escritório criou, ou mostrando o texto que outro escritório escreveu para um item de fábrica. O ajuste que cada contabilidade faz num item do sistema, e o item que ela cria por conta própria, valem somente dentro dela.

Quando um mesmo servidor atende mais de uma contabilidade, o Drive de documentos configurado nele passa a valer apenas para a contabilidade que o declarou como seu: as pastas, as caixas de envio do mês e a coleta do que o cliente enviou deixam de ser criadas para as outras, e o aviso de integração parada deixa de cobrar delas um Drive que não é delas. Antes, a caixa de envio de uma empresa podia ser criada, com link de acesso, dentro do Drive de outra contabilidade. Se o servidor tem o Drive ligado e nenhuma contabilidade declarada como dona, ele não opera para ninguém, e o registro do sistema diz isso, em vez de escolher uma por conta própria. Único servidor, uma só contabilidade: nada muda, e é o caso de quem tem servidor próprio.

Quem atende mais de uma contabilidade e está com Todas as contabilidades escolhido no seletor do topo passa a receber o aviso Escolha uma contabilidade antes ao clicar em Abrir o mês da carteira, em vez de o mês ser aberto de uma vez em todos os escritórios. A tela de Primeiros passos da esteira também deixa de mostrar, nesse estado, a carteira de um escritório que não foi escolhido: os números do retrato e a prévia de quantas competências seriam abertas passam a valer apenas para a contabilidade em foco. Quem trabalha dentro de um escritório só nunca viu diferença, porque para essa pessoa a carteira sempre foi a do próprio escritório.

Na tela Coleta do mês, cada empresa ganhou um botão que gera um extrato em PDF das últimas competências, até doze, com o que foi pedido, as cobranças que saíram, o que chegou e o que já foi conferido. Cada cobrança aparece com a data e o canal por onde saiu, e o texto integral das mensagens vai em anexo, no fim do documento. Serve para a conversa com o cliente que diz ter enviado: em vez de procurar mensagem por mensagem, o escritório manda o extrato. O documento fica guardado junto com os outros que o sistema gera, e só quem tem permissão de ver a competência consegue gerar e baixar, sempre dentro da própria carteira.

Ao desligar alguém da equipe, o motivo que você escreve fica guardado na ficha da pessoa. A partir desta versão ele deixa de ser copiado para a Trilha de auditoria: ela continua registrando o desligamento, a data, quem fez e que o motivo foi preenchido ou alterado, sem repetir o texto. A razão é que o motivo é um campo livre e costuma contar coisas que dizem respeito só àquela pessoa, como um afastamento de saúde ou uma demissão por justa causa. A ficha é vista por quem cuida da equipe; a trilha é vista por todo mundo que tenha permissão de abri-la, inclusive colegas de quem saiu, e ela guarda o que registra por dez anos. Nada muda no jeito de desligar e nada muda no que você escreve. Para relembrar o motivo de uma saída antiga, abra a ficha da pessoa em Administração e Usuários, limpando o filtro de vínculo para enxergar quem está desligado.

A montagem da lista de licenças de uma empresa passa a dizer sempre de qual escritório ela é. Havia duas situações em que isso não acontecia e a lista podia trazer licença de outra contabilidade: quando o sistema montava a lista sozinho, numa rotina automática sem ninguém logado, e quando quem administra o sistema abria a tela sem ter escolhido uma contabilidade. Nas telas do dia a dia, abertas por quem trabalha dentro de um escritório, isso nunca aconteceu, porque a consulta sempre soube de quem era a carteira. Nenhum cadastro foi alterado.

Quando a empresa perde o prazo de opção pelo Simples Nacional, o aviso deixa de falar uma única vez. Ele passa a aparecer em cada uma das portas que a lei abre no ano, em novembro e em janeiro, e o e-mail enviado diz qual porta está aberta naquele momento e até quando ela vale. Antes o sistema avisava só na primeira, e quem não agiu naquele momento não era mais lembrado, embora ainda houvesse prazo. O aviso continua atrás do mesmo interruptor por escritório que já existia nas Automações.

Os modelos de procedimento do Onboarding passam a ser de verdade do escritório. Na cópia do roteiro dá para acrescentar as pautas da reunião de orientação ao cliente, mudar o texto de cada uma e a ordem em que cada setor fala. As tarefas que pedem um valor ganharam os campos que o manual já mandava preencher: o tipo do dado, as opções de escolha e se o preenchimento é obrigatório, que antes não tinham onde ser escritos. Duplicar um modelo passa a copiar tudo: antes a cópia perdia as pautas da reunião e, das tarefas, os acessos, o tipo, as opções e a obrigatoriedade, e quem duplicava para adaptar começava com menos do que tinha. O texto Para que serve passou a aparecer para quem escolhe o roteiro, e não só para quem o edita. E a licença que o escritório personaliza passa a valer no lugar da que vem de fábrica, em vez de as duas aparecerem lado a lado.

O CNPJ, a data de abertura e o NIRE da empresa que está nascendo passam a entrar sempre pelo botão Registrar o nascimento, que confere os dígitos, marca a empresa como registrada, escreve a linha do tempo e leva os dados ao cadastro. Antes era possível digitá-los direto na seção A empresa nasceu, e por ali eles pulavam a conferência e o registro inteiro: a empresa ficava com o CNPJ preenchido sem nunca ter sido dada como registrada, e o botão do rito sumia da tela para sempre, sem caminho de volta. Corrigir um desses dados depois do registro passa a ser um ato próprio, com botão próprio, que registra a correção em vez de apagar o histórico.

O manual do Onboarding e Abertura foi lido página por página contra o que o sistema faz, e quatro telas passaram a cumprir o que ele promete. A ficha do procedimento agora diz certo se a reunião de orientação está sendo cobrada, e a aprovação deixa de recusar quando o escritório ligou a cobrança pela tela. O aviso de que a diretoria devolveu o procedimento passa a aparecer somente enquanto ele está aberto, e não depois de aprovado ou cancelado. A empresa que troca de contador outra vez, anos depois, volta a poder abrir uma nova consulta ao contador anterior: antes a consulta antiga barrava a nova para sempre, e a única saída era apagar o registro da diligência, que existe justamente para guardar essa prova. E o botão de abrir as exigências de licença só aparece depois de o grau de risco ser confirmado, de modo que o aviso deixa de mandar clicar num botão que ainda não está na tela. O texto que dizia que a empresa nova só seria enquadrada em janeiro do ano seguinte também foi corrigido, porque a lei do Simples Nacional prevê o enquadramento já na abertura. Nenhum procedimento em andamento precisa ser refeito.

Pedir ao assistente a ficha ou as memórias de uma empresa deixa de depender de escrever o nome como ele está cadastrado: maiúscula e minúscula tanto faz, e as memórias passam a ser encontradas também pelo nome fantasia, como a ficha do projeto já era. Antes, pedir padaria não achava Padaria Gama, e no caso das memórias o assistente respondia apenas as gerais, sem avisar que não tinha achado a empresa. Quando várias empresas têm nome parecido, a escolha passa a ser sempre a mesma, e não a que o banco devolvia primeiro. O acento continua contando: André e Andre são nomes diferentes para a busca, porque o recurso que ignora acentos não está disponível em todos os servidores onde o sistema roda.

Quem não tem acesso a um tipo de informação nas telas do sistema também deixa de recebê-la pela conversa com o assistente: cada uma das automações dele passa a cobrar a mesma permissão da tela equivalente, e a tentativa recusada fica registrada na Trilha de auditoria, com o motivo. Antes o assistente respondia sem conferir permissão nenhuma, e era possível obter pela conversa o que a tela não mostrava. A ficha do projeto e as memórias de cada empresa passam também a seguir a carteira de quem pergunta, quando o escritório liga o recorte em Alcance e sigilo, que agora se chama documentos e contexto das empresas. E confirmar uma mudança na ficha do projeto passa a exigir a permissão de alterar projetos, e não apenas a de confirmar propostas. Se alguém da sua equipe receber do assistente a resposta de que falta acesso, o caminho é Administração e o grupo daquela pessoa: a permissão que o assistente cobra é exatamente a da tela, e basta concedê-la ali. Vale conferir os grupos que usam o assistente antes de avisar a equipe, porque os perfis que vieram de fábrica podem não ter todas as permissões de leitura que as automações pedem. A fila de Aprovações segue a mesma regra: cada pedido feito pelo assistente aparece, e só pode ser decidido, por quem veria aquele mesmo assunto na tela dona dele, de modo que a mudança na ficha de um projeto fica com quem vê Projetos e a baixa de uma obrigação com quem vê o painel de entregas. Por isso duas pessoas do mesmo escritório podem ver filas diferentes, e o manual passou a explicar isso.

O vencimento da guia do FGTS Digital passa a considerar apenas os feriados nacionais e os bancários, como manda a regra do Ministério do Trabalho: feriado do estado ou da cidade não antecipa mais a data. Antes, o aniversário da cidade num dia 20 levava o vencimento para o dia 19, e a régua de atraso passava a cobrar no dia 20 uma guia que ainda estava dentro do prazo. A data que aparece agora é a da lei. No mesmo caminho, quando o escritório corrige o prazo de uma obrigação própria, os meses que ainda estão em aberto passam a vencer pela data nova assim que a ficha é salva: antes a correção valia só para os meses seguintes, e a competência aberta mostrava uma data no calendário e outra no painel. As obrigações que não são o FGTS continuam contando o feriado da cidade e do estado da empresa, que é o certo para elas.

Quando um cliente pede a exclusão dos dados dele, a trilha de auditoria não é apagada, e o manual passou a explicar por quê, caso a caso: para a empresa, para o cliente que é pessoa natural, como o produtor rural e o empresário individual, e para o cadastro em que a natureza jurídica ainda não foi informada. A razão é sempre a mesma: a trilha é a prova do que foi feito, inclusive do próprio pedido de exclusão, e os mesmos campos continuam no cadastro, que também fica por obrigação legal de guarda. Apagar só a cópia da trilha não tiraria o dado do sistema, e deixaria o escritório sem a prova de que atendeu o pedido. O manual ganhou também o prazo de guarda da trilha, que passou a ser de dez anos, o tempo em que o escritório ainda pode ser acionado por um trabalho prestado. Até aqui valia um prazo de um ano que veio da configuração de fábrica, que ninguém neste sistema tinha decidido e que contradizia a promessa de que a trilha não se apaga. Nenhuma linha de trilha foi apagada nem alterada.

Marcar um achado da conferência contábil como conferido deixa de calar o que vier depois. Se a diferença entre débito e crédito de um balancete mudar de valor, ou se um mês já encerrado for alterado outra vez, o achado volta para a lista e traz junto o que tinha sido escrito antes, com a data e o nome de quem conferiu e a razão de ele ter voltado. Antes ele continuava marcado como conferido, e o motivo antigo passava a atestar um valor novo que ninguém tinha olhado: um balancete conferido com cem reais de diferença seguia conferido depois que a diferença virou cinquenta mil. A razão é contábil: a diferença entre débito e crédito só muda com lançamento desequilibrado, e cada alteração em período encerrado é uma retificação nova, que pede justificativa própria. Os achados que já estão conferidos e cujo valor não mudou continuam como estão, e não há nada para reconferir.

Quem trabalha com o tema escuro não conseguia ler três selos de duas telas de Integrações: a contagem de empresas de cada grupo, em Empresas fora da conferência, e os avisos Prazo cumprido e Vence neste exercício, em Guarda e retenção. Os três saíam escuros sobre o fundo escuro, e um deles é justamente o que avisa que um documento já cumpriu o prazo e pode ser descartado. Agora aparecem claros, com as mesmas cores que já tinham no tema claro. Nada mais mudou: os textos dos selos, as cores do tema claro e as regras de prazo são os mesmos, e não há nada para reconferir.

Ao liberar o relatório de conciliação de uma competência, o rascunho vira a versão final dele, e o manual sempre prometeu que os dois são o mesmo documento em dois estados. Não era o que acontecia: revisar de novo o mesmo rascunho gerava um segundo documento final, também chamado de versão 1, com outra assinatura e outra data, e o relatório que valia passava a ser o mais recente sem que nada avisasse. Duas pessoas revisando a mesma competência ao mesmo tempo produziam dois documentos finais, e o que ficava valendo era o de quem clicou por último. Agora cada rascunho gera uma versão final só: depois da liberação o botão Revisar e liberar some daquela linha, e quem precisa mudar o relatório gera um rascunho novo, que abre a versão 2. Nenhum relatório já liberado foi alterado, e não há nada para reconferir.

O manual de Administração passou por uma conferência página por página contra o que o sistema faz de verdade, e quatro telas passaram a cumprir o que ele promete. Ao excluir um grupo, o aviso agora conta quem está lotado nele hoje, e não quem já esteve: antes, uma pessoa que saiu do grupo no ano passado entrava na conta, e o aviso chegava a dizer que empresas ficariam fora do fechamento do mês sem que isso fosse verdade. Setor e unidade desmarcados como ativos deixam de aparecer nas listas de escolha das telas de cadastro, que é o que o campo sempre prometeu, e o que já estava vinculado continua aparecendo, marcado como desligado, para que nenhum cadastro antigo se perca ao ser salvo. Ao cadastrar duas tabelas tributárias do mesmo tipo valendo no mesmo período, o sistema passa a recusar em português, dizendo qual período já está ocupado e o que fazer, no lugar do erro técnico que aparecia antes. E a coluna Onde, da trilha de auditoria, passa a escrever o nome dos registros em português. Nenhuma permissão mudou e não há nada para refazer nos cadastros existentes.

Quando o cliente manda um documento em partes, por exemplo o extrato de um mês em dois arquivos, o campo de quantidade agora significa quantos documentos vieram neste arquivo, e o que você informa soma ao que já havia chegado. Antes o segundo arquivo substituía a contagem em vez de somar: dois de três voltava a ser um de três, e o pedido continuava cobrado do cliente como se faltasse mais do que faltava. O campo e a ajuda ao lado dele passam a dizer isso com todas as letras, mostrando quantos já chegaram do total esperado. No mesmo caminho, encaixar um arquivo deixa de passar por cima da decisão de um colega: se enquanto a sua tela estava aberta outra pessoa marcou aquele arquivo como fora da coleta, o sistema recusa e explica, em vez de apagar o motivo e o nome de quem decidiu. Nenhum pedido já registrado foi alterado, e não há nada para reconferir.

Na tela de Integrações, a fila de diferenças entre as fontes e a de achados contábeis são refeitas a cada conferência, e a tela não se atualiza sozinha enquanto fica aberta. Entre a lista aparecer e você clicar, três coisas podiam acontecer em silêncio: outra pessoa decidia a mesma diferença e o seu clique gravava por cima, perdendo o registro de quem decidiu primeiro; a conferência trazia um valor novo, e Usar o outro valor gravava no cadastro do cliente um valor que você nunca chegou a ver; e um achado que a origem já tinha resolvido enquanto você escrevia o motivo era marcado como reconhecido, o que fazia o sistema deixar de avisar caso o problema voltasse. Agora cada decisão carrega o que estava na tela no momento do clique: se a diferença já foi decidida, ou se o valor mudou desde que a lista foi montada, nada é gravado e o sistema diz o que aconteceu. Nenhuma decisão já tomada foi alterada, e não há nada para reconferir.

Registrar uma dessas duas respostas pela tela terminava em erro, e a pendência não era gravada. O defeito estava no sistema desde 18 de agosto de 2026 e atingia em cheio os itens que só admitem Divergência: neles não havia resposta possível, e não dava para passar a empresa para a próxima cadeira com a pendência declarada. Agora a janela da ressalva grava normalmente, com o que a pendência afeta, de quem ela depende e o valor estimado. Se nesse período você deixou algum item sem resposta por causa do erro, vale reabrir o checklist de entrega e registrar a pendência agora.

Na tela Equipe do sistema contábil, marcar de novo alguém que já foi trazida antes fazia o sistema emitir um convite novo para a conta dela. Como cada convite cancela o anterior, a pessoa clicava no link que tinha recebido e encontrava uma página dizendo que ele não valia mais, sem ninguém entender por quê. O duplo clique no botão fazia a mesma coisa. Agora só quem entra de fato recebe convite, e o link já enviado continua valendo. Junto disso, emitir convite para uma conta que já existe passa a exigir a permissão de alterar usuário, e não a de criar: quem precisa reenviar o link usa Reenviar convite na tela de Usuários, que é onde esse ato mora. Repare no efeito: quem tem apenas a permissão de criar usuário deixa de reenviar convite por esta tela.

Treze páginas do manual do assistente descreviam telas e regras que já tinham mudado. A correção que mais importa é de prazo: a obrigatoriedade da NFS-e de padrão nacional para as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional vale a partir de 1º de novembro de 2026, e não de setembro, porque a Resolução CGSN 191/2026 revogou a 189/2026 e adiou a data. Se você orientou algum cliente pela página antiga, vale reabrir a conversa: o prazo ficou mais folgado, não mais apertado.

A tela listava as automações do sistema sem dizer quais estavam de fato valendo para o seu escritório. Agora ela separa as que o assistente usa hoje das que estão de fora, e diz o motivo de cada uma que ficou de fora. Junto disso, onze páginas do manual do assistente foram revisadas contra as telas atuais, para o texto voltar a descrever o que a tela faz hoje.

A tela Equipe do sistema contábil tem duas metades: em cima, trazer para o sistema alguém que já trabalha no escritório; embaixo, tirar o acesso de quem saiu. As duas eram liberadas pela mesma permissão, a de criar usuário. Na prática, quem só podia admitir gente conseguia tirar o acesso da equipe inteira, e quem tinha a permissão de alterar usuário, que é justamente a que a tela de Usuários já exige para desligar, não conseguia nem abrir esta tela. Agora cada metade cobra a sua: trazer pede a permissão de criar usuário, e tirar o acesso pede a de alterar usuário. A tela abre para quem tem qualquer uma das duas e mostra somente a parte que a permissão dele alcança. Nenhuma permissão nova foi criada e nenhum perfil mudou. Repare no efeito: quem tinha apenas a de criar deixa de desligar por aqui, e quem tem apenas a de alterar passa a enxergar a tela no menu. O manual das duas telas explica isso.

A tela tinha quatro ações em massa para marcar e nenhuma para desfazer: o conserto existia, mas era uma linha por vez. Quem selecionasse mais linhas do que pretendia gastava dezenas de cliques para voltar atrás, e o próprio manual avisava que essa é a confusão mais comum da tela. Agora dá para selecionar os documentos e devolver todos para aguardando de uma vez, com a prévia do que será alterado antes de confirmar.

Três páginas do manual descreviam a régua de cobrança de um jeito que deixou de ser verdade. A principal dizia que um documento sem data acordada nunca é cobrado, e isso mudou: a pergunta do fim do mês alcança exatamente os documentos sem prazo. Quem lesse o manual ficaria surpreso com uma mensagem chegando ao cliente logo depois de ler que ela não existiria. O texto também deixou de confundir a aba dos documentos críticos com o que de fato segura o fechamento, que é só o documento essencial já vencido. Nada mudou no que o sistema faz: o que mudou é o manual passar a dizer a verdade.

Antes, uma empresa com três contas em bancos diferentes que tivesse enviado o extrato de uma delas podia marcar o item do checklist como concluído, porque não havia diferença nenhuma para acusar. Para o sistema saber quantas contas a empresa tem, o escritório informa uma única vez, em Contábil, Mapa de grupos contábeis, o prefixo do plano onde ficam as contas bancárias. A partir daí o item recusa o OK enquanto faltar conferir alguma conta, e diz o nome de cada uma. Enquanto o prefixo não for informado, nada muda.

Na tela de Integrações, os selos que marcam situação, como no ar, desligado ou com problema, usavam uma cor escura também no tema escuro do sistema, o que deixava o texto deles difícil de ler. Agora a cor do selo se ajusta ao tema, clareando no escuro e escurecendo no claro.

Ao redirecionar uma dúvida técnica, se a pessoa escolhida sair da lotação ou entrar em férias enquanto a janela está aberta, a mensagem agora diz isso e manda reabrir a janela para ver quem pode responder. Ao apontar o pagamento de uma fatura de cartão, se outra pessoa apontar o mesmo débito do extrato em outra fatura nesse meio tempo, a mensagem explica que um débito paga uma fatura só e que a lista precisa ser atualizada. Antes, nos dois casos, aparecia um aviso genérico que fazia a pessoa achar que tinha escolhido errado.

A página do Calendário ensinava que a DCTFWeb continua devida todo mês quando a empresa não tem movimento. Isso valia até 2022. Hoje você entrega a declaração do primeiro mês sem movimento e fica dispensado dos meses seguintes, até aparecer um fato gerador novo. A orientação completa, inclusive o caso do cliente pessoa física, já estava certa na própria obrigação, na aba Quando a norma exige.

Cinco campos da ficha passam a deixar registro de quem os alterou: o CNPJ, a natureza jurídica, o regime tributário, a situação e o código do município. São os que mudam o que os outros módulos enxergam. O registro guarda o valor de antes, o de depois e o nome de quem salvou, e fica na Trilha de auditoria, em Administração. A linha do tempo da ficha continua como está: ela conta o que aconteceu com a empresa, e a trilha responde quem mexeu em qual campo.

Na Configuração da carteira você escolhe quantas empresas o sistema confere na Receita por vez. O ensaio feito pelo servidor ignorava esse número e consultava a carteira inteira de uma vez, o que não é o combinado com uma fonte pública gratuita. Agora ele usa o mesmo limite da conferência da noite. O ensaio da tela não muda: ele já olhava uma amostra pequena.

No item que explica por que o contato do contador que recebeu o acervo continua guardado, o comprovante citava uma resolução do Conselho Federal de Contabilidade substituída em 2020. Agora ele cita a que vale hoje, com os artigos que tratam do encerramento do contrato e do aviso ao novo responsável técnico.

Quando o cliente é um empresário individual ou um MEI, quem responde é a pessoa: o nome que aparece na razão social é o nome civil dela, e o endereço costuma ser o de casa. O comprovante de apagamento dizia a esses clientes que empresa não é titular de dados pessoais, que é o contrário do que vale para eles. Agora o comprovante declara o motivo certo da guarda e diz que o endereço da unidade é residencial. O relatório de conferência dos apagamentos também para de imprimir o nome deles.

A exigência de a reunião de orientação ao cliente estar completa para a diretoria aprovar o procedimento de entrada agora liga e desliga em Administração, Automações do escritório, e também por um atalho na própria tela de Procedimento interno. Até aqui ela existia mas não tinha onde ser ligada. A decisão é de cada escritório, inclusive quando dois escritórios dividem o mesmo servidor. Ligar não mexe em procedimento que já estava em andamento, e a aprovação nunca é bloqueada: o que ela passa a exigir é o parecer da diretoria, e a aprovação sai com ressalva.

Quando um campo obrigatório ficava vazio ou era preenchido errado, a mensagem embaixo dele era um texto técnico como validation.required, que não dizia nada a quem estava preenchendo. Isso acontecia em qualquer tela de qualquer parte do sistema. Agora a mensagem diz o nome do campo e o que falta, por exemplo que o campo empresa é obrigatório.

Em um servidor que ainda não tinha nenhuma configuração gravada, os cartões do Drive de documentos e do servidor de e-mail avisavam que pertenciam a outra contabilidade e não mostravam os campos, mesmo quando não pertenciam a ninguém. O primeiro escritório a abrir a tela ficava sem ter por onde cadastrar a configuração dele. Agora os campos aparecem, e quem preencher primeiro passa a ser o dono daquele servidor. Quando o servidor atende mais de um escritório e ainda não está registrado de quem é a configuração, os dois cartões ficam só para consulta e o aviso explica o que fazer, em vez de afirmar que pertence a outra contabilidade.

Ao passar uma competência para outra pessoa, o sistema agora só aceita quem tem lotação vigente no grupo que atende aquela empresa. O motivo é prático: quem não está lotado no grupo não vê aquele mês na esteira dele, e a competência ficaria parada com um responsável que não consegue abrir o trabalho. Se a pessoa escolhida não tiver lotação, a recusa aparece embaixo do campo e diz onde resolver. Na abertura de competência à mão, as recusas ficaram mais precisas: a empresa ou o grupo que está na lixeira agora é chamado pelo nome, em vez de receber a mensagem de que não pertence a esta contabilidade, que mandava procurar o problema no lugar errado.

Quem é MEI e contratou alguém agora recebe no calendário as duas obrigações mensais dessa folha: o envio pelo Web MEI e a guia do DAE, que traz o INSS e o FGTS juntos e vence no dia 20. Antes o sistema não pedia nenhuma das duas, e a falta não aparecia em canto nenhum da tela: a conferência do calendário dava tudo certo, porque duas entregas era o número esperado para um MEI. Se o seu cliente MEI não contrata ninguém, registre a dispensa das duas linhas e escreva o motivo.

Os modelos de procedimento não aceitam mais dois roteiros com o mesmo nome dentro do seu escritório, e agora o sistema entende que acento, letra maiúscula e espaço sobrando não criam um nome novo. Antes era possível salvar dois roteiros que só diferiam nisso, e como é pelo nome que se escolhe qual aplicar a uma empresa que está entrando, o onboarding dela podia nascer com a lista de outro tipo de entrada. Se o nome já existir, o aviso aparece agora no próprio campo na hora de salvar, dizendo o que houve, e nada é gravado até você trocar. A sua cópia continua podendo ter o mesmo nome do modelo de fábrica que ela copiou.

Três naturezas jurídicas de pessoa física são obrigadas a se inscrever no CNPJ, mas o sistema tratava o grupo de pessoa física inteiro como dispensado. Na ficha dessas empresas o CNPJ não aparecia na lista do que falta no cadastro, e o filtro Cadastro na Receita também não as trazia, então elas ficavam fora da conferência sem ninguém notar. Agora a ficha pede o número e o filtro as encontra. As outras naturezas de pessoa física, que se inscrevem no CAEPF, continuam sem pedir CNPJ.

Digitar o CNPJ como ele aparece no contrato, com pontos, barra e traço, não encontrava a empresa: só funcionava colando os números sem nada. Agora os dois jeitos funcionam, inclusive um pedaço do número.

Um contato ativo sem e-mail, sem telefone e sem WhatsApp podia ser salvo, e podia virar a pessoa de referência do assunto, inclusive da cobrança de documentos, sem ter por onde ser avisada. Agora o sistema pede ao menos uma dessas três informações. Se a pessoa não é mais contato da empresa, desmarque Ativo: nesse caso nada é exigido.

Ao apagar os dados pessoais de uma empresa que saiu, o sistema gera um comprovante que não guarda nome nem documento de ninguém. O campo onde se anota a referência da autorização era a exceção: o que fosse digitado ali ficava gravado como foi escrito. Agora ele passa pela mesma substituição que o resto do comprovante, então um nome digitado por engano não fica registrado. Protocolos, números de ofício e datas continuam legíveis.

Ao cadastrar um tipo de documento, o sistema adianta a que item do fechamento da Cadeira 1 ele corresponde, no campo Equivale a. Escrever o nome com acento fazia a sugestão não aparecer em parte dos casos, e o campo ficava em branco justamente para quem escrevia certo. Em branco, o item do fechamento voltava a ser marcado à mão, que é o trabalho que esse campo existe para poupar. Agora o acento deixa de atrapalhar, e a sugestão passa a valer para todas as famílias de documento.

Era possível salvar dois modelos de checklist cujo nome só diferia por acento, por maiúscula ou por um espaço a mais. Como é pelo nome que se escolhe o modelo a aplicar a uma empresa, os dois na lista faziam aplicar o errado, e o que aparecia semanas depois era o fechamento travado por falta de um documento que ninguém chegou a pedir. Agora o sistema recusa o nome repetido na hora, explicando no campo Nome, e essa regra passa a valer também por baixo, para o nome repetido não entrar por nenhum outro caminho.

Quando o mesmo relatório é gerado mais de uma vez para o mesmo mês e a mesma empresa, o cartão do documento informa a versão e diz que as anteriores continuam guardadas. Faltava o caminho até elas: quem procurasse não encontrava, e podia concluir que o escritório havia perdido um relatório já entregue. Agora, ao clicar no nome do documento na conversa, a prévia mostra no rodapé a lista das gerações, da mais nova para a mais antiga, com a data, quem gerou e o que dá para fazer com cada uma. A geração feita por um colega aparece para baixar. A geração cujo arquivo já saiu pelo prazo de guarda continua na lista, com o motivo escrito, porque a linha é a prova de que o documento existiu e de quem o revisou.

A aba do saldo das contas bancárias passa a conferir os dois momentos do mês, e não só a abertura: depois de tudo lançado, o sistema compara o saldo final do extrato com o saldo que a conta tem no balancete e diz se bate. Quando o extrato veio em OFX, o saldo é lido do próprio arquivo e ninguém precisa digitar; quando veio em PDF ou planilha, você digita, e o sistema guarda de onde o número veio. Se a diferença existir, o item do checklist deixa de aceitar OK até ela ser resolvida ou justificada, e a passagem para a Cadeira 2 espera. Conferir antes de a Cadeira 1 terminar avisa, mas não impede.

A ficha do procedimento de entrada ganha o registro da reunião de orientação ao cliente, com as quatro pautas na ordem em que o escritório as dá: as orientações gerais do contábil, a orientação do fiscal sobre documentos fiscais, a definição do pró-labore no setor pessoal e o treinamento do portal de documentos. Cada pauta é registrada por quem responde pelo setor dela, e o registro pede o nome de quem participou pela empresa. É esse nome que responde, meses depois, quando alguém disser que nunca foi orientado sobre alguma coisa: marcar apenas que a reunião aconteceu não responde isso. Quando um setor não tem ninguém lotado, qualquer pessoa que possa movimentar o procedimento consegue registrar a pauta dele. Nada muda no que já está em andamento: os procedimentos abertos antes desta versão seguem como estão, e a exigência de a orientação estar completa para a diretoria aprovar começa desligada, e cada escritório liga quando quiser em Administração, Automações do escritório, ou pelo atalho na própria tela de Procedimento interno.

Quando o sistema encontra dois cadastros da mesma empresa no sistema contábil e escolhe um deles, a ficha do cliente passa a registrar essa ressalva sozinha, na conferência que roda a cada quinze minutos. Antes disso, a ressalva só era escrita por um comando manual que não estava agendado, então um cliente legítimo de baixo volume podia sair da carteira sem que nada ficasse escrito na ficha dele. A frase também foi corrigida: ela dizia que nenhum dos dois cadastros tem escrituração, quando o critério é ter até dez lançamentos. Um cliente com três lançamentos lia sobre si uma afirmação falsa, e quem fosse conferir procuraria um cadastro vazio que não existe.

Quando a mesma empresa aparece em dois cadastros do sistema contábil, o sistema escolhe qual deles lê. A regra é olhar primeiro qual tem movimentação mais recente e, em caso de empate, qual tem mais escrituração. O segundo critério só era usado quando as duas movimentações caíam no mesmo dia exato, e não no mesmo mês, como o manual sempre descreveu. Na prática, um cadastro com quarenta lançamentos no dia 28 vencia outro com quatro mil no dia 3 do mesmo mês, e a empresa passava a ser lida pelo cadastro quase vazio: regime, sócios, praça e endereço vinham de onde ela não é escriturada. Agora o desempate compara o mês, como está descrito. Movimentação em mês diferente continua decidindo sozinha, por mais volumoso que seja o cadastro mais antigo.

Em Integrações, o campo Uma diferença envelhece em já mudava a marcação de cada linha, mas o número de diferenças antigas e o aviso de integração parada continuavam usando o prazo do servidor. Na mesma tela, a mesma pergunta tinha duas respostas: quem baixava o prazo para dez dias via as linhas marcadas como antigas e o contador teimando em zero. Agora o número, o aviso e a marcação seguem todos a sua escolha. Se o seu escritório nunca mexeu nesse campo, nada muda: o padrão continua o mesmo.

Na tela de Conexões, o manual sempre disse que os cinco campos de endereço e credencial herdam do servidor quando ficam em branco, e o Nome interno era o único que não herdava na hora de testar a gravação. O resultado é que uma credencial correta aparecia como recusada, com uma mensagem que mandava procurar defeito onde não havia, enquanto a coleta automática da madrugada funcionava normalmente. Agora o teste usa o mesmo endereço que a coleta usa, e o que ele responde passa a valer para o dia a dia.

Quem escolhia 0 no campo Cobranças por rodada, para pausar o envio sem desligar o canal, recebia o oposto: o limite não era aplicado e a rodada automática saía sem teto nenhum, disparando as cobranças de WhatsApp de toda a carteira de uma vez, em nome do escritório e para o cliente final dele. Agora o zero é respeitado como o que ele sempre quis dizer: nenhuma cobrança nesta rodada. O campo continua funcionando igual para os demais valores, e deixar o campo em branco continua querendo dizer sem limite definido, que é coisa diferente de zero.

Quem atende mais de uma contabilidade escolhe no seletor do topo com qual está trabalhando, e essas duas telas não obedeciam a essa escolha: mostravam e salvavam os números da contabilidade a que a conta pertence. Na prática dava para conferir os números de um escritório e salvar no outro, sem nenhum aviso. Agora as duas telas leem e gravam sempre na contabilidade selecionada, e sem nenhuma escolhida elas pedem que você escolha, em vez de mostrar números de origem incerta.

O relatório de conciliação da Cadeira 2 passa a ser numerado: gerar de novo cria a versão seguinte do mesmo documento, em vez de mais um arquivo solto, e nada é apagado. As versões anteriores continuam guardadas e podem ser baixadas.

O checklist da Cadeira 1 passa a avisar quando o arquivo de lançamentos ficou para trás: se alguém corrigir a conta de uma movimentação depois de o arquivo ter sido gerado, o item deixa de aceitar OK e mostra a data do arquivo e as abas onde a classificação mudou, para ninguém deixar o sistema contábil com a classificação antiga. Quando isso acontece, o item passa a aceitar a resposta Divergência, para você registrar que acertou a conta direto no sistema contábil e não vai reimportar o arquivo. O mês já concluído não muda: ele guarda as respostas que eram possíveis quando foi assinado.

Na lista de obrigações excluídas agora aparece só o botão Restaurar. Editar e Duplicar saíram de lá, porque a ficha de uma obrigação excluída não abre, e duplicar uma obrigação que acabou de ser retirada criaria no seu escritório uma cópia do que estava saindo. Restaure primeiro, e os dois botões voltam. E quando a obrigação retirada é do catálogo da FFB, a tela passa a avisar, antes de confirmar, que ela sai do calendário de todos os escritórios e deixa de abrir competência nova, e que as competências já abertas continuam como estão.

Em Alvarás e licenças e em Acessos e credenciais, o botão Editar da linha abria uma janela que salvava direto, e ele aparecia para quem tinha apenas a permissão de consultar aquela tela. Na prática, quem só deveria olhar conseguia alterar o grau de risco de uma empresa, que é o que decide quais licenças o sistema exige dela, e conseguia alterar o cadastro de um acesso, que é onde ficam certificado digital, procurações e domicílios eletrônicos. Em Fichas de abertura, o botão Abrir aparecia do mesmo jeito, mas ali a tela seguinte já recusava a entrada: quem clicava recebia uma mensagem de acesso negado, então nada era alterado. Os três passam a aparecer somente para quem tem a permissão de alterar daquela tela. Nenhuma permissão foi criada ou mudada. Quem consulta fichas de abertura e precisa ler o conteúdo de uma ficha deve pedir a permissão de alterar, porque hoje a ficha só abre no modo de preenchimento. O manual das três telas ganhou a explicação.

Na ficha da empresa, o quadro de empresas ligadas sugere outras empresas para formar o grupo econômico, a partir dos sócios que elas têm em comum. Essa lista passa a trazer apenas empresas da sua própria carteira. Até agora, numa sessão em que nenhuma contabilidade estava escolhida no alto da tela, a sugestão podia oferecer uma empresa de outro escritório, e confirmar o grupo com ela dentro gravava o vínculo cruzado. Junto disso, quando uma empresa não pode entrar no grupo porque já está em outro, a recusa passa a dizer o nome desse outro grupo; e quando o grupo é de outro escritório, ela explica que é preciso abrir a ficha dessa empresa e usar Tirar do grupo antes de incluí-la aqui.

Quando você pede o relatório do mesmo mês de novo, ele passa a ser numerado como uma nova versão do mesmo documento, e o número aparece ao lado do nome do arquivo a partir da segunda. As versões anteriores continuam guardadas e continuam podendo ser baixadas, então dá para comparar o que mudou de uma para a outra e nada do que já foi entregue ao cliente se perde.

Quando uma tela apontava para um setor, um grupo ou uma unidade que alguém tinha apagado, salvar devolvia a mensagem de que o registro escolhido não pertencia a esta contabilidade. A frase mandava procurar problema de permissão ou de escritório errado, onde não havia nada para achar: o registro era do próprio escritório e só estava na lixeira. A recusa continua, porque deixar a estrutura apontando para o que foi apagado criaria problema maior, mas agora a mensagem diz que o registro está na lixeira e pede para restaurar ou escolher outro. Para registro que é mesmo de outra contabilidade, a resposta continua a mesma de antes.

Com o filtro Registros excluídos ligado, as telas de Estrutura do escritório, Unidades, Lotação da equipe, Feriados por praça, Modelos de comunicação e Tabelas tributárias mostravam o botão Editar nas linhas apagadas, e clicar nele abria uma mensagem de registro não encontrado sobre uma linha que estava ali na tela. O Editar sai dessas linhas. Enquanto o registro está na lixeira ele não vale para nada no sistema, então alterá-lo guardaria mudança que ninguém veria. Restaure primeiro e o Editar volta, do jeito de sempre. Pelo mesmo motivo saem o Conferir da tabela tributária apagada e o Usar como base do modelo de comunicação apagado. O Ver como fica continua disponível, porque só mostra o texto e é o que ajuda a decidir se vale a pena restaurar.

Na Lotação da equipe, com o filtro Registros excluídos ligado, o botão Encerrar aparecia também nas linhas que alguém já tinha apagado, e o clique gravava a data de saída nelas. O efeito só aparecia depois: quem restaurava a lotação encontrava nela uma data de encerramento que ninguém digitou, e a pessoa constava como tendo saído do posto num dia em que estava trabalhando. Agora, na linha de um registro apagado, ficam só Restaurar e Excluir de vez. Para encerrar a lotação, restaure a linha primeiro, e o botão volta.

Ao cadastrar um documento no catálogo, o sistema já avisava quando o nome repetia outro que existe. Só que ele comparava os nomes com o acento, então Extrato bancário e extrato bancario passavam como se fossem dois documentos diferentes. Quem digitasse sem acento ficava com o mesmo documento duas vezes na lista, e o cliente recebia dois pedidos da mesma coisa no mesmo mês. Agora, para conferir se o nome já existe, o sistema ignora três diferenças que não mudam o documento: a letra maiúscula, o acento e o espaço sobrando. O aviso aparece na hora de salvar, tanto ao cadastrar quanto ao renomear. Nada muda no que já está cadastrado, e um documento com o mesmo nome em outra contabilidade continua sendo assunto dela. A página de ajuda dos tipos de documento foi atualizada com essa regra, e a da régua de cobrança passou a dizer por quais caminhos o pedido de reenvio chega ao cliente.

Nas páginas de ajuda do checklist do cliente, dos modelos de checklist e dos tipos de documento, o passo para ver o que foi excluído mandava usar um filtro chamado Excluídos. Na tela esse filtro se chama Registros excluídos, e a opção que mostra apenas o que está na lixeira se chama Somente registros excluídos. Quem seguia o manual procurava na tela um nome que não existe, justamente no momento em que já estava atrás de alguma coisa que sumiu. Os três textos passam a usar o nome exato que a tela mostra. O sistema também passa a conferir isso sozinho a cada publicação, incluindo os nomes de filtro, de coluna, de campo e de aba, para que o manual e a tela não voltem a divergir em silêncio.

A apuração dos novos tributos do ano de teste estava entre as datas que a FFB leu na norma e assinou. Revendo, a lei da reforma diz que a apuração existe e o que ela informa, mas não fixa o dia em que ela vence, e o dia 20 que estava na linha não vinha de dispositivo nenhum. Ela sai do bloco das datas lidas e entra no bloco das que dependem da sua leitura, com o texto dizendo o que já está lido e o que falta: o dia, para que lado a data anda quando não há expediente, e se a contagem é civil ou bancária. O que muda para você: essa linha passa a aparecer na lista de conferência pendente, e é assim que deve ser, porque a leitura dela é sua. Em 2026 isso não custa dinheiro, já que a lei dispensa o recolhimento de quem cumpre a obrigação acessória; a conta apareceria se alguém levasse essa data para 2027, quando a apuração vira outra obrigação com outra regra.

Quando um escritório duplica uma obrigação do catálogo de fábrica para adaptá-la, essa cópia é dele. A rotina que abre o mês sozinho, de madrugada, estava enxergando o catálogo inteiro do sistema em vez de enxergar só o de fábrica mais o do próprio escritório, e por isso a obrigação particular de um escritório aparecia na competência das empresas dos outros, com o nome que o dono dela escolheu. Isso acabou. O que muda para você: se aparecer no painel de entregas uma linha que ninguém do seu escritório cadastrou, ela não é sua e não precisa ser entregue. A tela de Conferência do calendário passa a apontar essas linhas com essa explicação, em vez de deixá-las paradas em aberto sem dizer nada. O sistema não apaga nenhuma delas por conta própria, de propósito: entrega de competência é registro, e se alguém já tiver dado baixa em uma por engano, apagar sozinho esconderia o ato. Quem decide o que fazer com elas é você.

Na ficha da empresa, o aviso sobre risco no Simples Nacional lista as outras empresas em que o mesmo sócio aparece. Para quem tem acesso a mais de uma contabilidade e não escolheu uma delas no seletor do topo, essa lista podia incluir a razão social de empresa de outro escritório. As buscas que montam esse aviso e a lista de empresas ligadas passam a olhar apenas a contabilidade da empresa que está aberta na tela, independentemente do que estiver escolhido no seletor.

Quem tem acesso a mais de uma contabilidade e não escolheu uma delas no seletor do topo podia, sem perceber, colocar a empresa de um escritório dentro do grupo econômico de outro. A empresa ficava presa: a ficha dizia que ela não estava em grupo nenhum, o botão de tirar do grupo não aparecia, e o de confirmar recusava com uma frase sem sentido. Agora a ficha mostra uma seção Vínculo a revisar, em amarelo, dizendo o que aconteceu e o que fazer, e o botão de tirar do grupo aparece para quem é dono da empresa desfazer pela tela. O sistema não desfaz nada sozinho: quem decide é o escritório dono da empresa. Vínculos novos como esse deixam de ser possíveis.

Reforço de isolamento entre contabilidades nas telas de coleta de documentos. Os itens de um checklist, os itens de um modelo, as pendências e as cobranças herdam a contabilidade do registro de origem, e essa herança não conferia se quem estava gravando tinha acesso àquela contabilidade. Foi medido e corrigido: agora o sistema confere o alcance de quem grava antes de herdar, com a mesma regra que já vale para ler. Nada muda no dia a dia de quem usa o sistema, e as rotinas automáticas e a escolha de contabilidade do painel da equipe FFB continuam funcionando como antes.

Quando alguma coisa apontava para um documento, um modelo, um checklist ou uma empresa que estava na lixeira, o sistema recusava com a frase "não pertence a esta contabilidade". A frase não era verdade, e mandava a pessoa procurar problema de permissão ou de escritório errado quando bastava restaurar o registro. O caso mais comum não é o vínculo novo: uma empresa pode ter um documento no checklist desde antes de alguém tirar esse documento do catálogo, e a partir daí qualquer ajuste naquela linha era recusado com a frase errada. Agora o aviso diz que o registro está na lixeira e dá as duas saídas: restaurar, ou escolher outro. A recusa continua existindo, porque apontar para um registro que alguém tirou de circulação é engano em qualquer caso.

Nas telas de Tipos de documento, Modelos de checklist e Checklist do cliente, ligar o filtro Excluídos mostra as linhas que foram para a lixeira. Cada uma delas trazia o botão Editar, e clicar nele abria uma tela de erro, porque a ficha de um registro excluído não abre. Na tela de Modelos de checklist acontecia o mesmo com o botão Aplicar a empresas: ele aparecia no modelo excluído e a aplicação era recusada. Agora os dois botões não aparecem mais na linha excluída. O que se pode fazer com ela continua ali e ficou mais claro: Restaurar, e, nos dois catálogos, Excluir de vez. Para voltar a editar ou a aplicar, restaure o registro primeiro.

Dentro de cada setor, no quadro Grupos, o grupo apagado sumia da lista e não havia como trazê-lo de volta por tela nenhuma do sistema, embora as pessoas lotadas nele e as empresas da carteira dele continuassem apontando para aquele grupo. Agora o quadro tem o filtro Registros excluídos, e cada grupo apagado traz os botões Restaurar e Excluir de vez. Restaurar devolve o grupo ao setor do jeito que ele estava, com a equipe e a carteira que ele tinha, porque nada disso chega a ser apagado quando o grupo sai da lista. Antes de apagar, o sistema passa a mostrar quantas pessoas estão lotadas no grupo e quantas empresas estão na carteira dele, para você decidir sabendo o tamanho do que está mexendo. É nesse aviso também que o sistema passa a dizer uma coisa que antes só aparecia no fim do mês: as empresas da carteira de um grupo excluído ficam de fora da abertura mensal da esteira contábil enquanto ele estiver fora da lista, então transfira a carteira antes de excluir o grupo que ainda atende empresas. E Excluir de vez ganhou uma trava: enquanto houver gente lotada, empresa na carteira ou mês já trabalhado na esteira contábil, o sistema recusa e explica o que precisa ser movido antes, porque apagar de vez levaria essas três coisas junto, inclusive o registro de meses que já foram fechados. A mesma trava vale para o setor.

Em Estrutura do escritório, Unidades, Lotação da equipe, Feriados por praça, Modelos de comunicação e Tabelas tributárias, o botão que apaga um registro para sempre aparecia com o nome Forçar exclusão, que é um texto genérico e não o nome que usamos aqui. Agora ele se chama Excluir de vez em todas as telas de Administração, e o manual usa exatamente essa mesma palavra. Antes de confirmar, a janela passa a explicar o que se perde em cada caso: quais informações vão junto e o que continua valendo. Nada mudou no que o botão faz nem em quem pode usá-lo: só o nome e a explicação. Se você tem um passo a passo escrito ou um treinamento gravado que fala em Forçar exclusão ou em Excluir definitivamente, é este botão.

O sistema passa a avisar quando um certificado digital, uma procuração ou um alvará VENCE, e não apenas quando está perto de vencer. Até agora o escritório era avisado cinco vezes de que o prazo estava chegando, o último aviso saía no próprio dia do vencimento, e depois disso não chegava mais nada. Agora o documento vencido aparece no topo do e-mail da manhã, com há quantos dias venceu, e o assunto diz que há documento vencido em vez de falar em prazo próximo. Se a sua carteira tem documentos vencidos há algum tempo, o primeiro e-mail depois desta atualização traz todos eles de uma vez, uma vez só.

Quando a conexão com o seu sistema contábil falha, a tela agora diz qual é a causa, quem precisa conferir e o que fazer, em vez de um aviso único para tudo. Senha que não confere, porta fechada e nome de servidor que não resolve pedem conserto em lugares diferentes, com pessoas diferentes, e até agora o aviso era o mesmo para os três. O botão Testar conexão passou a responder tudo isso, e por isso o botão Por que não conecta deixou de existir: os dois faziam a mesma pergunta.

A conciliação bancária passa a conferir em que moeda está o extrato antes de propor qualquer conta. Extrato de conta em moeda estrangeira não é mais conciliado: o assistente explica por que e pede o extrato em reais, sem criar lote nenhum. Antes disso, a moeda que o arquivo declarava era lida e descartada, e um extrato em outra moeda entrava conciliado como se fosse real, saindo numa planilha cujo cabeçalho diz Valor (R$). O que chegava ao contador era um saldo que não bate, que o próprio manual ensina a tratar como trabalho normal de conciliação. Quando o formato do arquivo não diz a moeda, como acontece em PDF e em planilha, a conciliação segue e avisa que os valores foram tratados como reais. A tela de revisão mostra essa informação para quem for concluir o trabalho. A escrituração é em moeda nacional, e a conversão de uma transação em moeda estrangeira se faz pela taxa de câmbio do dia da transação, que é uma escolha do contador e não um dado que o sistema tenha.

O botão para conferir o saldo de abertura de uma conta bancária não estava aparecendo na tela, para nenhum usuário, embora o manual ensinasse a usá-lo no passo 3. Quem precisava conferir o saldo inicial de uma conta contra o fechamento do mês anterior não tinha como fazer isso pela esteira e podia concluir que o sistema estava com defeito. O botão volta a aparecer para quem tem permissão de alterar a imputação da empresa, que é quem trabalha na Cadeira 1. Quem tem acesso apenas de leitura continua vendo as conferências já feitas, e o manual agora explica essa diferença.

O comprovante de apagamento de dados passa a declarar mais duas coisas que ficam guardadas quando um cliente sai: o cadastro dos estabelecimentos da empresa e o cadastro do grupo econômico, quando ela pertence a um. Cada um sai com o motivo pelo qual fica. Quando o cliente é pessoa natural, o comprovante diz com essas palavras que o endereço da unidade é o endereço residencial dele, que por isso ele é dado pessoal, e informa a base legal da guarda. Antes o documento simplesmente não falava desse endereço.

A ficha de cada estabelecimento passa a ter o campo Código do município no IBGE. São os sete números que identificam a cidade oficialmente, e é por eles que o sistema encontra a obrigação da prefeitura e o feriado local daquela unidade. Até agora o sistema procurava pelo nome da cidade, e um nome escrito de um jeito diferente não encontrava nada: a resposta virava dia útil e nada a entregar, sem avisar ninguém. Na matriz o código passa a chegar sozinho, junto com a conferência do cadastro na Receita que o sistema já faz. Na filial existe o botão Buscar praça na Receita, na linha dela, que consulta o CNPJ daquela unidade e some assim que o código entra. A lista O que falta no cadastro ganhou Código do município da filial, e ela aparece só para a filial que ainda opera: a matriz não entra porque o código dela chega sozinho, e a filial baixada não entra porque não gera obrigação nova.

Agora você vê na Trilha de auditoria também o que a equipe da FFB faz dentro do ambiente do seu escritório: quando alguém mexe no servidor onde o seu sistema roda, liga ou desliga um módulo que você contratou, muda quantas pessoas cabem num módulo ou altera o cadastro da sua contabilidade. Cada registro traz o nome de quem fez e a hora, do mesmo jeito que já acontece com o que a sua própria equipe faz. Você é o dono dos dados, a FFB apenas os hospeda e cuida deles, então o que a equipe dela faz aqui dentro aparece para você sem precisar pedir. A chave técnica que liga o seu servidor à FFB também entra: fica registrado que ela foi vista, por quem e quando, e o conteúdo dela nunca é guardado. É a mesma ideia de sempre: guardar o fato, nunca o segredo.

As telas Trilha de execuções e Auditoria mostravam o nome interno da operação dentro de uma caixinha de código, como consultar_balancete. Agora elas dizem em português o que o assistente fez: lê-se Consultou o balancete ou Propôs dar baixa numa obrigação. O verbo diz também quem decide: Propôs quer dizer que o assistente espera a sua confirmação, e Consultou ou Gerou quer dizer que ele fez sozinho. A planilha exportada da Auditoria, que sai do sistema por e-mail ou pen drive, sai em português do mesmo jeito.

Quando o assistente não conseguia consultar o sistema contábil, ele sugeria que faltava uma habilitação ao seu escritório, mesmo nos casos em que quem tem de agir é a FFB. Agora a mensagem diz o motivo verdadeiro: se o registro de qual contabilidade é dona da base ainda não foi feito, ou se o servidor tem dois registros diferentes brigando, ela diz isso com essas palavras e orienta a falar com a FFB. Quando a base realmente é de outro escritório, a mensagem antiga continua igual, porque ali ela era a verdadeira. As três portas do módulo passam a falar assim: a ação Verificar sistema contábil, a recusa da consulta e a medição de prontidão em Alcance e sigilo. As mensagens também avisam para não concluir que a empresa está sem movimento quando a consulta não vai.

Quando alguém do setor contábil não consegue fechar o mês de uma empresa e pede a outro setor o documento que falta, esse pedido passa a abrir uma tarefa na fila do setor escolhido, com prazo de dois dias úteis. Até agora o pedido ficava registrado só do lado do contábil, e o outro setor não era avisado por dentro do sistema. O título da tarefa diz de qual competência ela fala, e o texto traz o pedido com as palavras de quem pediu, junto com o item do checklist quando ele existe. Se o contábil pedir o mesmo documento da mesma empresa em dois meses diferentes, são duas tarefas, porque são dois trabalhos; pedir duas vezes o mesmo mês continua abrindo uma só. O prazo é de dois dias úteis porque aqui tem gente parada esperando, diferente das outras regras da cascata, e porque o fechamento tem o mês para acontecer. Quando o pedido chegar sem a competência, a tarefa nasce assim mesmo e avisa no texto para conferir com o contábil de qual mês ele fala, em vez de deixar o pedido se perder.

A DIME e a guia do ICMS do regime normal vencem no dia 10. Quando esse dia caía em sábado, domingo ou feriado, o sistema puxava a data para o dia útil anterior. A lei de Santa Catarina manda o contrário: o artigo 227 do Regulamento de Normas Gerais de Direito Tributário diz que os prazos só vencem em dia de expediente normal na repartição, o que empurra a data para o próximo dia útil. As duas obrigações passam a prorrogar. Na prática isso devolve de três a quatro dias de prazo em sete dos vinte e quatro meses de 2026 e 2027, e o próximo é agora: a DIME da competência de setembro vence no dia 10 de outubro, que é sábado, com o dia 12 feriado. Antes o sistema apontava sexta, dia 9; agora aponta terça, dia 13. A resposta demorou a aparecer porque estava fora do regulamento do ICMS, numa regra geral que vale para qualquer prazo tributário do estado. Os meses que você já abriu continuam com a data que valia quando foram abertos, de propósito; para trazer a data nova a um mês ainda em aberto, use Abrir competência e marque a opção de recalcular, que nunca mexe no que já foi entregue. A DIME sai da lista de datas que esperavam a sua conferência. A guia do ICMS continua desligada de fábrica, porque o dia dela ainda depende do tipo de operação da empresa e de ela ter mantido o pagamento em dia, e isso o sistema não tem como saber sozinho.

As telas Fichas de abertura e Processos de onboarding ofereciam o filtro Excluídos, mas não existe nenhuma forma de excluir uma ficha ou um processo: nem botão, nem rotina automática. O filtro prometia uma gaveta que nunca teria nada dentro, e filtro que nunca devolve resultado faz a pessoa desconfiar da busca dela em vez do filtro. Ele saiu das duas telas. Nada mais mudou nelas, e no dia em que a exclusão existir o filtro volta junto com ela.

Nas telas de Onboarding e Abertura, os botões de cadastrar e de excluir passam a aparecer apenas para quem tem a permissão daquela ação: CNAEs de risco, Consultas ao contador anterior, Catálogo de licenças, Alvarás e licenças, Parcelamentos herdados, Perguntas de licenciamento, Fichas de abertura, Modelos de procedimento, Processos de onboarding e Acessos e credenciais. O botão de alterar passou a seguir o perfil na maioria delas, e em três ficou de fora por engano desta entrega: Alvarás e licenças, Acessos e credenciais e Fichas de abertura. Isso está corrigido, e a correção tem entrada própria na lista do dia 20 de setembro. Antes eles apareciam para todo mundo que conseguia abrir a tela, inclusive para quem só tinha permissão de consultar. As permissões continuam exatamente as mesmas, e nenhuma foi criada: o que mudou é que a tela passou a perguntar por elas. As duas permissões são separadas de propósito, então quem pode alterar não passa a poder excluir. Se um botão que você usava todo dia deixou de aparecer, fale com quem cuida dos perfis de acesso do escritório dizendo qual tela e qual ação, porque cada uma é concedida em separado. O manual do módulo ganhou a explicação, em Como a entrada de um cliente funciona.

Na tela Modelos de procedimento, os botões de editar e de excluir passam a aparecer apenas para quem tem a permissão daquela ação, tanto na lista quanto na ficha do roteiro. Antes eles apareciam para todo mundo que abria a tela, e a exclusão em massa concluía o trabalho assim mesmo, apagando vários roteiros de uma vez para quem só tinha permissão de alterar. Quem perder um botão que usava todo dia deve pedir a permissão a quem cuida das configurações do escritório, dizendo qual tela e qual ação. Os dois modelos de fábrica, que valem para todas as contabilidades, deixam de ser alcançados por essas ações mesmo por quem tem a permissão de excluir, inclusive pela exclusão em massa: neles o caminho continua sendo Duplicar para o meu escritório.

Em Modelos de procedimento, o roteiro excluído aparece com o filtro Excluídos e agora tem um botão Restaurar na própria linha, que o traz de volta com todas as tarefas. Antes ele ficava guardado e não havia como recuperá-lo pela tela, por ninguém. Na linha de um roteiro excluído deixam de aparecer os botões Ver, Editar e Duplicar, que não funcionavam sobre ele. Aparece também o Excluir de vez, e ele só é oferecido para roteiro que nunca deu origem ao processo de nenhuma empresa: depois disso o sistema guarda o roteiro para sempre, porque a origem do processo faz parte do histórico do cliente. Nenhuma permissão foi criada ou alterada, e quem pode excluir é quem pode restaurar.

Apagou um feriado, um modelo de comunicação ou uma tabela tributária por engano? Agora dá para desfazer. Nas três telas, ligue o filtro Excluídos no alto da lista: o que foi apagado reaparece, cada linha com os botões Restaurar e Excluir definitivamente. Restaurar devolve o registro do jeito que ele estava, com o que havia dentro dele, e ele volta a valer: o feriado volta a contar na hora de calcular prazo, o modelo volta a ser usado no lugar do texto da FFB, e a tabela volta a ser usada no cálculo das competências da vigência dela. Excluir definitivamente não tem volta, e por isso os dois botões só aparecem para quem tem a permissão de excluir daquela tela. Até agora não havia caminho nenhum: a linha sumia da lista, o registro continuava guardado e ninguém conseguia trazê-lo de volta pelo sistema. Dois cuidados a mais, pelo mesmo motivo que eles já não podem ser editados: no feriado que o sistema entrega e no modelo Da FFB, o Restaurar aparece e o Excluir definitivamente não aparece para ninguém. E numa tabela tributária que já entrou em vigor os dois botões pedem a permissão de corrigir tabela valendo, que é concedida à parte, porque trazer de volta uma tabela em vigor muda o que o sistema calcula.

A tela onde se define o que cada pessoa pode ver e fazer passa a se chamar Perfis de acesso: no menu de Administração, no alto da própria página e no manual. Nada muda no que ela faz. Os perfis já cadastrados, as permissões marcadas em cada um e as pessoas que estão neles continuam exatamente como estavam, e nenhuma permissão foi criada, retirada ou renomeada por causa disto. A troca é de nome porque perfil de acesso já era como o sistema chamava essa ideia em quase todo lugar que fala com você, do manual aos avisos das outras telas, e só o menu ainda dizia outra coisa: quem lia um aviso pedindo para ajustar o perfil de acesso e procurava essa tela no menu não a encontrava. Se o escritório tem um passo a passo escrito ou um treinamento gravado que manda abrir Administração e clicar em Grupos de permissão, o caminho agora é Administração e depois Perfis de acesso. O botão de criar passou a se chamar Criar perfil de acesso, pela mesma razão.

Quando a conferência recusa um documento que o cliente já tinha enviado, o sistema pede um novo envio. Até agora esse pedido só saía por e-mail, e havia um caso em que ele não chegava de jeito nenhum: o do cliente cuja única forma de contato cadastrada é o WhatsApp. Ele ficava esperando sem saber, achando que já tinha feito a parte dele, enquanto o fechamento do mês ficava parado. Agora o pedido de reenvio tem lugar próprio na lista de textos do WhatsApp, em Integrações, ao lado do lembrete e do alerta. O escritório cadastra o texto e o envia para aprovação do WhatsApp, como já faz com os outros dois, e o manual traz o texto pronto para copiar. Enquanto essa aprovação não sai, nada muda: o pedido continua indo por e-mail.

Assim que o mês termina, o sistema passa a mandar uma mensagem perguntando ao cliente sobre os documentos que não têm dia combinado, como admissões, demissões, atestados e férias programadas. Ela não cobra atraso: diz que pode não ter havido nenhum e que responder isso já basta. Antes esses itens seguravam o encerramento da coleta sem nunca terem sido pedidos, e o escritório resolvia por telefone. Quando o cliente responde que não houve, quem atende marca sem movimento na Coleta do mês e o fechamento destrava. A mensagem sai uma vez só por mês e por empresa, passa pela aprovação de sempre e vai por e-mail.

Nas telas de Tipos de documento, Modelos de checklist e Checklist do cliente, o que foi excluído agora pode voltar. Ligue o filtro Excluídos no alto da lista e cada linha ganha o botão Restaurar, com a opção de restaurar várias de uma vez. Nas duas telas de catálogo há também Excluir de vez, que apaga sem volta e aparece somente para quem tem a permissão de excluir daquela tela. No Checklist do cliente esse botão não existe de propósito: o que ele apagaria é o registro do que foi pedido a cada empresa e do que chegou em cada mês. Quem tentar apagar de vez um tipo de documento que ainda está em alguma lista, ou que já foi cobrado de alguma empresa, recebe uma explicação dizendo qual é o caso e o que fazer, em vez do erro técnico que aparecia antes.

Quando uma conferência que lê o sistema contábil não pode ser feita, o sistema passa a dizer qual é o motivo de verdade, em vez de dar sempre a mesma explicação. Se faltar o código do sistema contábil no cadastro da empresa, ele continua dizendo isso. Mas se a ficha da empresa tiver sido excluída do cadastro de clientes e o mês dela tiver continuado aberto, ele agora avisa que foi isso que aconteceu e diz que a ficha precisa ser restaurada, em vez de mandar preencher um campo que já estava preenchido. Vale para a conciliação de clientes e fornecedores, a análise do balanço, a conferência do plano de contas, a varredura de saldos e a conferência do saldo de abertura.

Quando o fechamento do mês depende de algo que outro setor do escritório produz, como o espelho da folha do Departamento Pessoal ou os valores apurados pelo setor fiscal, agora dá para pedir isso de dentro da própria competência, em vez de mandar mensagem por fora. O pedido fica registrado com o nome de quem pediu e a hora, e o relógio do prazo daquela cadeira para de correr enquanto a resposta não vem, porque o tempo de espera por outro setor deixa de ser contado como atraso de quem está esperando. Quem pediu e a coordenação podem encerrar o pedido quando o material chegar, e o painel de onde o mês está preso passa a dizer de quem se espera em cada caso. Cabe um pedido aberto por setor em cada competência, para que o mesmo material não seja cobrado duas vezes do mesmo setor no mesmo dia.

A ficha da empresa passa a ter o campo Natureza jurídica, com as 92 naturezas da tabela oficial, que você procura pelo nome ou pelo número. É esse campo que o sistema usa para saber se a empresa tem CNPJ, se ela pode ficar no Simples e qual base legal entra no comprovante de apagamento de dados. Em empresa com CNPJ ele continua chegando sozinho pela conferência na Receita. A ficha de quem é pessoa física, como o produtor rural e o contribuinte individual, deixa de pedir CNPJ para ser salva: antes o sistema pedia um número que essas empresas nunca terão, e por isso a ficha delas não podia ser corrigida em nada. A lista O que falta no cadastro ganhou a natureza jurídica, e ela aparece só para quem está sem CNPJ na ficha, que é onde o sistema não tem como descobrir sozinho.

Nas listas de Administração (usuários, perfis de acesso, estrutura do escritório, unidades, lotação da equipe, feriados, tabelas tributárias e modelos de comunicação), cada linha tem os botões de editar e de excluir. Eles não perguntavam qual era a sua permissão: quem só podia consultar a tela via os dois e conseguia usá-los. Isso foi medido antes do conserto, e um feriado, um modelo de comunicação e uma tabela tributária foram apagados por quem tinha apenas a permissão de ver. Agora esses botões seguem exatamente o que o grupo da pessoa recebeu, do mesmo jeito que os botões do alto da ficha já seguiam. Duas telas ganham um cuidado a mais, que o manual já prometia e o sistema não cumpria na linha: a tabela tributária que já entrou em vigor só mostra os botões para quem tem a permissão de corrigir tabela valendo, que é concedida à parte, e o perfil de acesso de fábrica não mostra o botão de editar para ninguém do escritório, porque ele é o modelo que o sistema mantém. Se alguém do escritório disser que um botão sumiu da linha, confira o grupo em que a pessoa está.

Excluir uma obrigação do catálogo nunca apagou nada de verdade: ela ia para a lixeira. O que faltava era o caminho de volta. A linha excluída aparecia na lista pelo filtro Registros excluídos e não havia nada a fazer com ela, porque o botão de restaurar morava na ficha de edição, e essa ficha não abre para registro excluído. Agora o botão Restaurar fica na própria lista, ao lado da obrigação, que é onde ela aparece. Restaurar devolve a obrigação ao catálogo na hora, e ela volta a ser considerada no calendário na madrugada seguinte; as entregas que já existiam nunca foram afetadas. Junto com isso, os botões de cadastrar, alterar, excluir e excluir várias de uma vez passam a perguntar qual é a sua permissão antes de aparecer: quem não tem a chave não vê o botão. Na exclusão de várias linhas o sistema confere uma por uma, deixa de fora as obrigações do catálogo FFB, que valem para todos os escritórios, e diz quantas ficaram e por quê. E o apagar de uma vez foi retirado da tela: ele levaria junto, sem volta, as conferências que o escritório assinou e as dispensas justificadas de cada empresa.

A tela Primeiros passos ganhou o item O que o assistente pode fazer. O assistente tem dezesseis capacidades e treze vêm desligadas de fábrica, entre elas consultar o sistema contábil, conciliar extrato, acompanhar o fechamento, avisar de prazos e analisar o resultado. Até agora a tela podia dizer que estava tudo pronto para liberar sem mencionar isso. Agora ela diz quantas das dezesseis estão no ar, e fica em amarelo enquanto ninguém do escritório tiver decidido, porque até lá o que vale é o padrão de fábrica, e não uma escolha de vocês. O item não impede liberar, e some assim que alguém passa pela tela de Configuração e decide, mesmo que decida não ligar nada.

O assistente sabe agora que a unidade de tempo é a competência, e não a data do pagamento; que o trabalho do mês anda em três etapas, nesta ordem, com os lançamentos entrando, cada saldo sendo conferido contra a sua origem e só então o balancete fechado sendo analisado; e o que acontece no mês do encerramento do exercício, inclusive que no lucro real trimestral ele cai também em março, junho e setembro. Passou também a recusar quatro coisas, sempre: sugerir reabrir ou relançar competência fechada; tratar apuração não conferida como pronta; afirmar regularidade fiscal sem a certidão; e dar prazo, alíquota ou limite como fato consumado, porque ele informa o número e, na mesma frase, pede que se confira na fonte oficial. O efeito prático para a equipe é poder falar com ele como se fala com um colega do setor, usando o termo técnico, sem explicar o básico a cada pergunta.

O assistente passa a responder com a versão mais capaz do modelo que o sistema usa, e a pensar com mais profundidade antes de responder. A diferença aparece nas perguntas que exigem raciocínio, como comparar dois meses e explicar a diferença, ler um balancete e apontar o que chama atenção ou montar um relatório ao cliente, e não nas consultas simples, que continuam iguais. Em troca, cada unidade de processamento passou a custar cerca de duas vezes e meia o que custava antes, na conta do escritório. A conta do mês não multiplica por dois e meio, porque a maior parte do que o assistente lê a cada pergunta é o mesmo texto de instrução, que é reaproveitado e cobrado por uma fração. Quem tem valor de aviso mensal configurado deve revisitá-lo em IA e Automação, na Conta de IA: ele foi escolhido com o custo anterior.

Antes de apagar um prefixo do mapa de grupos do balanço ou um item do modelo de checklist de entrega, o sistema agora explica o que aquela linha faz falta. No mapa de grupos ele diz se o índice vai deixar de ser calculado ou se vai continuar saindo com número errado, que são coisas bem diferentes. No checklist ele avisa que apagar a sua versão de um item faz a versão original voltar a valer, em vez de a verificação sumir. O aviso aparece nos dois caminhos da tela: na linha da lista e no alto da ficha.

A empresa excluída da carteira aparece com o filtro Excluídos e agora tem um botão Restaurar na própria linha, que a traz de volta com a ficha inteira: contatos, sócios, habilitações e histórico. Antes ela ficava guardada, mas não havia como recuperá-la pela tela. Na linha de uma empresa excluída deixam de aparecer os botões Ver, Editar e Mudar situação, que não funcionavam sobre ela. Os botões de excluir, editar e cadastrar no topo das telas de cliente passam a respeitar o perfil de acesso de quem está usando o sistema, como já acontece nas listas. Nenhuma permissão foi criada ou alterada, e quem pode excluir é quem pode restaurar.

Ao pedir o balancete de um mês em que o exercício foi encerrado, o assistente passa a avisar que os débitos e créditos das contas de resultado daquele mês incluem o zeramento, e indica onde obter o resultado do período sem ele. Os números não mudam: o balancete de encerramento continua sendo mostrado como ele é. Na razão de uma conta, o aviso aparece quando foi aquela conta que o encerramento zerou, dizendo o valor e lembrando que um saldo final zerado ali é consequência dele, e não sinal de que a conta parou de girar. O lançamento continua na lista, porque ele é escriturado e precisa aparecer. Quando o encerramento existe no mês mas não tocou a conta pedida, como acontece com caixa e banco, a resposta fica em silêncio, para o aviso não virar ruído em toda consulta feita em dezembro. O manual ganhou a página Perguntar o balancete e os lançamentos ao assistente.

Nas telas de Tipos de documento, Modelos de checklist e Checklist do cliente, os botões de cadastrar, alterar e excluir agora aparecem apenas para quem tem a permissão daquela ação. Antes eles apareciam para todo mundo que abria a tela, e quem não tinha a permissão conseguia concluir a exclusão assim mesmo. Quem perder um botão que usava todo dia deve pedir a permissão a quem cuida das configurações do escritório, dizendo qual tela e qual ação, porque cada uma é concedida separadamente.

Quando uma cobrança por WhatsApp fica parada porque o texto não está pronto, o sistema passa a dizer qual é o caso e o que fazer: o texto nunca foi cadastrado, está em rascunho, foi recusado pelo WhatsApp, com o motivo quando eles informam, ou foi pausado por reclamações. Antes as quatro situações recebiam a mesma frase, e a saída de cada uma é diferente. O pedido de reenvio de documento passou a dizer a verdade: ele ainda sai só por e-mail, e não adianta cadastrar um texto para ele, porque antes o sistema pedia um cadastro que não resolveria nada.

Duas linhas diferentes da configuração do servidor respondiam à mesma pergunta, de qual escritório é a base do sistema contábil que este servidor lê, e uma decidia quem pode consultar enquanto a outra decidia qual base seria aberta. Estando as duas com escritórios diferentes, quem consultava podia receber a contabilidade de outra empresa. Agora há uma resposta só, e quando as duas linhas discordam o sistema para a leitura de propósito e explica na tela de Integrações, em vez de escolher por conta própria. A mesma tela deixou de dizer que o conector pertence a outra contabilidade quando, na verdade, ninguém havia registrado o dono da base: nesse caso ela agora pede para falar com a FFB, que é a única providência que resolve.

Nas telas de Administração (usuários, grupos de permissão, estrutura do escritório, unidades, lotação da equipe, feriados, tabelas tributárias e modelos de comunicação), o botão de criar um registro novo e o de excluir um registro existente passam a seguir exatamente a permissão que o grupo da pessoa recebeu. Quem não tem a permissão de excluir deixa de ver o botão Excluir na ficha, e quem não tem a de criar deixa de ver o botão de novo registro na lista. Se alguém do escritório disser que um botão sumiu, confira o grupo em que a pessoa está: na maioria das vezes é isso, e não um problema do sistema. Além disso, ao excluir um registro pela ficha, o sistema passa a devolver você para a lista, em vez de deixar aberta a tela de um registro que já não existe.

Nas listas de Estrutura do escritório, Unidades e Lotação da equipe é possível marcar várias linhas e apagar todas de uma vez. Essa opção passa a exigir a mesma permissão de excluir que já era pedida para apagar um registro sozinho: quem não a tem deixa de ver a opção depois de marcar as linhas. A regra é a mesma nos dois lugares de propósito, porque em massa um único clique afeta todos os registros marcados.

As listas de Estrutura do escritório, Unidades e Lotação da equipe já tinham o filtro Excluídos, que mostra o que foi apagado, mas não havia como trazer nada de volta: clicar na linha abria uma tela de erro. Agora cada linha excluída traz os botões Restaurar e Excluir definitivamente ali mesmo, sem precisar abrir a ficha. Restaurar devolve o registro do jeito que ele estava, com o que havia dentro dele, e ele volta a aparecer nas listas de sempre. Excluir definitivamente não tem volta, e por isso os dois botões só aparecem para quem tem a permissão de excluir daquela tela.

Na Régua de cobrança agora dá para cancelar várias cobranças de uma vez: marque as linhas, use "Não enviar estas" e escreva um motivo, que passa a valer para todas elas. Nenhuma mensagem é enviada a ninguém, e o aviso do fim diz quantas foram canceladas e quantas ficaram de fora, com o motivo de cada uma que ficou. Uma cobrança que já foi cancelada não é cancelada de novo, e o botão de cancelar some dela: o texto que a pessoa escreveu na época é o que explica a decisão para quem reler o histórico depois, e cancelar por cima apagaria esse registro. Marcar como já enviada por fora continua sendo linha por linha, de propósito, porque ali se afirma que uma mensagem saiu, e isso não se afirma em massa.

O checklist do fechamento tem itens que o sistema confere junto com você: neles, ele não responde no seu lugar, mas também não aceita um OK que contrarie o que já mediu no mês. Dois itens entram agora nessa lista. Balanço e demonstrações revisados e aprovados passa a exigir que a análise tenha sido calculada, porque antes era possível aprovar as demonstrações de um mês em que a análise nunca havia rodado, e esse é justamente o item que vem antes da entrega ao sócio. Itens não conciliados documentados no relatório de pendências passa a olhar a conciliação bancária: enquanto houver linha do extrato esperando decisão, o OK é recusado, porque dizer que os não conciliados estão documentados pressupõe que alguém olhou cada um deles. Nos dois casos, se a conferência foi feita fora do sistema, marque Divergência e escreva o que ficou em aberto. E cinco itens que dependem da folha de pagamento e da apuração do fiscal passam a dizer, na própria tela, que ali o sistema não mede nada: quem confere é você, e o que fica registrado é a sua conferência, com o seu nome e a data.

A tela de Acessos e credenciais passa a permitir cancelar várias providências de uma vez, ou registrar a mesma espera em várias, marcando as linhas e usando um botão no topo da lista. É o caso do cliente que desiste da entrada, quando as onze providências dele precisam ser encerradas pelo mesmo motivo, e o do trabalho que parou esperando a Receita liberar um acesso. Antes de gravar, a tela diz quantas linhas e de quantas empresas serão alteradas; depois, diz quantas foram de verdade. Providência já encerrada não é alterada, e o motivo de quem a encerrou continua no lugar.

Dois números que antes só podiam ser mudados por quem tem acesso ao servidor agora ficam na tela de Integrações. No cartão da conexão, o Máximo de linhas por leitura diz quanto o sistema traz do seu sistema contábil de uma vez: se alguma conferência avisar que a leitura não veio inteira, é este número que precisa subir. No cartão do WhatsApp, Cobranças por rodada diz quantas cobranças saem de uma vez, e zero é uma escolha válida, que mantém a cobrança ligada sem enviar nada enquanto você ajusta os textos. Nos dois, deixar em branco significa seguir o padrão do servidor, e a tela mostra qual número está valendo hoje e de onde ele veio.

Duas páginas do manual ainda mandavam pedir à FFB para ligar a leitura das notas fiscais do Drive, e desde 3 de setembro isso deixou de ser necessário: quem liga é o próprio escritório, em IA e Automação, na Configuração. Quem lia aquilo concluía que precisava abrir um chamado e desistia, com o acervo fiscal inteiro parado do outro lado de um interruptor que já estava na tela dele. As páginas foram corrigidas, e a tabela de motivos, que mandava avisar quem cuida do servidor, passa a dizer onde a pessoa vê qual peça está faltando.

Os botões de editar e de excluir em massa na lista de clientes, e os de cadastrar, editar e apagar na tela de atividades que impedem o Simples Nacional, passam a respeitar o perfil de acesso de quem está usando o sistema. Antes eles apareciam para qualquer pessoa que pudesse abrir a tela, mesmo sem a permissão correspondente. Quem tem acesso de consulta continua vendo as listas completas, com todas as informações, e deixa de ver os botões que não pode usar. Nenhuma permissão foi criada ou alterada: o que muda é que a tela passa a respeitar a que já estava definida no perfil.

No fim do exercício o sistema contábil zera as contas de receita, de custo e de despesa, transferindo o resultado do ano para o patrimônio líquido, e esses lançamentos, datados de 31 de dezembro, entravam nas contas que o assistente faz quando alguém pergunta sobre resultado. Três respostas mudam. O resumo de resultado de um período que inclua o fechamento saía com o resultado do exercício zerado, porque as receitas e o encerramento se anulavam, e agora ele desconta o encerramento antes de somar, de modo que o ano fecha com o número que a empresa de fato teve. A lista dos maiores lançamentos vinha tomada pelos lançamentos de encerramento, que carregam o acumulado do ano inteiro de cada conta e por isso são sempre os maiores; eles deixam de aparecer nessa lista, que volta a mostrar movimentação do negócio, e a resposta diz que foram deixados de fora.

A mensagem que cobra uma parcela de parcelamento agora diz qual é o documento que a empresa perde se o acordo for rescindido, em vez de falar em certidão de forma genérica. E quem tem parcelamento no Estado ou na prefeitura passa a ser mandado ao lugar certo: antes a mensagem levava o cliente a consultar o portal da Receita Federal, onde a certidão dele nunca esteve, ele via tudo em ordem e concluía que a cobrança estava errada.

A tela de Lotações ganhou o filtro Como a equipe estava em: escolha uma data e veja quem estava no posto naquele dia, inclusive quem já saiu. E na Carteira por grupo, cada empresa ganhou o botão Quem atendia em, que responde setor por setor qual grupo respondia por ela na data escolhida. Serve para o dia em que alguém precisa saber quem era o responsável por uma empresa em um mês passado, sem depender da memória de ninguém.

Quando o prazo de opção pelo Simples Nacional de uma empresa nova termina sem a opção, a tela passa a dizer o que ainda dá para fazer naquele dia do ano, em vez de só marcar o prazo como perdido. Se a leitura acontece em janeiro, ela avisa que a opção anual ainda está aberta e que, feita agora, vale desde o dia 1º de janeiro. De novembro até o penúltimo dia útil de dezembro, ela aponta o agendamento da opção, que revela as pendências com antecedência e efetiva a entrada sozinha na virada do ano. E o aviso diário da equipe passa a falar sobre essas empresas nesses dois períodos, calando nos meses em que não há o que fazer.

No cartão da conexão com o sistema contábil há agora o botão Provar que não escrevemos lá. Ele pergunta ao próprio banco do seu sistema contábil o que este acesso tem permissão de fazer, e mostra a resposta na tela. A pergunta é feita lendo o cadastro de permissões, e em nenhum momento o sistema tenta escrever para ver se consegue. A resposta vem de três jeitos, e a diferença importa: o banco garante, o banco não garante e há o que resolver, ou não deu para provar. O terceiro não quer dizer que está tudo bem, e a tela explica por quê.

No fim do exercício o sistema contábil zera as contas de receita, de custo e de despesa, transferindo o resultado do ano para o patrimônio líquido. Esses lançamentos ficam datados de 31 de dezembro e entravam no balancete do mês misturados aos lançamentos normais, e o efeito era que a análise das demonstrações mostrava o resultado do exercício zerado e o movimento de dezembro com o sinal trocado, justamente no mês do relatório que vai ao sócio. Agora o sistema separa os lançamentos de encerramento antes de somar qualquer coisa, e os números de dezembro saem como no balancete sem zeramento que o escritório já extrai para montar as demonstrações. Vale também para quem apura pelo lucro real trimestral, cujo resultado é zerado em março, junho e setembro. A varredura do balancete acompanha: a queda das contas de resultado a zero no mês do encerramento deixa de virar achado, porque ela é o encerramento e não um fato do mês, enquanto a queda de uma conta do ativo ou do passivo continua sendo apontada normalmente, inclusive em dezembro. E se em algum mês o sistema não conseguir ler os lançamentos de encerramento, ele recusa a análise e escreve o motivo na tela, em vez de entregar um número que parece certo.

Antes de confirmar as linhas de um extrato, a tela de conciliação agora pergunta de que conta bancária aquele arquivo veio. É a informação que faltava para o trabalho da revisão virar lançamento de verdade: cada linha confirmada já tinha a conta da despesa ou da receita, e agora tem também a do banco. Quem já usou uma conta naquela empresa a encontra preenchida e só confere. Quem tem mais de um banco escolhe, e o sistema não adivinha, de propósito: a empresa que manda dois extratos no mesmo mês sairia com os dois trocados sem erro nenhum aparecer na tela.

Quando o sistema contábil é ligado pela primeira vez, a conferência automática lê o histórico inteiro de exclusões e transforma cada uma em achado, o que enche a lista com milhares de itens antigos e esconde os achados de verdade no meio deles. No cartão Conferência contábil há agora dois botões: um mostra quantos são, de quantas empresas e entre que datas, sem gravar nada; o outro tira esses achados da fila, já com o número no próprio botão. Nada é apagado: os itens continuam no histórico, com a observação de que quem reconheceu foi o sistema, e não uma pessoa. E a baixa alcança exatamente o que você viu: se a conferência encontrar algo novo entre a sua conferida e o seu clique, esse achado continua na fila esperando você.

As tabelas nacionais de folha, como IRRF e INSS, nasciam sem data final, e sem data final elas valiam para sempre. Na virada do ano isso não dava erro nenhum: o sistema seguia calculando com a tabela do ano anterior, em silêncio, até alguém perceber. Agora elas passam a terminar em 31 de dezembro do ano delas, e enquanto a tabela nova não for publicada o sistema diz que ela falta, em vez de calcular com a velha. O painel no topo de Tabelas tributárias passa a avisar também o que deixa de valer no mês seguinte, e não só o que falta no mês corrente, para que o escritório veja a virada chegando antes dela acontecer.

Na ficha do cliente, o botão Excluir da aba Habilitações e prazos passa a aparecer só enquanto o registro é uma digitação recente. Ele some quando o acesso já foi encerrado, quando o sistema já avisou a equipe sobre ele ou quando ele veio de uma tarefa da esteira de entrada, porque nesses casos a linha passou a ser o registro do período em que aquele acesso valeu, e a fiscalização pode perguntar por ele anos depois. Nessas situações o caminho é o Encerrar, que tira o item da cobrança e ainda guarda o motivo e a data. Quando o Excluir está disponível e alguém usa, a retirada passa a ficar registrada na linha do tempo da empresa. O pedido de exclusão de dados pessoais do titular continua sendo atendido pela tela de saída, sem mudança.

Na Régua de cobrança, o aviso do topo conta quantas cobranças aprovadas não saíram e explica por quê. Com uma única cobrança esperando, ele abria certo, "1 cobrança aprovada não saiu", e terminava no plural: "Elas continuam aprovadas de propósito e nenhuma delas foi marcada como enviada a ninguém". Agora a frase inteira concorda no singular. Não é detalhe de redação: a parte final do aviso é justamente a que garante que nada foi enviado a ninguém, e era ela que perdia a credibilidade de quem lia. Com duas ou mais cobranças esperando, o texto no plural não mudou.

Quando a verificação automática do ambiente ainda não foi ativada para o servidor do escritório, a página O seu ambiente dizia que a primeira verificação aconteceria na próxima hora e que, se continuasse assim no dia seguinte, era o caso de falar conosco. Essa verificação não acontecia nunca, e esperar era justamente o que não resolvia. Agora a página diz isso com todas as letras, com a etiqueta verificação não ativada, e explica que quem ativa é a FFB. Em servidor com a verificação já ativada, nada muda.

O mapa que diz ao sistema o que é estoque, o que é fornecedor e o que é despesa vinha com a numeração da convenção geral do plano de contas brasileiro, que não é a que o sistema contábil usa no plano que ele mesmo instala. Conferimos o plano real de mais de seiscentas empresas, nos dois escritórios que já usam o sistema, e o resultado foi o mesmo nos dois. A partir desta atualização o mapa nasce apontando para os grupos certos. Se você nunca ajustou o mapa, os índices do próximo fechamento podem sair diferentes dos do mês passado, e os novos são os certos. Se você já tinha ajustado algum grupo, a sua versão continua valendo, e a tela passa a mostrar embaixo dela qual é o número usado no plano modelo. A conferência de clientes e fornecedores da Cadeira 2 passa a encontrar as contas que não encontrava, então ela pode apontar títulos em aberto que não apontava antes, e os itens de conciliação do checklist deixam de aceitar o OK quando a conferência não encontrou nenhuma conta para conferir. A tela do mapa ganhou o botão Conferir com o plano de contas, que lê o plano das suas empresas e mostra quais grupos não encontraram conta nenhuma. O grupo Despesas operacionais passa a nascer sem número, de propósito: no plano do sistema contábil as despesas de administração, os juros pagos e os tributos sobre o lucro ficam todos no mesmo grupo, e a margem operacional precisa das primeiras sem os outros dois. O manual explica como cadastrar o do seu plano.

No cartão do sistema contábil, em Integrações, Conexões, existe agora o botão Por que não conecta, ao lado de Testar conexão. Quando o teste falha, ele diz o que aconteceu, de quem é o problema e o que fazer. Ele separa nove situações, e duas delas parecem iguais e não são: o seu servidor respondeu e recusou a conexão, o que significa que o caminho de rede está bom e o que está parado é o serviço do banco de dados, e o seu servidor não respondeu nada, o que costuma ser bloqueio de firewall ou da operadora. Saber em qual das duas você está é o que evita passar o dia mexendo no lugar errado. A resposta também diz quando o conserto é do nosso lado, e nesses casos não há nada a fazer aí. O botão apenas lê e não muda nada. Antes essa resposta só existia por linha de comando no servidor.

Santa Catarina permite que a empresa do regime normal deixe de entregar a DIME e passe a usar a própria escrituração fiscal digital como declaração do ICMS. A partir desta atualização esse aviso aparece na linha da DIME, no calendário, no painel de entregas e nos atrasos críticos, com os três pontos que pesam na decisão: a opção é irretratável e não há como voltar a entregar a DIME, a empresa do Simples Nacional não pode aderir, e o efeito começa na competência seguinte à da assinatura, ou seja, quem assinar em setembro ainda deve a DIME de setembro. A adesão é feita no SAT, empresa por empresa. O aviso é apenas informativo: nenhuma DIME sai da cobrança por causa dele, e quem tira a linha da fila continua sendo a adesão registrada na tela de dispensas, com data e protocolo.

O assistente parava de responder sobre uma empresa no dia em que o processo de saída dela era aberto, e não no dia em que ele terminava. Como o processo leva semanas ou meses, porque as obrigações do último mês de responsabilidade vencem depois dele, o assistente ficava mudo justamente na fase em que a equipe mais consulta os documentos: a de montar a entrega final e responder ao contador que assume. Agora a empresa continua sendo lida até o processo ser encerrado. Nada precisa ser feito: os documentos que saíram indevidamente do índice voltam sozinhos na próxima leitura do Drive.

No cartão do sistema contábil, em Integrações, Conexões, existe agora o botão Conferir o que o espelho gravou. Ele mede, no banco deste servidor, o que a conferência automática já trouxe de fato: quantas empresas têm a cidade identificada, quantos estabelecimentos entraram e como está a leitura da equipe. O resultado aparece logo abaixo do botão, com uma linha por assunto. A resposta tem três estados, e o terceiro é o que mais importa: está tudo certo, encontrei um problema, ou não deu para concluir, que existe para o sistema nunca dizer que está tudo bem sobre algo que ele não conseguiu medir. Até agora essa conferência só existia por linha de comando no servidor.

Três prazos anuais estavam errados no calendário. A escrituração contábil digital aparecia vencendo no último dia útil de maio, e vence no último dia útil de junho desde 2023. E a declaração anual do MEI e a declaração de informações socioeconômicas eram empurradas para o dia útil seguinte quando caíam em fim de semana ou feriado, sendo que as duas têm data fixa e não andam: é uma regra própria do Simples Nacional, que a Receita afirma por escrito. O caso não é hipotético: 31 de maio de 2026 cai num domingo, e quem seguisse a data da tela entregaria a declaração do MEI um dia depois do prazo, com multa. Na declaração de informações socioeconômicas o efeito é outro e igualmente sério: entregar em atraso não gera multa, mas trava a apuração do mês a partir de março, porque as apurações passam a depender da declaração do ano anterior.

Quando um campo de alguém da equipe vem do sistema contábil maior do que o espaço que existe aqui, a pessoa continua no cadastro e apenas aquele campo fica em branco. Antes, um único campo comprido interrompia a leitura da equipe inteira naquela passada: as pessoas seguintes deixavam de ser lidas e nada nas telas indicava que a leitura havia parado no meio. A página Empresas fora da conferência passa a mostrar também o que ficou de fora na equipe e nos sócios, separado do que ficou de fora nas empresas, porque são conferências diferentes e o conserto de cada uma é outro.

O eSocial da folha mensal e a EFD-Reinf contavam o prazo pelo calendário do banco. No dia em que apenas o expediente bancário é suspenso, e que não é feriado, o sistema empurrava a entrega para o dia seguinte e mostrava uma data que a lei não concede. As duas são declarações transmitidas por arquivo, que não dependem de agência aberta, e o que a norma manda observar é o expediente da repartição. As duas passam a contar pelo calendário civil, como as demais declarações do catálogo.

Três telas do assistente mostravam botões que só quem tem permissão de alterar pode usar. Quem tinha apenas permissão de consultar via os botões, preenchia os campos e recebia uma mensagem de erro no fim, sem entender por quê. Agora cada tela mostra só o que a pessoa pode fazer e avisa, no alto, quando ela está apenas consultando. Nenhuma permissão mudou: o que mudou foi a tela parar de oferecer o que ia recusar.

Os passo a passo de contatos, estabelecimentos e habilitações mandavam cadastrar e alterar direto pelas abas da ficha do cliente, e ali dentro isso só funciona com a ficha aberta em Editar. Quem seguia o roteiro não achava o botão. As três páginas do manual passam a dizer isso na hora certa. Nada mudou no sistema: o que estava errado era o roteiro.

As datas da DCTFWeb e do MIT no calendário passam a ser as que a Receita cobra hoje. As duas apareciam vencendo no dia 15 e no dia 25 do mês seguinte, e o prazo das duas é o último dia útil do mês seguinte ao fato gerador desde fevereiro de 2025. A fila do mês marcava como atrasada, por até quinze dias, uma entrega que ainda estava dentro do prazo legal. As entregas já abertas que ninguém entregou também são corrigidas, e o que já foi entregue ou dispensado não é tocado: o que aconteceu, aconteceu. Um ponto que confunde e continua valendo: o DARF da folha não mudou, ele vence no dia 20, então aqui a guia vence antes da declaração. O manual do catálogo explica a diferença com exemplos.

A página da tela de Conexões se chamava Como as conexões funcionam e agora se chama Conexões, que é o nome que aparece no menu; a explicação continua, na primeira frase da própria página. E a página da Guarda e retenção perdeu o de documentos do título, que era o nome antigo daquela tela. Quem usa o manual encontra a página pelo mesmo nome que lê na tela, sem precisar adivinhar. Nenhum conteúdo saiu das páginas.

Quando um campo do cadastro vem do sistema contábil maior do que o espaço que existe aqui, a empresa continua entrando na sua carteira: agora é apenas aquele campo que fica de fora, e a página Empresas fora da conferência diz qual campo é, quantos caracteres vieram e quantos cabem. Antes, um único campo comprido fazia a empresa inteira deixar de ser conferida. E quando, por qualquer motivo, uma empresa realmente não puder entrar na carteira, ela passa a aparecer nessa mesma página, com o código e o nome dela, num grupo próprio. Até agora esses casos eram os únicos que não apareciam ali, e eram justamente os mais sérios: a empresa não está nas suas telas, não recebe obrigação nenhuma e não entra em relatório.

Dois pontos do manual mandavam clicar em botões com nomes que as telas não têm. O manual de Perfis de acesso agora manda clicar em Criar grupo de permissão, que é o nome que a tela mostra, e o de Automações explica que o mesmo botão aparece como Ligada ou Desligada conforme o estado da rotina. Nada mudou nas telas: o que estava errado era o texto que as descreve.

Em Administração, Carteira por grupo, existe agora o filtro Somente empresas na carteira que já não geram trabalho. Ele mostra as empresas que continuam distribuídas a um grupo e já não geram trabalho novo, porque saíram do escritório, ainda são prospect ou foram desligadas na ficha. O manual explica por que a empresa que saiu continua na carteira de propósito: enquanto o encerramento não termina, alguém precisa responder por ela, e é a carteira que diz quem é. A baixa na Receita não sai com obrigação em aberto, e a escrituração de situação especial é devida depois da saída, então encerrar a atribuição apagaria a resposta de quem mais precisa dela. O filtro só lê: abri-lo não encerra atribuição nenhuma, e lista vazia é uma boa resposta, quer dizer que a carteira está limpa.

A DCTFWeb, o eSocial da folha mensal e a EFD-Reinf vencem no dia 15 e, quando esse dia cai em fim de semana ou feriado, o prazo vai para o primeiro dia útil seguinte. O sistema estava cobrando essas três no dia útil anterior, que era a regra até outubro de 2023. Na competência de fevereiro de 2026 a diferença aparece: as três vencem na segunda, dia 16 de março, e não na sexta, dia 13. As duas exceções do eSocial continuam antecipando, porque a norma é outra: o evento do décimo terceiro, no dia 20 de dezembro, e o de desligamento. As entregas de competências que já estavam abertas não são recalculadas, porque a data de cada uma fica registrada no momento em que ela nasce; as competências abertas daqui para a frente já saem com a data certa.

Até agora, quando uma empresa saía da carteira ou era desligada no cadastro, a esteira continuava abrindo uma competência contábil nova para ela todo mês, sozinha, na virada. A atribuição de carteira não se encerra automaticamente quando a empresa sai, e era ela que a abertura consultava. Agora a esteira pergunta pela situação da empresa antes de abrir qualquer mês novo, nas três formas em que isso acontece: na virada automática, na hora em que a última cadeira fecha o mês e abre o seguinte, e na abertura à mão. O que já estava aberto continua na esteira, do jeito que estava: o mês em que a empresa ainda era cliente aconteceu e precisa ser fechado, então nada é cancelado. Para enxergar esses meses, a lista ganhou um aviso na linha da empresa e o filtro Somente empresas que saíram da carteira. Quando a escrituração ainda for devida depois da saída, como no encerramento da empresa que precisa da ECD e da ECF de situação especial, a ação Abrir competência tem uma chave que traz a empresa de volta à lista e pede o motivo por escrito. O motivo fica guardado na competência e na linha do tempo dela. Depois da abertura do mês, a mensagem passa a dizer quantas empresas ficaram de fora por não estarem mais na carteira.

Os botões que consultam o cadastro público da Receita deixam de sumir quando a consulta está desligada neste servidor. Antes, quem cadastrava uma empresa nova ou abria a ficha de um cliente simplesmente não via o botão Buscar na Receita nem o Conferir na Receita, e nada na tela dizia por quê: dava a impressão de que faltava informação na carteira. Agora os dois continuam à vista, apagados, e passar o ponteiro do mouse sobre eles mostra o motivo e o que fazer. A ficha da empresa ganhou o quadro Conferência no cadastro público, que aparece só quando a consulta não está disponível e diz quando aquela empresa foi conferida pela última vez, ou que ela nunca foi. O botão de apagar os dados pessoais de um cliente que saiu passou pela mesma mudança: enquanto o processo de saída corre ele fica apagado com a explicação, em vez de desaparecer, e agora a explicação aparece também na tela de edição da empresa.

A declaração de dispensa de licenciamento afirma, para a fiscalização, que a empresa está dispensada de tirar alvará, com base nas atividades e na cidade que ela relaciona. Esse papel fica com o cliente. Agora o sistema confere todo dia se a declaração que cada empresa recebeu ainda descreve a empresa, e marca em Documentos emitidos as que deixaram de descrever, escrevendo o que mudou: a atividade que entrou, a que saiu, a mudança de cidade, o grau de risco que passou a ser outro. Um filtro novo deixa na tela só essas, para a equipe trabalhar a fila. E quando alguém vai emitir a declaração de uma empresa cuja anterior ficou velha, a tela avisa antes de baixar: a nova sai com os dados de hoje e substitui a anterior, que precisa voltar do cliente. O sistema não reemite nada sozinho, e não muda o registro do que já foi entregue. A conferência nasce desligada, em Administração, Automações do escritório.

A conferência automática passa a dizer por que uma empresa ficou sem a cidade dela, em vez de só deixar o campo em branco. São três situações diferentes, e cada uma se resolve num lugar diferente do seu sistema contábil: a empresa sem município preenchido, a cidade cadastrada lá com o código errado, e o caso que mais engana, em que o município e o estado da empresa apontam para estados diferentes. Isso importa na hora de fechar o mês: é a cidade da empresa que diz quais obrigações da prefeitura ela tem e quais feriados locais adiam um vencimento. Sem ela, o calendário não monta a obrigação municipal daquela empresa, e a falta só aparece no vencimento. A informação chega em dois lugares: na página Empresas fora da conferência, agrupada pelo motivo e com o que fazer escrito em cada grupo, e na ficha do cliente, na linha do tempo dele. Assim que o cadastro for corrigido no sistema contábil, a próxima conferência traz a empresa completa e ela sai da lista sozinha.

O campo Obrigatório saiu do cadastro de modelos de checklist e do checklist da empresa. Ele vinha marcado desde sempre e não decidia nada: quem segura o fechamento do mês é o campo Peso. Quem marcava o Obrigatório achando que estava travando o fechamento não travava, e não tinha como perceber. O que você já cadastrou continua exatamente como está. E as quatro ações em massa da Coleta do mês agora contam antes: ao marcar documentos como recebidos ou como conferidos, a janela de confirmação diz quantos vão entrar e, quando algum fica de fora, por que ficou. Antes, duas delas só informavam o total depois de executadas.

Na tela Primeiros passos do calendário, o passo das rotinas automáticas passa a mostrar o que o seu escritório ligou. Antes ele lia a configuração do servidor: quem já tinha ligado as rotinas continuava vendo o passo como pendente, e uma rotina ligada no servidor aparecia como ligada também para quem a tinha desligado. A decisão vale tanto pela tela Rotinas automáticas quanto pela mesma decisão tomada em Administração, porque as duas gravam no mesmo lugar. A rotina que o servidor ainda não consegue cumprir é contada como desligada de propósito, com o motivo escrito na linha dela.

Na aba Arquivo de lançamentos da competência, o botão Gerar monta os lançamentos de tudo o que foi classificado no mês, ou seja, planilha financeira, faturas de cartão e pagamentos em lote, e entrega o arquivo pronto para importar. Antes de gerar, a tela diz se o mês está pronto e, se não estiver, o que falta e onde se resolve. Cada escritório configura uma vez como o seu sistema contábil espera receber o arquivo, com formato da data, separador decimal e delimitador, porque isso muda de instalação para instalação. Os arquivos gerados ficam listados na aba, com a data e quem gerou.

Na Cadeira 1, o botão Classificar passa a mostrar todas as contas financeiras que faltam de uma vez, começando pela de maior valor, com quantas movimentações cada uma tem e quanto somam. Você escolhe o destino de cada uma e grava tudo junto, em vez de abrir e fechar uma janela por conta. Dá para preencher só o que você sabe agora: o que ficar em branco continua esperando por você. E a opção de guardar a decisão como regra fica em cada linha, porque nem toda conta se repete todo mês.

Na ficha da competência, a aba Arquivo de lançamentos reúne numa tela só o que até agora estava espalhado por três abas diferentes: quantas movimentações já estão classificadas, quantas ainda faltam, se a conta bancária de onde o dinheiro sai foi informada, e se alguma movimentação foi classificada numa conta que apenas totaliza outras. Cada pendência vem com o lugar onde ela se resolve.

A tela de Primeiros passos ganha dois botões. O primeiro simula a leitura: o servidor percorre as pastas liberadas e responde quantos arquivos entrariam, quantos ficam de fora e por qual regra, e quanto tempo a leitura levaria, sem gravar nada. O segundo manda ler o acervo agora, em vez de esperar a madrugada, que é o que faz falta no primeiro dia de uso. Nenhum dos dois trava a tela: eles pedem o trabalho, o servidor pega em até quinze minutos, e a pessoa pode fechar a página. O andamento e o resultado ficam na tela. Enquanto um pedido não termina, os dois botões ficam desabilitados, porque os dois percorrem o mesmo acervo. Se o servidor for reiniciado no meio de uma leitura longa, o pedido aparece como não terminado, com o motivo, e o que já tinha sido lido continua valendo.

O escritório passa a ter uma tela que responde, num lugar só, se o assistente já pode ser liberado para a equipe. Ela fica em IA & Automação, como primeiro item, e traz a conclusão na primeira linha: ainda não dá para liberar, pronto para liberar, ou pronto e a equipe usando. Abaixo, os pontos aparecem separados por quem resolve cada um: o que é do servidor, que é com a FFB, e o que é do escritório, que é com quem administra a contabilidade, com o caminho para a tela de cada ato. O que falta e impede aparece em vermelho; o que custa alcance mas não impede, em amarelo. A tela continua no menu depois que tudo fica verde, porque é nela que se vê o dia em que algo parar.

O assistente passa a ler os documentos do Word e do Excel que estão nas pastas liberadas: contrato social e alterações, atas, procurações, cartas de responsabilidade, controles de honorários, checklists e conciliações. Entram docx, doc, xlsx, xlsm e xls, inclusive os formatos antigos, sem instalar nada no servidor. Valem as mesmas réguas de situação do cliente, idade e páginas do índice. Planilha grande entra com as primeiras 2.000 linhas de cada folha e as primeiras 20 folhas, e fica marcada como parcial; arquivo de Office acima de 20 MB não entra, e o jeito é salvar como PDF. Documento antigo que não abrir aparece na lista do que ficou de fora, com o motivo. Arquivos csv continuam de fora de propósito: são exportações numéricas do sistema, e o assistente consulta número direto no sistema contábil.

As horas de leitura que o sistema projeta para o índice do assistente deixam de ser uma suposição. Quem administra o servidor roda uma medição no próprio servidor, e a partir dela a simulação, o painel O que o assistente lê e os verificadores passam a dizer quanto tempo uma página digitalizada leva para ser lida e quantos trechos por segundo o índice consegue gravar ali, com a data da medição. Enquanto ninguém mede, o sistema diz que o número é suposição e mostra o comando que mede.

O escritório passa a poder pedir a verificação em duas etapas de toda a equipe, sem parar o trabalho de ninguém: quem ainda não configurou recebe um aviso na tela e um e-mail com o passo a passo e com a data limite, e continua trabalhando normalmente até lá. Antes de ligar, a tela mostra quantas pessoas a decisão vai alcançar. Quem já usa a verificação também ganhou um jeito de gerar uma lista nova de códigos de recuperação sem precisar desligar e configurar tudo de novo.

Quem perder o celular e também os códigos de recuperação da verificação em duas etapas volta a entrar pedindo ajuda à FFB, sem depender de acesso técnico ao servidor. A pessoa é avisada por e-mail de que a proteção foi desligada e por quem, e na primeira entrada o sistema a leva para configurar de novo.

Até agora o sistema conferia de verdade só o caminho de dentro: ao salvar a configuração do Drive, ele batia no servidor e só aceitava se o usuário e a senha funcionassem. Já o endereço que vai no link enviado ao cliente era apenas conferido no texto, e é justamente esse endereço que leva a chave de acesso à pasta do mês daquela empresa. No cartão Drive de documentos, em Integrações, Conexões, existe agora o botão Conferir o endereço que o cliente recebe. Ele pergunta aos dois endereços qual Drive responde em cada um e compara, sem usar senha e sem abrir nenhum documento, porque o endereço que está sendo conferido pode ser de outra pessoa. A resposta é uma de três: confere, não confere, ou não deu para concluir, e a terceira existe para o sistema nunca dizer que está tudo certo sobre algo que ele não conseguiu medir. Quando alguém salva uma configuração nova do Drive, essa conferência acontece sozinha e o aviso aparece junto. O aviso não impede a gravação: a conferência depende de o servidor conseguir sair para a internet, e travar por isso deixaria sem configurar o Drive o escritório cuja saída está fechada por outro motivo.

Quando a mensagem de um cliente que prefere WhatsApp fica esperando porque a conexão do escritório ainda não está pronta, a tela passa a mostrar, no alto, quantas estão paradas, o motivo, e de quem é o conserto: se a mensageria estiver desligada no servidor, quem resolve é a FFB; nos demais casos o próprio escritório resolve em Integrações. O mesmo aviso aparece na hora de aprovar, antes do clique. Antes disso as cobranças ficavam exibindo Aprovada, a caminho, sem prazo, e não havia como saber, pela tela, que elas não iam sair. Nenhuma foi marcada como enviada a ninguém, e todas continuam na fila: assim que a peça que faltava entrar, elas saem na passagem seguinte.

O Calendário de obrigações e as Dispensas justificadas agora listam só as empresas que já são clientes. A empresa em processo de saída e a que foi desligada no cadastro continuam na lista, identificadas, e a tela avisa que elas não recebem competência nova. O prospect deixou de aparecer, porque ainda não há obrigação a cobrar dele.

Na tela de Conferência do calendário, o aviso do que a FFB ainda não leu passa a dizer também qual valor o sistema está usando enquanto ninguém conferiu. E o aviso do ISS de Joinville foi corrigido: ele dizia que a norma não tinha sido lida, quando o prazo já estava conferido no decreto do município desde agosto.

O botão de apagar os dados pessoais de um cliente que saiu passa a esperar o processo de saída ser encerrado. Antes ele já aparecia assim que a empresa entrava em Saída, que é o dia em que o processo começa, e não o dia em que ele acaba. Apagar naquele momento tirava do escritório justamente o que ele precisa para terminar: os contatos de quem recebe o acervo, o quadro societário de quem assina o termo e a lista das procurações que ainda precisam ser revogadas. O lembrete que cobra o apagamento também mudou: ele passa a contar os dias a partir do encerramento do processo, e não da abertura, porque as obrigações do último mês de responsabilidade só vencem no mês seguinte. Empresa que saiu antes de a Esteira de saída existir continua contando como antes.

Doze pontos do manual do Atendimento ensinavam coisa diferente do que o sistema faz. Os que mais custavam: a tabela dos campos do documento mandava marcar Obrigatório para segurar o fechamento do mês, e quem faz isso é o Peso; o passo a passo do corte mandava clicar num botão com um nome que ele não tem; e o quadro de avisos mandava procurar a cobrança parada por falta de e-mail num filtro onde ela nunca aparece. Junto com as correções, o sistema ganhou uma conferência automática que reprova, dali em diante, manual que cite tela ou botão que não existe com aquele nome.

Na página de Alvarás e licenças, o manual explica como o escritório liga a rotina que pede nova conferência das licenças quando uma empresa muda de atividade ou de município. Ele mandava procurar Automações dentro de Administração, e o nome do item no menu é Automações do escritório: quem seguisse a instrução ao pé da letra não achava. O caminho passa a estar escrito como o menu escreve. Nada mudou no funcionamento da rotina.

O escritório ganhou a tela Retenção da carteira, em Clientes. Ela responde por que empresas deixaram a carteira e, principalmente, separa o que dava para evitar do que não dava: a empresa que encerrou as atividades ou foi vendida aparece em grupo diferente do cliente que saiu por preço ou por insatisfação com o atendimento, e a saída que o próprio escritório decidiu aparece separada das duas. A distinção é o ponto da tela: um escritório que perdeu dez empresas, oito delas porque encerraram as atividades, não tem problema de retenção, e somar tudo num número só apontaria defeito onde não há. A mesma inadimplência, aliás, muda de grupo conforme quem decidiu: o cliente que foi embora insatisfeito e o inadimplente que a casa escolheu não atender são notícias opostas. A tela mostra ainda o mês a mês das saídas, para onde os clientes foram quando isso foi registrado, e quantos processos de saída estão abertos e há quanto tempo. Ela só lê: quem conduz o processo de saída continua fazendo isso na Esteira de saída. Como a permissão é nova, ela começa invisível para todos, e quem administra o escritório concede a quem deve ver.

Quando o registro de uma empresa nova é concluído, os dados que a ficha de abertura coletou podem ir sozinhos para o cadastro do cliente. Até agora essa passagem só podia ser ligada por quem tivesse acesso técnico ao servidor, e por isso ninguém a usava: ela passa a ficar em Administração, Automações, com o nome Levar a ficha de abertura para o cadastro do cliente, e nasce desligada. Com ela ligada, no momento do registro o sistema preenche sozinho o CNPJ, o NIRE, as inscrições estadual e municipal, a data de abertura, o porte, o regime, o endereço completo, o telefone e o e-mail, em vez de alguém redigitar tudo. Ele só preenche campo que está vazio: nada que já foi informado é sobrescrito. O quadro societário ainda não é levado, e o motivo aparece na ficha de cada empresa. Antes de ligar, o botão O que iria para o cadastro, na ficha de abertura, mostra empresa por empresa quais campos seriam preenchidos, quais ficariam como estão e quem fica de fora, sem gravar nada.

A lista de usuários do escritório passa a mostrar quem já configurou a verificação em duas etapas, e separa quem nunca começou de quem começou e parou no meio. A distinção é útil na prática: quem nunca começou precisa ser convencido, e quem parou no caminho travou em alguma coisa, como um código que não foi lido ou uma troca de celular, e o colega do lado resolve em dois minutos. Numa coluna de sim e não some justamente quem é mais fácil de ajudar. E quem administra a instalação passa a ver, ao lado da chave que exige o código na entrada e antes de ligá-la, a quantas pessoas essa exigência alcança de verdade: ligar a exigência num escritório em que ninguém configurou o segundo fator não pede código a ninguém, e a tela passaria a prometer uma proteção que não alcança uma pessoa sequer.

A diferença entre as fontes que foi decidida por engano agora volta para a fila. Em Integrações, Conexões, abaixo da fila de diferenças, passa a existir o bloco Diferenças que você decidiu manter como estavam, com quem decidiu e quando, e o botão Devolver à fila faz a diferença voltar a aparecer entre as pendentes, para ser decidida de novo. Nada é escrito na ficha do cliente: manter o cadastro como está nunca mudou nada, e devolver à fila também não. O registro de quem tinha decidido antes fica guardado junto da diferença, com os dois nomes e as duas datas.

A Coleta do mês ganhou duas ações em massa que faltavam: registrar que o cliente informou não ter havido movimento, e marcar documentos que a empresa não tem. Basta selecionar as linhas e usar a barra de baixo. Antes de confirmar, a janela diz quantas linhas serão marcadas e quantas ficaram de fora por já estarem resolvidas. A do cliente sem movimento funciona para uma empresa por vez, de propósito: ela guarda a resposta de um cliente com o dia em que ele respondeu, e é esse dia que conta a pontualidade dele. Junto foi corrigido o aviso da marcação de que a empresa não tem determinado documento: ele dizia que valia só para aquele mês, quando a marcação passa para os meses seguintes desde a correção de agosto.

Ao enviar a planilha financeira do mês, você diz uma vez a qual conta do plano aquele arquivo se refere, e nos meses seguintes o campo já vem preenchido, com a informação de que ele veio da última vez. Não é preciso digitar de novo. Quando a empresa usa mais de uma conta, o sistema mostra as que ela já usou e pergunta qual é a daquele arquivo, em vez de escolher por você: apontar a conta errada é pior do que não apontar nenhuma, e o mês em que a ordem dos envios se invertesse sairia com as duas planilhas trocadas sem nenhum erro na tela. Se a conta foi informada errada, agora há onde corrigir, e corrigir para uma conta que a empresa já usava deixou de dar erro: a tela Regras De/Para das empresas ganhou no rodapé a seção De que conta o dinheiro sai e entra, com a empresa, a conta, quem informou e quando foi usada. E o campo do envio ganhou a saída manual que as outras telas já tinham: no dia em que o sistema contábil não responder, a lista de contas chega vazia, e antes disso não havia como informar conta nenhuma ali.

O calendário passa a lembrar da DIRBI, a declaração mensal dos benefícios fiscais. Ela vence no dia 20 do segundo mês seguinte ao mês apurado, e alcança as empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real: a competência de janeiro de 2026, por exemplo, vence em 20 de março. O sistema já sabe que a norma não pede a declaração no mês em que a empresa não usou benefício nenhum, e nesse mês a entrega para de ser cobrada por e-mail e sai do quadro de atrasos, esperando que alguém do escritório confira a apuração e dispense a competência. Como a obrigação é federal e mensal, ela aparece no calendário de todas as competências desde 2024, e não só daqui para a frente. Uma parte fica por conferir e está escrita na própria linha: a instrução normativa não diz para que lado a data anda quando o dia 20 cai em dia sem expediente, então o sistema antecipa, que é o lado que não gera multa, e avisa que essa leitura ainda não foi validada. O manual explica o prazo, quem deve, quem a norma dispensa, a multa e o que mudou na lista oficial de benefícios em 2026.

Ligar e desligar a leitura do sistema contábil e do Drive de documentos passa a ser na tela. Em Integrações, Conexões, os cartões dos dois ganharam botão para ligar e desligar, com a informação de quem decidiu: o escritório, na tela, ou a configuração do servidor. Antes só a nossa equipe conseguia fazer isso, por dentro do servidor. Guardar a conexão continua sendo uma coisa e ligar a leitura, outra: o botão de ligar só aparece depois de o teste ter funcionado. E o quadro de frentes paradas ficou honesto, porque uma conexão cadastrada e desligada aparece como parada, com o que fazer escrito, em vez de contar como ligada só por ter endereço.

O interruptor Ativo da ficha do cliente passa a significar uma coisa só, escrita na tela: o escritório não gera trabalho novo para esta empresa. Antes, uma empresa desligada continuava recebendo as entregas do mês seguinte, com data legal gravada, e virava alerta de atraso na esteira de quem cobra. A rotina que abre a competência olhava apenas a situação do cliente e não perguntava se ele estava ligado. A régua vale na abertura e não no encerramento, de propósito: desligar impede abrir mês novo e não desfaz o que já está aberto, porque o mês em que a empresa ainda estava em circulação aconteceu e precisa ser entregue. Para a empresa paralisada ou baixada continua valendo a situação cadastral da Receita, e para encerrar o vínculo existe a ação de abrir processo de saída.

A resposta de que uma licença não se aplica a uma empresa deixa de valer para sempre. Quando a Receita passa a informar outra atividade ou outro município para uma empresa da carteira, o sistema marca as respostas dela como pedindo nova conferência, com o fato que mudou escrito ao lado, e a tela de Alvarás e licenças ganha coluna e filtro para achar essas empresas. A resposta antiga continua valendo até alguém revê-la, e o fundamento de quem respondeu não é apagado. Isso importa porque um não se aplica que perdeu a base impedia, em silêncio, a providência do documento nascer: a licença já obtida era conferida de novo desde agosto, mas a resposta que diz que ela nem é devida, e que é a que decide se o trabalho existe, não era.

O escritório passa a decidir o que das pastas liberadas vira índice do assistente, com três réguas em IA & Automação, Configuração. A primeira diz quais situações de cliente entram: ativo entra sempre, onboarding entra por padrão, prospect e saída ficam de fora. A segunda é a janela em anos pelo ano de modificação do arquivo, cinco por padrão, que é o prazo em que o fisco ainda pode pedir o documento. A terceira é o teto de páginas de texto por documento, duzentas por padrão: o contrato entra inteiro e o livro razão entra com as primeiras páginas, marcado como parcial. O documento que a régua deixa de fora sai do índice na leitura seguinte do Drive, e o arquivo continua no Drive, intacto. Na tela Fontes, o painel novo O que o assistente lê mostra as réguas em vigor, quantos documentos ficaram de fora por situação e por idade na última leitura, quantos entraram parciais e quantos ainda estão no índice contra a régua de hoje. Quem administra o servidor vê o efeito antes de ligar, com a simulação que diz o que entra, o que fica de fora e quanto custaria.

A cobrança de uma parcela de parcelamento de FGTS passa a avisar o que está mesmo em jogo: o certificado de regularidade do FGTS da empresa fica indisponível já com a parcela em atraso, antes de o parcelamento ser rescindido. A mensagem também explica que esse certificado é outro documento, emitido pela Caixa, e não a certidão da Receita Federal, para o cliente não procurar o problema no lugar errado. E o texto da guia de FGTS passa a dizer corretamente para que ele serve: licitação, financiamento com recursos públicos e registro de alteração do contrato social.

Os dias em que a régua de cobrança fala com o cliente passam a ser do escritório. Os lembretes de documentos e os de guias ganharam dias configuráveis na tela, no mesmo lugar onde já se define o corte da cobrança. Quem não mexer em nada continua com a régua de sempre. E a tela avisa quando um degrau ficaria além do corte e nunca chegaria a disparar, que é o jeito de um lembrete existir na configuração e nunca sair.

Com a capacidade ligada, o relatório mensal ao cliente ganha a seção Análise do balanço: um parágrafo para cada ponto que apareceu, a linha com o valor medido e a norma que se aplica, e os documentos que faltam entram em O que precisamos de você. O parágrafo é do escritório, não da FFB: a tela nova IA & Automação, Textos ao cliente já vem preenchida com o texto de fábrica das dezoito regras, e o escritório ajusta o tom de cada um ou tira uma regra do documento sem tirá-la da avaliação. Os limiares de clientes e de fornecedores e o valor mínimo para o sistema apontar alguma coisa se ajustam em IA & Automação, Configuração. Quem não editar nenhum texto é avisado disso, porque o documento sairia com o parágrafo de fábrica sob a assinatura do escritório.

O assistente passa a examinar o balanço de uma empresa e a apontar o que ali indica risco fiscal: prejuízo no exercício, patrimônio líquido negativo, caixa com saldo credor, estoque zerado com custo de mercadoria vendida, saldo de clientes ou de fornecedores muito acima do movimento do mês, despesas acima de 120% dos ingressos numa empresa do Simples Nacional, documentos em falta no fechamento e guias vencidas sem pagamento registrado. Cada apontamento sai com o número que o sustenta e a norma que se aplica, e o assistente diz também o que não conseguiu avaliar e por quê, para que a conta que ninguém mediu não se pareça com a que foi medida e estava certa. A capacidade nasce desligada: o escritório liga em IA & Automação, Configuração, depois de ligar a Análise do fechamento.

Em Onboarding e Abertura, Acessos e credenciais, o menu Outras ações ganha o botão Cancelar. Ele serve para a providência que não deveria ter sido aberta: entrou duplicada na importação de planilha, foi aberta na empresa errada, ou o cliente saiu antes de o trabalho começar. O motivo é obrigatório e fica guardado, e o botão Reabrir traz a linha de volta se for engano. Ele não substitui o Não se aplica: aquele responde sobre a EMPRESA (ela não precisa deste acesso) e este responde sobre a LINHA (a linha não deveria existir), e a diferença fica no histórico da empresa. O manual explica os dois lado a lado.

A tela de Vencimentos ganhou o botão Abrir na ficha em cada linha: ele leva direto à aba de habilitações daquela empresa, sem precisar voltar à Carteira 360 e procurar. A renovação continua sendo feita no mesmo lugar de sempre. E a tela de atividades que impedem o Simples passa a se chamar pelo nome completo do regime, Simples Nacional, que é o que consta na Lei Complementar 123.

A marcação "Esta empresa não tem este documento" passa a valer para os meses seguintes. Antes ela valia só para o mês em que era feita, e o documento voltava a ser pedido na virada: uma empresa sem funcionários, por exemplo, tinha a folha cobrada de novo todo mês, e o cliente chegava a receber cobrança de um documento que ele nunca teria. Agora o documento já nasce marcado no mês seguinte, com a observação de desde quando. As outras marcações continuam valendo só para o mês delas, porque dizem respeito àquele mês e não à empresa. Se a situação mudar, a ação Voltar para aguardando faz o documento ser pedido de novo.

Quando a diretoria aprova o onboarding de uma empresa, ela passa a ser cliente ativo e o sistema cria sozinho, na madrugada seguinte, todas as obrigações dela a partir do regime, da praça e da atividade cadastrados. Agora nasce junto uma tarefa no setor fiscal pedindo para conferir esse calendário, com três dias úteis de prazo. Isso vale também para a empresa que vem de outro escritório, que é onde o risco é maior, porque ela chega com regime em curso e histórico que ninguém daqui digitou. Quando a aprovação sai com ressalva, a tarefa avisa isso no texto e pede para ler o parecer antes de conferir.

A Trilha de auditoria passou a mostrar quando a equipe da FFB Brasil entra e sai do seu escritório, e o que ela faz aqui dentro passa a aparecer com o nome de quem fez, junto com o trabalho da sua equipe. Cada registro aparece só na trilha do escritório a que se refere.

O catálogo de licenças passa a guardar quando cada licença é exigida, e não só a partir de qual grau de risco. Dez das onze licenças que vêm prontas só são cobradas quando um fato acontece: o alvará sanitário de quem trabalha com alimento ou saúde, a licença da Polícia Federal de quem lida com produtos químicos controlados, o atestado do Corpo de Bombeiros de quem ocupa uma edificação com público. Antes o sistema abria providência de todas elas, e uma empresa de alto risco recebia onze pedidos de documento, dos quais dois ou três se aplicavam. Agora, em Alvarás e licenças, o botão Conferir as exigências mostra cada licença com a norma escrita ao lado, e a equipe responde se ela se aplica àquela empresa. Só as respondidas com sim viram trabalho, e a resposta fica guardada com o nome de quem respondeu e a data, então a próxima pessoa não refaz a mesma conferência e o cliente não recebe o mesmo pedido duas vezes.

O assistente e o manual passam a chamar cada tela pelo nome que ela tem no menu. Quando o assistente responde que não consegue dizer os seus prazos porque falta a sua lotação, ele agora diz onde resolver com o nome exato: Administração, Lotação da equipe. Antes ele mandava a um lugar que não existe no sistema, e quem recebia o pedido procurava uma tela que não há. A tela de automações do assistente passa a se chamar Catálogo de automações também no menu, que já era o nome no alto da página e no manual.

A lista de empresas que nunca foram conferidas na Receita deixa de mostrar os clientes que não têm CNPJ, como o contribuinte individual e o produtor rural pessoa física. Conferir é consultar o CNPJ, então esses cadastros nunca sairiam daquela lista por mais que o escritório trabalhasse. Eles passam a ter um grupo próprio no filtro, com o motivo escrito. E as telas de regime tributário voltam a indicar corretamente onde fica a rotina que faz a virada de regime.

Quando a cobrança de guias inclui a parcela de um parcelamento, a mensagem ao cliente passa a explicar o que realmente está em jogo: a falta de pagamento pode romper o parcelamento, e aí o saldo que faltava volta a ser cobrado de uma vez, em vez de seguir parcelado. Antes ela falava apenas em acréscimos por dia de atraso, que é a consequência de uma guia comum e não a de uma parcela. Nos parcelamentos federais a mensagem também conta que três parcelas em atraso, ou uma só com as demais pagas, já permitem a rescisão. E quando a ficha do parcelamento indica que ele pode já ter rompido, a mensagem pede que o cliente fale com o escritório antes de pagar.

Quando alguém da equipe assume uma entrega que estava fora da cobrança automática por causa de uma condição da lei, ela volta a ser cobrada normalmente, agora endereçada a essa pessoa. O mesmo vale para a entrega em que alguém usou o botão de voltar a exigir e escreveu por que ela continua sendo devida: antes disso o sistema continuava calado, mesmo depois de a pessoa ter dito por escrito que a obrigação era devida. Nos dois casos a condição da lei continua aparecendo ao lado do nome da obrigação, no painel, no aviso por e-mail e no quadro de atrasos críticos, com o artigo que a sustenta, para quem for transmitir conferir a apuração antes.

O sistema aprendeu que algumas obrigações são dispensadas na maior parte do ano e continuam obrigatórias num mês específico. A EFD-Contribuições, por exemplo, não precisa ser entregue nos meses em que a empresa não teve receita nem crédito, mas é sempre devida em dezembro, porque é nela que se informa quais meses foram dispensados. Nesse mês o sistema continua cobrando normalmente e avisa, na tela, que ali a dispensa não vale. A DCTFWeb e o módulo de inclusão de tributos também ganharam a explicação de que basta entregar o primeiro mês sem movimento.

O sistema agora sabe que algumas obrigações só são devidas quando alguma coisa acontece no mês. A DeSTDA, por exemplo, não precisa ser transmitida no mês em que a empresa não teve substituição tributária, diferencial de alíquota nem antecipação, e antes disso o sistema cobrava essa declaração de todas as empresas do Simples catarinense, todos os meses. Agora a condição aparece escrita ao lado da entrega, com o artigo da lei, e essas entregas deixam de entrar na cobrança automática. Elas continuam visíveis, e o painel ganhou um filtro para conferir todas de uma vez. No calendário, o botão de dispensar já abre com o motivo preenchido.

O sistema passa a guardar a lista do que o escritório já entregou a cada empresa, com a data que está impressa em cada papel, e ganha uma tela para consultar isso: Onboarding e Abertura, Documentos emitidos. Quando o texto de um documento é corrigido, dá para descobrir em dois cliques quais empresas ainda estão com a versão antiga e precisam receber a nova. Nas telas de Alvarás e licenças e de Acessos e credenciais, uma coluna nova mostra se aquele documento já foi entregue à empresa e quando, antes de alguém clicar em emitir. E a ficha do Procedimento interno passa a listar, no fim da página, tudo o que já saiu para aquela empresa.

O relatório de conciliação da Cadeira 2 passa a ser gerado pelo próprio sistema. Ele reúne as nove áreas do fechamento e diz, em cada uma, quem apurou (o sistema, uma pessoa, ou ninguém) e o que se achou, para que a área que ninguém conferiu não se pareça com a que foi conferida e estava certa. O rascunho sai com tarja, a versão revisada leva o nome de quem revisou, e o item "Relatório de conciliação gerado e revisado" do checklist deixa de ser marcado à mão.

A Régua de cobrança passa a avisar quando as cobranças aprovadas não saíram porque o servidor ainda não está configurado para enviar e-mail. Antes, elas ficavam com a mesma aparência das que estavam a caminho, e a única forma de descobrir era perguntar a quem cuida do sistema. O aviso diz quantas são, por que pararam e que nada foi marcado como enviado a ninguém.

O documento que a lei obriga o MEI a produzir todo mês é o relatório mensal das receitas brutas, preenchido até o dia 20 do mês seguinte, e ele não estava na lista que o sistema pede. A nota fiscal estava, como documento essencial, e essa era a inversão: a lei dispensa o MEI de emitir nota quando quem compra é pessoa física, que é justamente o cliente da maior parte dos MEIs. Agora o relatório entra na lista e a nota deixa de ser essencial, mas continua nela, porque é anexo do relatório e segue obrigatória quando quem compra é uma empresa. Junto vem o botão Conferir o catálogo, em Primeiros passos: ele mostra o que o catálogo da FFB ganhou desde que você instalou e traz o que falta, sem mexer no que você já tinha ajustado.

O sistema sabe conferir o cadastro das suas empresas contra o cadastro público e trazer o que está desatualizado, mas ligar isso sem saber o que vai acontecer é um salto no escuro quando se trata do cadastro dos seus clientes. Agora, em Clientes, na Configuração da carteira, você pede uma prévia: o sistema consulta e mostra quantas empresas seriam atualizadas, quantas ficariam com uma diferença para alguém decidir, e quais campos são esses. Nada é gravado nessa prévia. A mesma tela passa a dizer se a conferência está ligada e, quando não estiver funcionando, por quê, em vez de simplesmente não acontecer nada.

Hoje mais cedo quatro telas de IA e Automação foram acertadas para o tema claro, e ficou dito aqui que faltavam outras oito. Elas foram acertadas também, no mesmo dia: as treze telas do módulo agora funcionam nos dois temas. Onde havia texto que sumia no fundo branco, ou um bloco escuro no meio de uma página clara, agora existe o par de cores certo para cada tema. Nada mudou de lugar e nenhuma função mudou: é o mesmo texto e a mesma tela, na cor que dá para ler.

Quando a conta de quem entra ainda não está ligada a nenhuma contabilidade, a tela de Integrações não tem como responder nada, e até agora os cartões simplesmente vinham vazios. O problema é que vazio, nessa tela, normalmente é boa notícia: quer dizer que não há nada pendente. Dava para sair dali achando que estava tudo em dia quando havia trabalho esperando. Agora aparece um aviso no alto, uma única vez, explicando que a conta ainda não está ligada a uma contabilidade, que os números abaixo estão vazios por causa disso e não porque esteja tudo certo, e que quem resolve isso é o suporte que administra o sistema. Os botões também ficam parados enquanto isso não for resolvido, porque uma ação precisa saber em qual contabilidade vai escrever. Não há nada a fazer na tela, e nada do que aparece ali é defeito do escritório.

Ao montar o checklist da carteira, o sistema passa a olhar a atividade de cada empresa, e não só o regime tributário. Quem não comercializa mercadoria deixa de receber o pedido de inventário de estoque, e quem não vende no balcão deixa de receber o relatório de vendas do caixa. O sistema apenas RETIRA, e só quando tem certeza: empresa sem a atividade preenchida no cadastro continua recebendo a lista completa, porque não saber não é o mesmo que saber que não se aplica. A tela avisa quantos documentos ficaram de fora por esse motivo, e se o seu caso for diferente você acrescenta qualquer um deles no checklist daquela empresa.

Os documentos que o assistente monta e que saem do escritório para o cliente ficavam guardados para sempre: não havia prazo nenhum, e o único jeito de apagar um deles era apagar o escritório inteiro. Passa a haver política de guarda, com dois prazos, porque são dois documentos diferentes. O rascunho fica 90 dias, que é o tempo de refazer e conferir a competência seguinte; guardar além disso é acúmulo sem finalidade. A versão final fica 5 anos, acompanhando o período em que o Fisco ainda pode rever a apuração, e é essa obrigação que justifica a guarda longa. Os dois prazos são escolha do escritório, em IA e Automação, na tela Configuração, e antes de gravar a tela diz quantos arquivos a sua escolha antecipa. Duas coisas importam: nada é apagado agora, porque a contagem começa a valer a partir desta versão e não da data em que o documento foi criado, então você tem o prazo cheio para revisar o que já está guardado; e quando o arquivo sai do disco o registro dele continua, com o nome de quem revisou e a data, que é o que responde por você se o trabalho for questionado.

Alguns clientes do escritório são pessoas físicas, e pessoa física não tem CNPJ. Até agora o sistema tratava isso como cadastro incompleto: esses clientes apareciam todo dia na lista de empresas fora da conferência, no meio dos casos que precisam de conserto, e a orientação ali era preencher o CNPJ no sistema contábil, uma tarefa impossível de cumprir porque esse CNPJ não existe. Agora eles têm um grupo próprio, que diz com todas as letras que não há nada a corrigir, e a linha de cada um mostra qual é o documento e qual o número, do mesmo jeito que está no sistema contábil, para você conferir sem sair da tela. A ficha do cliente também melhorou: antes avisava apenas que o documento não era CNPJ, e agora diz o que ele é. Esses clientes continuam fora da conferência automática da Receita, e isso não mudou nem tem como mudar: a consulta pública da Receita é de CNPJ, e não existe consulta equivalente para CPF. O que mudou é que a tela explica isso, em vez de deixar parecendo pendência.

Quando alguém classifica uma movimentação na Cadeira 1 e deixa marcada a opção de guardar como regra da empresa, o sistema passa a classificar aquilo sozinho nos meses seguintes. Até agora não havia onde ver o que ele tinha aprendido, nem como corrigir uma regra errada. Agora há: em Contábil, Regras De/Para das empresas, ou pelo botão Regras desta empresa na aba da planilha financeira, você vê tudo o que foi aprendido, empresa por empresa. Ali dá para corrigir a conta de destino de uma regra, e os lançamentos do mês ainda aberto que ela tinha classificado são refeitos na hora, sem precisar voltar na planilha. O que uma pessoa classificou à mão não é tocado, e mês já entregue nunca é alterado. Também dá para apagar uma regra que não deveria existir, e a tela avisa que isso não desfaz o que já foi lançado. As regras paradas há mais de seis meses aparecem marcadas, porque costumam ser sobra do formato antigo do arquivo do cliente. E na aba da planilha, ao lado de Falta classificar, o sistema passa a dizer quantas movimentações vieram da regra e quantas foram classificadas por uma pessoa.

Quando um cliente que saiu pede a eliminação dos dados pessoais dele, o sistema apaga e emite um comprovante, e é esse papel que o escritório entrega a quem pediu. Duas coisas estavam erradas ali. A primeira: a limpeza não alcançava o e-mail e o telefone da ficha, nem as menções à pessoa nos textos escritos à mão durante o processo de saída, e agora alcança as duas coisas. A segunda: o comprovante explicava com o motivo errado por que certos dados continuam guardados, inclusive no caso em que o cliente é uma pessoa física e não uma empresa, que tem regra própria. Agora cada item que permanece vem com a razão certa ao lado. Na hora de apagar, a prévia passa a dizer o que sai da ficha e quantos textos serão reescritos, para ninguém confirmar às cegas.

Um posto de combustíveis entrega a EFD ICMS/IPI até o dia 14, e não no dia 20 como as demais empresas. O calendário não sabia disso: quem tinha um posto na carteira via a data errada, seis dias tarde, e precisava lembrar de conferir à mão. Agora o sistema aplica o prazo certo sozinho, e as entregas ainda em aberto dessas empresas passam a mostrar o dia 14. Entrega que já foi baixada não é alterada. As obrigações cujo prazo muda conforme o ramo da empresa ganharam uma aba própria no catálogo, onde o escritório pode cadastrar as exceções da praça dele. Como o prazo mudou, a EFD ICMS/IPI volta uma vez para a fila da Conferência do calendário, com o motivo à vista, para o escritório atestar a data nova. Escritório sem posto na carteira não sente nada.

Ao registrar o andamento de uma abertura de empresa, escrever um texto longo fazia a gravação falhar. Acontecia ao anotar a exigência que a Junta devolveu, o motivo de um indeferimento, a devolução de um processo pela diretoria ou o cancelamento de uma ficha: o texto ia para a linha do tempo do cliente, e o campo onde ele era guardado tinha um limite que a tela não avisava. Passando do limite, o sistema mostrava um erro e o andamento não era registrado, ou seja, o que a pessoa acabara de digitar não ficava guardado. Isso é o que mais doía no caso mais comum, porque uma exigência da Junta cita artigo, inciso e alínea e diz o que precisa ser refeito, e é justamente o texto que ninguém quer reescrever. Agora a linha do tempo registra o fato e diz onde ler o texto completo, e o teor vai inteiro para a esteira da ficha, que já o mostrava por extenso. O campo do motivo de cancelamento também deixou de ter limite. Nenhum texto que você já tinha guardado foi alterado.

Quatro assuntos do manual de Administração eram chamados por um nome que o menu não tinha, e quem procurasse a tela pelo nome do índice não a encontrava. Agora os dois falam a mesma língua. No menu mudou um item: Automações passou a se chamar Automações do escritório, porque havia duas telas chamadas Automações no sistema e o nome não dizia qual era qual. No índice do manual, três assuntos passaram a ser chamados como a tela se chama: Grupos de permissão, Dados do escritório e Meu acesso. O conteúdo das páginas continua o mesmo; o que mudou foi o nome pelo qual você as encontra.

Até agora esse número contava apenas as cobranças que esperavam a sua aprovação. Ele passa a contar tudo o que depende de uma pessoa, e a cor separa os casos: âmbar é a fila do dia, e vermelho quer dizer que há cobrança parada. Parada é diferente de atrasada: ou o envio falhou, ou a empresa está sem contato cadastrado para aquele aviso, e nos dois casos a mensagem não chegou a ninguém. Isso pesa mais do que parece, porque o sistema não tenta de novo sozinho: aquele degrau da sequência de avisos foi gasto, e o cliente continua sem receber até alguém olhar. Quando existe algo nessa situação, a própria tela de Cobranças mostra um aviso dizendo qual dos dois casos é, quantos são e o que fazer: a falha pede ler o motivo que ficou gravado, e a falta de contato pede cadastrar o contato da empresa. Quando não há nada parado, o aviso não aparece.

Quem trabalha com o tema claro encontrava, nas telas de IA e Automação, textos quase invisíveis e campos de busca com fundo preto no meio de uma página branca: as cores tinham sido escolhidas pensando apenas no tema escuro. Quatro telas foram acertadas, e são as que o escritório abre todo dia: Terminal, Conta de IA, Auditoria e Configuração. Nelas todo texto volta a ser legível nos dois temas, os campos de busca da Auditoria ficam claros quando a tela é clara, e os avisos coloridos continuam significando a mesma coisa, agora num tom que dá para ler sobre o branco. Nada mudou de lugar e nenhuma função mudou: é o mesmo texto, na cor certa. As outras oito telas do módulo ainda não foram acertadas e continuam com aparência escura quando o tema é claro.

O envio de documentos pelo cliente já existia no sistema, mas ligá-lo dependia de alguém com acesso ao servidor: o endereço do Drive, o usuário e a senha viviam num arquivo lá dentro. Isso mudou. Na tela de Integrações, no cartão Drive de documentos, existe agora a parte Endereço e credencial, e é ali que você informa por onde o sistema fala com o Drive e com qual usuário ele grava. Cada informação mostra de onde ela está vindo hoje, e você deixa em branco tudo o que quiser manter como está. Antes de guardar, o sistema conversa com o Drive e confere se ele responde e se o usuário e a senha são aceitos: se alguma coisa falhar, nada é alterado e o motivo aparece na tela. A senha é guardada cifrada e nunca mais aparece; para trocá-la, basta digitar outra. Junto vem a opção que o manual já prometia e que só existia no servidor: a caixa do mês pedir senha no link. Ela agora é uma escolha sua, em Preferências do escritório, com três respostas, e a de fábrica continua sendo seguir o que a FFB configurou. Trocar o endereço e a credencial é uma permissão à parte, concedida pessoa por pessoa, porque quem faz isso decide para onde vão os documentos dos clientes.

O relatório mensal ao cliente já era emitido pelo sistema, com o portão de aprovação que leva o rascunho a versão final com autor e data. O checklist de entrega da Cadeira 3 não enxergava esse trabalho, e alguém tinha de responder à mão dois itens sobre um relatório que o próprio sistema tinha acabado de produzir. Agora o checklist reconhece o que já existe: os itens do relatório passam a ser respondidos a partir do artefato emitido e aprovado, e a linha diz em que pé ele está. Continua sendo você quem conclui a competência, e o item que depende de julgamento continua esperando a sua resposta.

A régua de avisos de vencimento passa a ser escolhida por cada escritório, na tela Configuração da carteira. Até agora ela era 60, 30, 15, 7 e 1 dia para todo mundo e só mudava no servidor. Quem trabalha com certificado A3, que demora a sair, pode pedir o primeiro aviso com 90 dias; quem prefere menos lembretes pode tirar faixas da lista. Repare que as duas mudanças não têm o mesmo peso: acrescentar uma faixa faz você ser avisado mais cedo, e tirar faixas faz o sistema avisar menos vezes sobre um documento que vence, então é uma escolha que afrouxa a proteção e a tela diz isso na hora. Quem não mexer continua com as cinco faixas de sempre.

A leitura das notas fiscais que os clientes enviam para o Drive passa a ser ligada pelo próprio escritório, na tela de Configuração, sem depender da FFB. Antes de ligar, o sistema conta quantos arquivos ele vai passar a abrir, para você saber o tamanho do que está ligando. Ligar pede uma frase de confirmação; desligar é imediato. Isto vale para tudo o que foi publicado sobre notas fiscais nesta semana: a leitura dos XML, a nota cancelada que sai das somas, a separação entre o que a empresa emitiu e recebeu e a conferência da sequência de numeração. As outras atualizações dizem que a FFB liga no servidor, e a partir de agora quem liga é você.

Nasce a tela Clientes, Configuração da carteira, com três ajustes que até agora só mudavam com alguém mexendo no servidor: quantas empresas conferir na Receita por noite, a pausa entre uma consulta e a seguinte, e por quantos dias os dados pessoais de uma empresa que saiu continuam guardados antes de o sistema lembrar que eles esperam decisão. Cada número mostra de onde ele veio, e dá para devolvê-lo ao padrão do sistema quando quiser. Nada muda de valor no dia desta atualização: quem não mexer em nada continua exatamente com os números que já valiam.

A EFD ICMS/IPI de Santa Catarina passa a vencer sempre no dia 20, mesmo quando o dia 20 cai num sábado, domingo ou feriado. Antes o sistema puxava a data para o dia útil anterior, por segurança, e agora ele segue o que a Fazenda responde por escrito: prazo escrito como até o dia 20 não se prorroga nem se antecipa, porque o sistema que recebe o arquivo funciona todos os dias, sem parar. Quem paga guia continua tendo a data ajustada quando o banco não abre; quem só transmite arquivo, não. E fica um aviso na ficha da obrigação: posto de combustível entrega a EFD até o dia 14, e não até o dia 20, então confira essa data na mão se a sua carteira tem empresa desse ramo. Se alguém do seu escritório já tinha conferido essa obrigação, ela volta para a fila de conferência com o motivo escrito, porque a assinatura anterior atestou uma data que mudou.

O item Planilha financeira do cliente processada passa a não aceitar OK enquanto houver planilha lida e ainda não concluída na competência, e a linha do item diz o que falta: quantas movimentações estão sem conta contábil, ou qual diferença de saldo ninguém justificou. Isso vale para o escritório que ligou Deixar o sistema responder o que ele já mediu no checklist, no botão Automações do módulo. A conferência passa a valer desde o envio da planilha, e não só depois que alguém começa a classificar. A empresa que não manda planilha continua respondendo Não se aplica sem nenhuma cobrança, e para a movimentação que depende de o cliente dizer o que foi existe a resposta Divergência, que passa a empresa para a cadeira seguinte com a pendência escrita. Até aqui esse mesmo cuidado já existia para a fatura de cartão e não existia para a planilha, que é o documento que quase todo cliente manda.

A conferência automática lê o cadastro das empresas no seu sistema contábil e mantém a carteira em dia sozinha. Quando ela não consegue trazer alguma empresa por inteiro, essa empresa agora aparece na tela Empresas fora da conferência, no menu Integrações, com o motivo e o que fazer para resolver. As empresas vêm agrupadas pelo motivo, porque o conserto de cada caso é feito no mesmo lugar do seu sistema contábil, e assim você resolve todas de uma sentada. O número também aparece no cartão da conferência, na tela Conexões, junto dos outros números da última leitura. Isso importa na hora de fechar o mês: é o município da empresa que diz quais obrigações da cidade ela tem e quais feriados locais adiam um vencimento, e empresa que fica de fora entra sem essa informação. Assim que você corrigir o cadastro no sistema contábil, a próxima conferência traz a empresa completa e ela sai da lista sozinha, sem que você precise fazer nada aqui.

O termo de entrega de acervo passa a separar o que ficou pendente em dois blocos. As Ressalvas continuam sendo os itens obrigatórios que não foram entregues ou revogados, com a cláusula forte de sempre. O que ficou pendente e não impede o encerramento vai para um bloco próprio, com cláusula dizendo que não é declaração de descumprimento. Antes os dois saíam juntos, e o escritório assinava declarando não ter entregue documentos que podiam ter sido combinados. Os termos que já foram assinados continuam exatamente como estão, porque documento assinado não muda: a separação vale para os que forem emitidos daqui em diante.

Na aba Sócios da ficha de abertura, no alto de cada sócio você escolhe entre pessoa física e pessoa jurídica, e os campos mudam conforme a escolha: de uma empresa sócia o contrato precisa da razão social, do CNPJ, da nacionalidade, do endereço da sede e de quem a representa. Antes só cabia pessoa física, e uma holding entrava com os campos de pessoa física em branco. O regime de bens deixou de ser digitado e virou uma lista com os cinco regimes do Código Civil, porque separação convencional e separação obrigatória são chamadas as duas de separação de bens e só a segunda impede que os cônjuges sejam sócios da mesma empresa. Com isso a conferência da ficha passa a apontar, com nome e regime, quando dois sócios são casados entre si num regime que o artigo 977 do Código Civil não permite, o que levaria o registro a ser indeferido. Para isso, informe o nome e o CPF do cônjuge de quem é casado. Nas fichas antigas, o regime que estava escrito à mão foi convertido quando era claro; quando era ambíguo, o texto foi mantido como você escreveu e a ficha pede que você escolha na lista.

A cobrança de documentos passa a sempre dizer ao cliente como enviar o que está sendo pedido. Quando o mês tem uma caixa de envio aberta, a mensagem leva o endereço; quando não tem, ela pede para o cliente responder anexando os arquivos. Antes, nesse segundo caso, a mensagem saía sem falar de envio, e o cliente recebia um pedido de documentos sem saber para onde mandar. Na lista de Cobranças, a coluna Como o cliente envia mostra qual dos dois caminhos cada mensagem usou. Se ela disser respondendo a mensagem em um mês que deveria ter caixa de envio, vale conferir a caixa daquela competência antes da próxima remessa: o texto está correto, mas o cliente vai mandar por e-mail o que iria para o Drive.

O aviso por e-mail da madrugada passa a incluir os acessos que acabaram e ainda não foram substituídos, num bloco próprio antes da lista de prazos, e o assunto do e-mail diz com todas as letras que há empresa sem acesso. Esse aviso sai uma vez por encerramento: ele não repete todos os dias, e volta a sair se o item for reaberto e encerrado de novo. Se num dia não houver nenhum prazo a vencer, o e-mail chega só com esse bloco, sem a tabela de prazos, e isso é o esperado e não um envio incompleto.

Esta atualização faz parte da preparação que começou nesta semana e nasce desligada: para valer num escritório, a FFB liga a leitura no servidor e acompanha a primeira rodada. O que ela traz: o sistema passa a conferir a sequência das notas que cada empresa emitiu e a mostrar quais números não chegaram. Quando o cliente envia também os arquivos de inutilização de numeração, o sistema separa o que faltou do que ele declarou que não usaria; enquanto esses arquivos não chegam, os números aparecem como a conferir, e não como falta. Essa diferença importa: falta é coisa para perguntar ao cliente, a conferir é coisa que ainda pode chegar. Nota cancelada continua contando como número usado, porque ela existiu.

As parcelas de parcelamento passam a aparecer no calendário e no painel de entregas, junto com as outras guias do mês. Se a empresa tem um parcelamento cadastrado na ficha dela, na aba de parcelamentos, com o próximo vencimento preenchido, a parcela daquele mês entra sozinha, com o valor e a data, e vai para o setor que consegue emitir a guia: tributo fica com o fiscal, FGTS e previdenciário com quem cuida da folha. Se você não vir parcela nenhuma no calendário, é porque ainda não há parcelamento cadastrado com próximo vencimento, e é ali que se começa. E a linha diz o quanto aquele parcelamento está perto de romper, somando as parcelas que já estavam em atraso quando o escritório assumiu a empresa com as que venceram depois disso. Três parcelas em atraso rescindem o acordo e devolvem o saldo inteiro com as multas, então esse número é o que decide se alguém precisa correr hoje.

Na aba Habilitações e prazos da ficha do cliente, agora dá para registrar que um certificado digital, uma procuração ou um alvará deixou de valer antes do prazo, dizendo o que aconteceu e desde quando. Quando o documento foi trocado por outro, o novo passa a ser o acompanhado e o anterior fica no histórico da empresa, provando o período em que valeu. Quando ele foi cancelado ou revogado e não há outro no lugar, a empresa continua aparecendo na tela de Vencimentos como acesso encerrado, até alguém registrar o documento que entrou no lugar. Você vai notar que a chave Ativo saiu do formulário: encerrar passou a ser uma ação, com motivo e data, e não uma chave que se desliga sem deixar rastro. A coluna Situação mostra o estado no lugar do antigo ícone.

Quem administra o escritório não conseguia mudar por quanto tempo o convite de primeiro acesso da equipe continua valendo: o prazo era o mesmo em todos os escritórios e só mudava com acesso ao servidor. Agora ele é decidido em Administração, Acesso da equipe, de 1 a 30 dias, e vale para os convites enviados a partir dali. Aumentar o prazo pede uma confirmação escrita, porque um link que vive mais tempo é um link que vaza melhor; encurtar é um clique. Quem não mexer em nada continua com o prazo que já valia, e os convites que já foram enviados não mudam de validade.

A tela de Integrações passa a mostrar, logo no alto, como está cada conexão que o escritório já ligou: a leitura do sistema contábil, o drive de documentos, o WhatsApp, a conferência do CNPJ e as demais. De cada uma você vê o estado, desde quando ela está assim, o que está acontecendo e onde se resolve, com as que pedem atenção em primeiro lugar. Se o escritório ainda não cadastrou um servidor de e-mail, a tela avisa que esses alertas não estão saindo por e-mail e que ali é o único lugar onde eles aparecem. Junto vem um quadro novo, que aparece só quando existe alguma coisa para decidir: quando o mesmo CNPJ está em mais de um cadastro no sistema contábil, ele mostra os cadastros lado a lado, com quantos lançamentos cada um tem e até que data foi escriturado, e diz qual deles a ficha do cliente está lendo hoje. Se ela estiver lendo o que parou, um botão passa aquele cliente para o cadastro escriturado, e essa troca não cria cliente novo nem apaga nada: é a mesma ficha, com os mesmos documentos e as mesmas obrigações, que passa a ser lida pelo cadastro certo. Antes essa correção dependia de um pedido à FFB. A troca é de um cliente por vez, de propósito, porque vale conferir o livro dos dois antes de escolher.

Até agora o sistema parava de cobrar todo documento atrasado há mais de 45 dias, e esse número só podia ser mudado no servidor. Agora ele fica na própria tela de Cobranças, no botão Corte da cobrança, e aceita de 1 a 365 dias. Quem não mexer em nada continua com os mesmos 45 dias de sempre: o padrão de fábrica não mudou, e nenhum escritório muda de comportamento no dia desta atualização. Quem precisa continuar cobrando, e principalmente formalizando por escrito, o documento que não chega há meses passa a conseguir; e quem prefere que a cobrança automática fale só do mês corrente também.

Esta atualização faz parte da preparação que começou nesta semana e nasce desligada: para valer num escritório, a FFB liga a leitura no servidor e acompanha a primeira rodada. O que ela traz: as notas fiscais que chegaram de cada empresa passam a ter uma tela própria, mês a mês, separando o que a empresa emitiu do que ela recebeu, com o valor somado de cada lado. É a primeira vez que o resultado dessa leitura aparece fora do relatório da rotina da madrugada. A tela avisa quando um documento está na pasta de outra empresa e quando falta o CNPJ da empresa no cadastro para dizer de que lado ela está, e nos dois casos o conserto é fora do sistema: mover o arquivo no Drive, ou completar o cadastro do cliente. A lista pode ser baixada em planilha, e você também pode perguntar isso ao assistente.

A declaração de dispensa de licenciamento passa a relacionar todas as atividades da empresa, a principal e as secundárias, e a marcar qual delas sustentou a classificação de risco. Antes ela citava apenas a atividade principal, e isso não sustentava a conclusão: a dispensa é do estabelecimento inteiro, e quem decide o rito é a atividade de maior risco, que muitas vezes é uma secundária. A declaração também passa a avisar quando a atividade analisada não está mais no cadastro, e deixa de ser emitida para empresa sem nenhuma atividade registrada, caso em que a tela explica o que falta em vez de esconder o botão. Se você emitiu declarações antes desta atualização, vale reemitir as dos clientes que ainda podem precisar apresentá-las: a folha antiga cita só a atividade principal, e ela já saiu das nossas mãos. O termo de custódia de acessos passa a relacionar tudo o que o escritório guarda da empresa, somando os acessos obtidos na abertura aos que já estavam no cadastro dela, com uma coluna dizendo de onde veio cada um. Antes ele mostrava apenas os acessos obtidos pela esteira do onboarding, e a empresa que chegou transferida de outro contador assinava um termo com menos acessos do que o escritório de fato guardava.

Santa Catarina está extinguindo a DIME por adesão individual, e o prazo para aderir vai até 30 de setembro de 2026. Quando a empresa assina o termo, o escritório registra a data, o protocolo e o motivo, e o calendário para de cobrar a DIME a partir da competência certa. Preste atenção nesta parte, porque é onde se erra: a dispensa vale do mês seguinte ao da assinatura, então uma adesão assinada em setembro não dispensa a DIME de setembro, que vence em 10 de outubro e continua devida. A adesão é irretratável, e por isso a tela não desfaz: se o registro estiver errado, você o corrige, e a linha fica marcada em vez de desaparecer. Junto entrou no calendário a EFD ICMS/IPI, que é a declaração que passa a valer no lugar da DIME. Ela vence no dia 20 e é devida de toda empresa do regime normal em Santa Catarina, tenha aderido ou não, e até agora ela não existia no sistema: se você tem cliente catarinense no regime normal, ela vai aparecer no calendário dele mesmo que nada tenha sido feito nessa empresa, porque sempre foi devida e estava faltando. E nasceu a tela Dispensas justificadas, em Obrigações, onde dá para ver num lugar só tudo o que foi dispensado na carteira, por qual motivo e desde quando.

A planilha financeira, o relatório de pagamento em lote e a fatura de cartão que o cliente manda passam a ter o botão Abrir o arquivo, na própria linha em que aparecem. É o que responde à pergunta que surge quando a conferência volta com dúvida sobre um valor: de onde veio este lançamento. Quem já enxerga na tela os lançamentos extraídos do documento pode abrir o original, e cada abertura fica registrada na auditoria com quem abriu e quando, porque o documento é de um cliente do escritório. No lote que ainda não recebeu o relatório o botão não aparece, porque ali não existe arquivo. E o prazo de guarda que a tela sempre mostrou passa a valer de verdade: toda madrugada o sistema retira do servidor os arquivos cujo prazo venceu, usando o prazo que o próprio escritório configurou. Sai apenas o arquivo. O registro do que foi lido dele continua inteiro, com o valor, a data, quem processou e a classificação de cada lançamento, e a coluna Guardada até passa a mostrar a data em que o arquivo foi descartado. Guardar esses documentos pelo prazo é obrigação legal do escritório; guardar para sempre não é.

Esta atualização continua a preparação que começou ontem e nasce desligada pelo mesmo motivo: para valer num escritório, a FFB liga a leitura no servidor e acompanha a primeira rodada. Enquanto ela não estiver ligada, nada muda para você. O que ela traz: quando o cliente envia no Drive o arquivo em que a Receita registra o cancelamento de uma nota, o sistema passa a saber que aquela nota foi cancelada e deixa de somar o valor dela, porque nota cancelada não é receita e não é escriturada. A nota não desaparece: a linha dela continua na lista, com a marca de cancelada e a data em que o cancelamento foi registrado, para você conseguir mostrar o que aconteceu com ela se alguém perguntar. São dois arquivos parecidos e eles não valem a mesma coisa: o pedido de cancelamento que o sistema do cliente gerou não cancela nada sozinho, e quando só ele chega o sistema mantém a nota valendo e diz isso no relatório da rotina que roda de madrugada. Nesse mesmo relatório saem, em separado, os cancelamentos que a Receita recusou, porque aí quem precisa saber é o cliente, que acha que cancelou. A carta de correção e a manifestação do destinatário também passam a ser guardadas. O resultado dessa leitura continua aparecendo somente nesse relatório.

No termo que o cliente assina quando a empresa vem de outro contador, o bloco de Ressalvas passa a trazer somente os documentos necessários que não vieram, que são os que impedem o escritório de assumir o trabalho com segurança. Os desejáveis que não vieram, como alvará sanitário, ficha CIAP ou cartões ponto, saem logo abaixo, num bloco próprio chamado Outros documentos não entregues, e esse bloco só aparece quando existe algum. Antes os dois entravam misturados na mesma lista e com o mesmo peso. Havia um detalhe que agravava isso: o sistema só pede a explicação do que foi apurado quando o documento é necessário, então o desejável chegava à ressalva sem uma linha escrita ao lado, e não por descuido de quem conferiu. A relação completa dos documentos, acima no termo, continua exatamente como era: todos aparecem, cada um com a sua situação, e nada deixa de ser registrado. O que muda é o peso de cada falta, e é isso que o cliente assina.

Depois que a ficha de abertura é conferida, os dados coletados passam a ficar em somente leitura: sócios, capital, atividades, imóvel, licenciamento e documentos. O manual já dizia que era assim, e a tela cumpria isso em algumas portas e não em outras, então ainda era possível salvar um sócio novo, mudar o capital ou trocar uma atividade numa ficha já conferida, e o nome de quem conferiu continuava ali como se tivesse visto aquilo. E é dessa ficha que sai o contrato social. Para mudar alguma coisa, use Voltar para coleta na lista de fichas: ela destrava a ficha e apaga a conferência, deixando claro que aquilo precisa ser conferido de novo. A aba Registro continua editável, porque CNPJ, NIRE, inscrições e a opção pelo Simples são preenchidos depois da conferência, que é o rito normal. Junto vem outra correção, na tela de Acessos e credenciais: quando uma licença é substituída porque a anterior não valia mais, a validade nova que você informa ao concluir passa a ser comparada com a que está no cadastro do cliente, e a diferença aparece na aba Divergentes do cadastro, com as duas datas escritas. Antes a tela mostrava sucesso e o aviso de renovação continuava saindo pela data antiga, sem ninguém perceber. A correção da data no cadastro continua sendo feita à mão em Carteira 360, na aba Habilitações e prazos.

A tela de Consumo estimava o custo do assistente por uma tabela de preços que ficou desatualizada e, no modelo usado por padrão, apontava cerca de cinquenta por cento a mais do que a conta real. O efeito não era só um número maior na tela: o limite de gasto por hora e o teto do mês leem essa mesma estimativa, então o assistente era pausado antes da hora, dizendo que o limite tinha sido atingido quando ainda havia um terço da hora pela frente. Agora a tabela de preços vale por data. Preço anunciado para o futuro entra com o dia em que começa a valer e não altera um centavo do que é calculado hoje, e a tela passa a avisar em dois casos que antes ninguém via: quando um preço novo está para entrar em vigor, e quando algum passou a valer depois da última conferência, que é o caso em que a revisão é para hoje e não para daqui a três meses. Os atendimentos registrados entre 22 de agosto e 2 de setembro continuam no extrato com o valor da tabela anterior, e a própria tela declara isso enquanto houver atendimento desse período na lista. Nada foi cobrado a mais de ninguém: esse número é uma estimativa de custo do escritório, e não uma cobrança.

Esta atualização é uma preparação e nasce desligada: para começar a valer num escritório, a FFB liga a leitura no servidor e acompanha a primeira rodada. Enquanto ela não estiver ligada, nada muda para você. O que ela traz: até agora a esteira que abastece o assistente lia documentos de texto e planilhas e passava direto pelas notas fiscais eletrônicas, que num acervo real de cinco anos são o segundo tipo de arquivo mais enviado pelos clientes. Agora a nota fiscal eletrônica e o conhecimento de transporte enviados no Drive passam a ser lidos como informação, e não como texto: a chave, o emitente, o destinatário, a data e o valor. Vale também para as notas que chegam compactadas num arquivo só, que antes nem eram abertas. A mesma nota enviada duas vezes, solta e dentro do compactado, conta uma vez só. Por enquanto o resultado dessa leitura aparece apenas no relatório da rotina que roda de madrugada, e é por isso que o assistente ainda não responde perguntas sobre o conteúdo de uma nota: as telas que vão usar esses dados vêm nas próximas atualizações.

A lei do Simples Nacional lista atividades que não podem estar nesse regime, seja qual for o tamanho da empresa ou quem são os sócios, e até agora o sistema não olhava isso: as conferências da ficha analisavam o quadro societário, e não o que a empresa faz. O sistema passa a trazer a lista oficial da Receita, com 123 atividades, e a avisar na ficha quando a atividade da empresa aparece nela. O aviso distingue dois casos, como a própria Receita faz: a atividade que impede o Simples, e a atividade que pode impedir conforme o que a empresa exerce de fato, que é um caso para o contador olhar e decidir. Quando a atividade não está na lista, nenhum aviso aparece. A lista fica visível em Clientes, na tela Atividades que impedem o Simples, e o escritório pode cadastrar as próprias linhas quando discordar da nossa ou quando a norma mudar antes de a FFB atualizar. Isso importa porque empresa que está no Simples exercendo atividade vedada é excluída do regime pela Receita, e a exclusão vale desde o começo da opção, obrigando a refazer a apuração de todo o período.

Quando alguém daqui assume a data de uma obrigação, isso vale para as empresas deste escritório, e outro escritório que use o sistema continua vendo aquela obrigação como pendente, porque quem responde pelo prazo perante o cliente dele é ele. Antes a conferência ficava gravada na própria obrigação, então conferir num escritório apagava o aviso nos outros. O Catálogo de obrigações ganhou também o campo Meses em que ela é devida, para as obrigações trimestrais e anuais que só valem em alguns meses do ano, como uma taxa municipal cobrada uma vez por ano. E a tela de Rotinas automáticas passou a mostrar quando a cascata entre setores rodou pela última vez, com aviso em destaque se ela estiver ligada e nunca tiver rodado.

Se alguma tabela nacional aparecia para você como já conferida sem que ninguém da sua equipe a tivesse conferido, ela volta a aparecer como pendente, e isso é o comportamento certo. As tabelas nacionais, como as do IRRF e do INSS, são as mesmas para todos os escritórios atendidos pela FFB, e até agora a conferência ficava gravada na própria tabela: quando um escritório conferia, o aviso sumia para todos os outros, e o nome de quem conferiu aparecia para quem não conhecia aquela pessoa. Agora o atestado é seu: quem responde pelo imposto calculado perante o seu cliente é você, então conferir é um ato da sua equipe, com o nome de alguém da sua equipe e a sua data. As conferências que a sua equipe já tinha feito foram preservadas e continuam lá. E quando a FFB corrige o valor de uma tabela publicada, a conferência cai para todos os escritórios, porque quem conferiu antes olhou para outro número.

Lançamento em mês já encerrado e balancete que não fecha mudam o resultado da empresa, e até agora só apareciam para quem entrasse na tela de Integrações. Agora um número vermelho ao lado de Integrações no menu mostra quantos esperam conferência, de qualquer tela do sistema, e ele some sozinho quando o último for conferido.

Na primeira conferência de um escritório, ela passa a olhar do dia da ligação em diante: lançamento apagado em anos anteriores é histórico, e não pendência de hoje. Antes, a primeira rodada lia todo o passado do sistema contábil e enchia a fila de achados que ninguém tinha como resolver. Os itens que tinham sido criados assim foram baixados como acervo, com essa explicação escrita em cada um, e continuam visíveis no filtro de conferidos.

Até agora, quando alguém clicava em Assumir numa empresa que já estava com outra pessoa, o sistema trocava o responsável sem avisar ninguém. Agora ele recusa e diz com quem a empresa está. Para passar uma competência de uma pessoa para outra existe o botão Reatribuir, disponível para quem coordena o fechamento, que registra quem passou para quem e não reinicia o prazo da cadeira. E o começo do mês ficou mais rápido: dá para marcar várias empresas e assumir todas de uma vez, com o sistema dizendo quantas foram, quantas já eram suas e quais ficaram de fora, com o motivo.

A conferência da Cadeira 2 sempre disse, na tela, com que critério ela rodou: título em aberto há mais de tantos dias, acima de tanto, lendo tantos meses de razão. Agora esses quatro números podem ser mudados pelo escritório, na própria tela onde eles aparecem. Serve para a carteira que vende a prazo longo, em que sessenta dias em aberto é o normal e não uma pendência, e para a empresa com plano de contas grande, em que vale a pena conferir mais contas por vez. O que você mudar vale das próximas conferências em diante: as que já foram feitas continuam registradas com a régua da época.

Até agora o sistema só montava as cobranças de manhã, uma vez por dia útil. Isso resolve o dia a dia, mas criava uma espera esquisita em dois momentos: no dia em que o escritório liga a cobrança automática pela primeira vez, e no dia em que alguém marca vários documentos como não entregues e quer cobrar na hora. Nos dois casos a tela ficava vazia, e não havia como saber se era porque não havia o que cobrar ou porque a rodada ainda não tinha chegado. Agora existe o botão Preparar cobranças agora, no alto da tela de Cobranças. Ao clicar, abre uma janela dizendo quantas cobranças sairiam, quantos documentos elas cobrem, quantas empresas ficam de fora por não ter contato cadastrado e quantos documentos ficam de fora pelo corte dos quarenta e cinco dias. Esses números não são estimativa: o sistema roda a régua de verdade para calcular e desfaz tudo em seguida, então o que a janela promete é o que o botão faz. Você pode fechar a janela sem confirmar, e nada é gravado. Confirmar também não envia nada: as cobranças preparadas entram na lista da própria tela esperando a sua aprovação, uma a uma ou em lote, como sempre foi. E clicar de novo não duplica cobrança.

Se alguém já trocou a empresa ou o tipo de um acesso que estava concluído, vale abrir a aba Divergentes do cadastro, que esta atualização traz: ela mostra os casos antigos em que o acesso e o cadastro do cliente não batem, e cada um deles é um vencimento que não está sendo acompanhado. A tela de Acessos e credenciais passa a proteger essa ligação: depois que um acesso é concluído e levado ao cadastro, a empresa e o tipo dele ficam bloqueados na edição, com o aviso explicando por que e o que fazer no lugar, que é cancelar aquele acesso com o motivo escrito e abrir outro. Antes, trocar um desses dois campos fazia o cadastro do cliente apontar para outra coisa, e o vencimento daquele acesso deixava de ser acompanhado sem ninguém perceber.

Cada setor ganha uma caixa que escolhe de uma vez todos os documentos dele que ainda não têm resposta, e você desmarca os que não vieram antes de confirmar. Antes de gravar, o sistema mostra quantos vão ser marcados e avisa se algum já tem resposta de outra pessoa, que nesse caso não é alterado. Documento que não veio continua sendo marcado um a um, porque cada um precisa da própria explicação, e é ela que sai no termo de recebimento.

Os perfis de acesso que já vêm prontos com o sistema eram reconhecidos pelo nome. Se alguém renomeasse um deles, a atualização seguinte não o encontrava e criava outro perfil com o nome antigo ao lado, deixando o escritório com dois perfis parecidos e sem saber qual dos dois vale. Agora cada perfil de fábrica tem uma identidade própria que não depende do nome, então você pode renomeá-lo à vontade: ele continua sendo reconhecido e continua recebendo as permissões novas a cada atualização. 🔴 Uma atenção para quem já renomeou algum perfil de fábrica antes desta atualização: ele não é reconhecido automaticamente, porque o sistema não tem como adivinhar de qual modelo ele veio, e por isso deixa de receber as permissões novas. Ele não é apagado nem alterado, e o próprio sistema passa a informar quais perfis estão nessa situação quando os perfis prontos são instalados. Se algum aparecer, o caminho é instalar o perfil pronto correspondente e conferir quem deve usar cada um. E os perfis que você mesmo criou nunca foram afetados por nada disso.

As compras no cartão de crédito da empresa passam a entrar pela própria esteira. Você envia a fatura, em PDF do aplicativo do banco ou no arquivo da operadora, e o sistema lê cada compra com a data, o lugar e o valor, já classificando o que aprendeu nos meses anteriores. As despesas entram no mês em que a compra foi feita, e não no mês em que a fatura é paga, que é o que faz o resultado de cada mês ficar certo. Compra parcelada é reconhecida: o sistema mostra quanto ainda falta vencer nos próximos meses e, quando a parcela seguinte chega, ela já vem com a conta que você escolheu. No fim, ele mostra o lançamento pronto e, quando o pagamento sair da conta corrente, confere se o valor bate com a fatura que foi lida.

A ficha da empresa foi ganhando botões novos a cada melhoria do sistema, e chegou a doze no alto da tela. Em telas de notebook eles não cabiam todos, e os últimos simplesmente não apareciam, sem nenhum aviso de que estavam ali. O Editar era um dos que sumiam. Agora ficam à vista os quatro do dia a dia, que são Editar, Alterar situação, Alterar regime tributário e Conferir na Receita, e os demais passam a ficar reunidos em um botão chamado Mais ações. Nada foi removido: tudo o que existia continua existindo, e agora dá para alcançar em qualquer tamanho de tela. A ação de apagar dados pessoais também passou para lá, de propósito, porque ela não tem volta e não deve ficar ao lado dos botões de uso diário.

A leitura do sistema contábil já prometia manter os estabelecimentos de cada empresa em dia, e uma falha interna impedia que isso acontecesse: os dados estavam parados desde vinte de agosto, sem o CNAE e sem o código do município de cada unidade. Agora a atualização acontece a cada conferência, e o código do município é o que permite ao calendário de obrigações acertar o feriado local e a obrigação municipal da filial. A tela de Conexões também passa a avisar quando o assistente não alcança a pasta em que os documentos dos clientes são guardados. Essa é a única falha em que tudo parece funcionar: o documento chega, fica guardado e pode ser aberto normalmente, mas não aparece nas respostas do assistente, e sem o aviso ninguém tinha como saber por quê.

As ações que você usa todo dia continuam à mão e as de exceção passaram a ficar reunidas num menu, de modo que nenhuma fica mais escondida na borda da tela, cortada, como acontecia quando a barra enchia. E a coluna Vale até deixa de pedir uma data para acessos que ainda nem foram obtidos: enquanto o trabalho está em aberto ela mostra quando concluir, e guarda o aviso vermelho para o caso em que a data realmente falta. Antes ela cobrava a validade de uma licença que ninguém tinha tirado ainda, e um aviso que aparece quando não há nada a fazer ensina a equipe a ignorar o aviso.

Na Conferência do calendário as datas passam a ficar em dois blocos: as que a FFB já leu na norma, em que a sua conferência é uma revisão, e as que ninguém leu, em que a sua é a única leitura que vai existir. Nestas o sistema escreve o que exatamente falta conferir, para você começar de onde a casa parou em vez de refazer tudo. No Catálogo, a coluna Leitura da FFB e o filtro Só as que a FFB não leu mostram isso a qualquer momento. E a cópia que o seu escritório faz de uma obrigação de fábrica avisa, na própria ficha, que a leitura da FFB valia para a linha original e não para a cópia.

A tela Administração e depois Trilha de auditoria ganhou o botão Exportar em CSV. Sai o que está na tela, respeitando os filtros de período e de tipo de ação, e o arquivo abre direto no Excel com a acentuação correta. Ver e exportar continuam sendo permissões separadas: quem não tem a de exportar segue enxergando a tela, e o botão não aparece para ela. A exportação fica registrada na própria trilha, com quem exportou, quantos registros saíram e de que período.

A cobrança automática tem um corte que existe desde o começo e que ninguém via: documento atrasado há mais de quarenta e cinco dias não vira mensagem para o cliente. Ele existe para que ligar a rotina numa carteira com meses em aberto não despeje, de uma vez, a cobrança de tudo o que ninguém marcou desde que a carteira existe. O sistema já contava quantos documentos ficavam de fora, mas esse número só aparecia no registro técnico do servidor, que ninguém do escritório lê. Agora, quando existir documento nessa situação, a tela de Cobranças mostra um aviso no alto dizendo quantos são e o que acontece com eles. Quando não existir, não aparece aviso nenhum, e esse é o caso normal de quem está com o mês em dia. A tela de Automações também mudou: onde estava escrito que documento atrasado há muito tempo não vira cobrança, agora está escrito o prazo exato, porque é nessa tela que o escritório autoriza o sistema a falar com os clientes dele, e autorizar sem saber o corte não é autorizar de verdade. O documento antigo não some: continua na Coleta do mês e continua contando para o fechamento. O que ele não faz é gerar mensagem sozinho.

Quando a empresa era cadastrada à mão e só depois vinculada ao sistema contábil, alguns campos que estavam em branco nunca eram preenchidos pela conferência automática: razão social, data de abertura e natureza jurídica. Em vez de receber o dado, a empresa ganhava um apontamento de divergência na tela de Integrações, dizendo que os dois sistemas discordavam, quando na verdade um deles não tinha dito nada. O sistema passa a preencher o campo vazio com o que vem do sistema contábil, e a reservar o apontamento de divergência para quando os dois lados realmente tiverem valores diferentes. Os apontamentos falsos que já estavam abertos se encerram sozinhos na conferência seguinte. A regra de quem manda em cada campo não mudou: o que a Receita registra continua sendo dela, e nada que já esteja preenchido é trocado sem decisão de uma pessoa.

A EIRELI deixou de existir com a Lei 14.195 de 2021, que transformou todas elas em sociedade limitada unipessoal automaticamente, sem precisar alterar o contrato social. Empresas que continuam cadastradas com a natureza antiga passam a mostrar um aviso na ficha, explicando que a mudança já aconteceu por lei e que não há nada a fazer na Junta Comercial. Resolve-se com a ação Conferir na Receita, que traz a natureza atualizada do cadastro público. Vale avisar quem cuida do cadastro no sistema contábil do escritório, porque enquanto a natureza continuar antiga lá as conferências seguintes vão apontar a diferença entre os dois sistemas.

O bloco O que falta neste cadastro, na ficha da empresa, e o filtro Falta no cadastro, na lista da carteira, ganharam o CNPJ. Ele tinha ficado de fora até agora por um motivo justo: parte da carteira é de pessoa física, que legitimamente não tem CNPJ, e apontar todas as empresas sem o número criaria um aviso que nunca chegaria a zero. Com o código oficial da natureza jurídica isso deixou de ser um problema, porque o código diz a que grupo a empresa pertence, e apenas o grupo de pessoas físicas não tem CNPJ. Agora a lista aponta somente quem deveria ter o número e não tem, e o aviso pode ser zerado. Quando o sistema ainda não sabe a natureza jurídica da empresa, ele também não cobra: não saber é diferente de saber que não precisa.

A natureza jurídica das empresas era guardada apenas como texto, e cada fonte a escreve de um jeito: o sistema contábil manda a redação antiga e a consulta ao cadastro público manda a atual. O resultado é que a maior parte das fichas mostrava nomes que a classificação oficial já aposentou, sendo o caso mais comum a limitada, que aparecia como sociedade por quotas de responsabilidade limitada quando hoje se chama sociedade empresária limitada. O sistema passa a guardar também o código oficial da natureza jurídica, que é o mesmo nas duas fontes e não muda de redação com o tempo, e a ficha passa a mostrar a denominação em vigor com o código logo abaixo, no formato em que ele aparece na certidão. Quando as duas fontes discordam sobre a natureza de uma empresa, vale a do cadastro público, que é quem a registra.

Quando a empresa paga várias contas de uma vez pelo banco, o extrato mostra um valor só, com uma descrição genérica e sem dizer a quem se pagou. Até agora o sistema sabia apontar esse valor parado numa conta de espera e cobrar uma explicação, mas não tinha como resolver: a única saída era marcar divergência e escrever a composição em texto livre. Agora o caminho existe inteiro. Você registra o pagamento a partir do próprio débito do extrato, marca o dia em que pediu a relação ao cliente e o sistema passa a contar há quantos dias ela está sendo esperada. Quando o arquivo chega, ele é lido pelo mesmo motor da planilha financeira, e antes de confirmar a tela diz quantos pagamentos foram encontrados e se a soma deles fecha com o valor que saiu do banco. Quando não fecha, o lote não pode ser concluído sem que alguém responsável assine embaixo da diferença, porque isso significa que falta pagamento na relação ou sobra lançamento no extrato. Cada pagamento é classificado por beneficiário, com as regras de conta que o escritório ensinou nos meses anteriores sendo aplicadas sozinhas, e o mesmo relatório enviado duas vezes no mesmo mês é recusado, para que os pagamentos não contem em dobro. No fim, o botão Ver o lançamento mostra os débitos já agrupados por conta contábil de um lado e a conta de espera do outro, que é o lançamento pronto para tirar o valor de lá.

Os certificados digitais e alvarás que a equipe já obteve para o cliente nem sempre foram parar no cadastro de Vencimentos, e enquanto ficam de fora ninguém é avisado quando eles vencem: nem o painel de Vencimentos nem o aviso diário enxergam esses acessos. Em Acessos e credenciais existe agora uma aba que mostra exatamente quais são, com o número deles ao lado do nome. Um botão leva todos de uma vez para o cadastro, mostrando antes o que vai acontecer, e dizendo na tela o nome de cada um que não puder ir e por quê. Quando não há nenhum, a aba diz que tudo o que a equipe obteve está sendo vigiado. A mesma tela passou a registrar quando uma providência está parada esperando resposta de fora: o que se espera, de quem e desde quando, com a contagem de dias à vista. Antes elas ficavam como A providenciar e se confundiam com o que ninguém tinha começado, e quem filtrava por Em andamento recebia lista vazia sempre. Por fim, os botões de conferir a ficha de abertura e de voltar para coleta saíram de dentro da ficha e passaram para a lista de fichas, para que quem responde pelo societário possa conferir sem precisar da permissão de alterar a coleta.

A Conta de IA passa a ter um terceiro limite: quantas mensagens por minuto uma mesma pessoa pode enviar ao assistente. Ele protege coisa diferente dos dois freios de gasto que já existiam. Aqueles protegem a conta do escritório; este protege a vez da equipe. Todo mundo conversa pela mesma chave do provedor, então uma pessoa mandando mensagens em rajada faz o provedor recusar respostas de todos os colegas ao mesmo tempo. O padrão continua sendo dez mensagens por minuto, o mesmo número que já valia, e agora o escritório pode ajustar sozinho, sem depender da FFB. Reduzir o limite é direto, porque aperta a proteção; aumentar acima do padrão pede a confirmação por escrito, como nos outros limites. A tela não oferece desligar a proteção, e isso é de propósito.

Nas telas Conta de IA e Configuração, cada limite do assistente traz ao lado uma etiqueta dizendo quem decidiu aquele número: o escritório, o servidor ou o padrão de fábrica do sistema. Essa etiqueta estava errada na maioria dos casos. Quando ninguém do escritório tinha decidido nada, ela dizia que o valor vinha da configuração do servidor, e agora ela mostra o padrão de fábrica com o número ao lado. E no Terminal, o aviso de por quantos dias os arquivos anexados ficam guardados mostrava sempre trinta dias, mesmo para o escritório que tinha decidido outro prazo na Configuração: quem escolheu sete dias lia trinta ali, e o que valia eram os sete. Agora o aviso mostra o prazo que realmente vale. Nenhum limite mudou de valor com isso: os números continuam exatamente os mesmos, o que mudou foi a tela passar a dizer a verdade sobre eles.

A empresa que manda a movimentação do mês em planilha, em vez de extrato do banco, tinha o arquivo conferido fora do sistema: alguém abria a planilha, conferia os saldos à mão, aplicava as regras de conta uma a uma e nada disso ficava registrado. Agora o arquivo entra pela própria esteira da empresa. Na primeira vez você diz uma vez só como é o relatório daquele cliente, e o sistema já sugere os campos que reconheceu, deixando em branco o que não reconheceu para você conferir. Da segunda em diante ele chega quase todo classificado sozinho, usando as regras de conta que o escritório ensinou nos meses anteriores, e a classificação é feita por conta financeira e não linha por linha: um relatório de trezentas movimentações costuma ter quinze contas, e você decide quinze vezes. Antes de confirmar, a tela diz quantas movimentações foram encontradas e quantas linhas ficam de fora. O sistema também confere a planilha por dentro, somando o saldo inicial com as entradas e as saídas para ver se chega ao saldo final que ela declara, e quando não chega alguém precisa assinar embaixo da diferença para o mês seguir. E se a mesma planilha for enviada duas vezes, a segunda é recusada dizendo quando a primeira entrou, para que a movimentação não conte em dobro. Concluir só é possível quando nenhuma movimentação está sem conta, e o sistema lista de uma vez tudo o que falta.

Nas telas de Acessos e credenciais, Fichas de abertura e Alvarás e licenças havia botões que apareciam para qualquer pessoa com acesso à tela, mesmo sem permissão para alterar nada. Quem tinha apenas permissão de ver conseguia concluir uma providência, conferir uma ficha de abertura ou abrir exigências de licença. Isso foi corrigido: agora cada botão responde pela permissão que o seu grupo tem. Ver continua sendo ver, e alterar exige a permissão de editar. A conferência da ficha de abertura tem permissão própria, separada da de editar, porque declarar que a coleta acabou é responsabilidade de quem responde pelo societário. Se algum botão que você usava sumiu, fale com quem administra o sistema no escritório: a permissão certa resolve, e o manual de cada uma dessas telas explica qual é.

Até aqui o assistente procurava documentos num único canto do Drive, definido na instalação do servidor, e não havia como saber qual era nem como mudá-lo. Agora isso é uma decisão sua. Em IA e Automação, na tela Fontes, o botão Onde o assistente procura mostra as áreas que existem no seu Drive: a pasta de arquivos de cada usuário e cada pasta de grupo. Você pode marcar mais de uma. Antes de marcar, a lista já diz dois números para cada área: quantos arquivos existem ali e quantos deles o assistente consegue ler. Os dois importam e não são a mesma coisa: uma área com quinhentos arquivos que ele não consegue ler pede uma providência bem diferente de uma área vazia, e antes as duas apareciam como o mesmo silêncio. A lixeira e as versões antigas nunca aparecem nessa lista, para que um documento que você apagou não volte dentro de uma resposta. A área onde chegam os documentos que os clientes enviam pelo sistema vem apontada, com o aviso de que sem ela marcada nada do que eles mandarem aparece nas respostas. E enquanto você não marcar nenhuma área, nada muda: o assistente continua procurando exatamente onde procurava. Junto disso, quando uma leitura não encontra documento nenhum, a tela passa a dizer o motivo em vez de apenas mostrar a leitura como concluída.

Havia sete coisas no módulo Contábil que só podiam ser mudadas por quem administra o servidor, e três delas mudam o resultado do trabalho da equipe. Agora todas estão na tela. As duas automações do módulo ganharam um botão próprio em Primeiros passos da esteira, chamado Automações do módulo: abrir o mês sozinho de madrugada e deixar o sistema responder as verificações do checklist que ele já mediu. As duas continuam nascendo desligadas, porque o sistema não passa a agir sozinho no trabalho de ninguém sem alguém do escritório dizer que pode, e agora existe onde dizer. Antes disso a própria tela afirmava que ligar a abertura automática era decisão do escritório, e não havia onde decidir. A régua da conta que costuma se mover e ficou parada, que é como o sistema encontra depreciação e provisão de férias esquecidas, entrou na janela Régua da varredura: você escolhe quantos meses olhar para trás e em quantos deles a conta precisa ter se movido, e o sistema recusa uma combinação impossível em vez de ficar calado para sempre. E as classificações que dizem quais contas são de clientes, de fornecedores e de caixa passaram para o Mapa de grupos do balanço, onde já ficavam as demais: quem tem plano de contas numerado fora do padrão corrige ali e a conferência da Cadeira 2 passa a olhar as contas certas, o que antes exigia chamar o suporte. Pode-se cadastrar mais de uma classificação para o mesmo grupo, coisa que antes não era possível. Junto, o sistema passou a avisar quando o mapa está sem a classificação de caixa: sem ela, uma conta de banco com saldo negativo apareceria como observação comum e deixaria de segurar o fechamento, e agora a tela diz isso em vez de deixar passar.

O valor em dólar que aparece na tela de Consumo é uma estimativa: ele vem de uma tabela de preços que a FFB mantém dentro do sistema. Essa tabela envelhece, porque quem vende a inteligência artificial muda o preço de tempos em tempos, e até aqui não havia como saber se a que estava valendo era recente. Agora a tela diz, logo abaixo do resumo, desde quando aqueles preços foram conferidos. Passados noventa dias sem revisão, ela mostra um aviso pedindo que você fale com a FFB: a tabela é nossa e a atualização também, então não há nada a fazer além de avisar, e o aviso desaparece assim que a revisão acontece. Duas coisas não mudam: nenhum valor já registrado no seu histórico é reescrito por causa disso, e o limite de gasto continua freando do mesmo jeito, com a tabela em dia ou não.

Até aqui o assistente se chamava sempre a mesma coisa, e trocar esse nome dependia da FFB mexer no servidor. Agora é uma decisão do escritório, na mesma tela onde já se define a identidade visual: em IA e Automação, Marca do escritório, há um campo para o nome. O nome escolhido aparece no alto do Terminal, assina as respostas e é como o próprio assistente se apresenta na primeira frase de uma conversa. Deixando em branco, ele continua se chamando Assistente. O campo aceita letras, números, espaço, hífen e apóstrofo, até sessenta caracteres, e recusa pontuação como ponto, dois-pontos, aspas e colchete: são sinais que o assistente poderia ler como uma ordem em vez de um nome, e por isso a tela avisa e não salva em vez de aceitar calada.

Cada leitura do Drive passou a deixar um relatório guardado, e relatório guardado cresce. Agora o escritório decide por quanto tempo quer manter esse histórico: em Configuração há um campo para dizer por quantos dias, e o padrão é noventa. O que passa do prazo é descartado sozinho, sem ninguém precisar lembrar. Duas garantias importam aqui. A última leitura de cada pasta fica guardada sempre, mesmo que seja mais antiga que o prazo, para que a tela Fontes nunca diga que uma pasta não foi lida quando ela foi. E nenhum documento sai da busca do assistente por causa disso: o que tem prazo é o relatório da leitura, não o acervo que ela indexou.

Quando uma empresa é transferida de outro escritório, ela pode trazer dívidas parceladas que ninguém mencionou. Até aqui o procedimento interno tinha a tarefa de perguntar ao contador anterior e o item de conferência do demonstrativo, mas os dois eram caixas de seleção: marcavam que a pergunta foi feita e que o documento chegou, e não guardavam número, saldo, parcela nem situação. Agora há duas telas na entrada de empresas transferidas. A primeira registra a consulta ao contador anterior, com quem ele é, quando o ofício saiu, o prazo dado para a resposta e o desfecho, incluindo o desfecho que faltava: perguntamos e não obtivemos resposta. Antes dele era preciso escolher entre deixar a tarefa aberta para sempre e marcá-la como feita, e as duas escolhas apagavam a mesma informação. A segunda tela guarda cada parcelamento herdado, da empresa ou de um sócio que responde por ela, com órgão, número, saldo, parcelas pagas, em atraso e totais, próximo vencimento, situação e, principalmente, de qual fonte veio a informação. É essa última coluna que impede o não há parcelamento de significar duas coisas opostas ao mesmo tempo. A tela também avisa o quanto cada parcelamento está perto de romper, pelos dois caminhos que a lei prevê: três parcelas em atraso, seguidas ou não, e também uma única parcela quando todas as demais estão pagas, que é o caso que costuma passar despercebido. Isso importa porque parcelamento em dia mantém a cobrança do débito suspensa, e é essa suspensão que mantém a empresa apta ao Simples Nacional.

O sistema traz três perfis prontos para a esteira contábil, um por cadeira, para que o escritório não precise montar permissão por permissão. Eles nasceram quando o módulo ainda era só leitura, e ficaram assim: davam para ver a esteira inteira e não deixavam mover nada. Quem colocasse a equipe nesses perfis via a fila, o checklist e as conferências, e não conseguia pegar a cadeira, conferir os documentos, passar adiante nem encerrar o mês. Agora cada perfil vem com as ações da cadeira dele, na medida do procedimento: a Cadeira 1 confere os documentos que a empresa mandou, pega a cadeira, responde o checklist e passa para a frente; a Cadeira 2 faz o mesmo, roda e responde a conferência de clientes e fornecedores e pode devolver o trabalho à Cadeira 1 com o motivo escrito; a Cadeira 3 roda a varredura e a análise, devolve à Cadeira 2 e é a única que encerra o mês. Encerrar continua sendo só dela de propósito: quem faz o trabalho não deve ser quem assina que ele está pronto. Junto com isso, a tela Primeiros passos da esteira passou a conferir as cinco ações que um mês precisa atravessar do começo ao fim, e não apenas a primeira. Antes ela dizia que estava tudo pronto quando havia alguém que pudesse pegar o trabalho, mesmo que ninguém pudesse encerrá-lo, e a equipe só descobriria isso no dia do fechamento. Agora ela nomeia exatamente qual ação está sem ninguém e onde liberá-la. Por fim, quem está na Cadeira 2 passou a enxergar a varredura do balancete daquele mês: o checklist de entrega dela tem um item que só pode ser marcado quando não sobra achado em aberto, e ficar barrada por uma lista que não se podia abrir não ajudava ninguém. Responder cada achado continua sendo da Cadeira 3, que é quem tem o contexto do negócio.

O menu diz Conciliações e a página que ele abre se chamava Conciliações bancárias. Quem seguia o manual, que cita o nome do menu, chegava numa tela com outro nome e ficava sem saber se era o lugar certo. O título da página passou a ser o mesmo do menu.

O sistema lê o Drive uma vez por dia, de madrugada, e até aqui o resultado dessa leitura ficava guardado no servidor: quem liberava uma pasta e não via o documento aparecer não tinha onde olhar, e o próprio manual mandava avisar quem cuida do servidor. Agora a tela Fontes, em IA e Automação, abre dizendo quando foi a última leitura, quantos documentos entraram, quantos continuaram como estavam e quantos ficaram de fora, e cada pasta ganhou a coluna Lida em. Os que ficaram de fora aparecem pelo nome, com o motivo escrito em português: arquivo grande demais, ilegível, vazio, recusado, arquivo do SPED ou fora da pasta liberada. A lista mostra todos, e não apenas os primeiros, porque a pergunta de quem procura não é quantos ficaram de fora, e sim se o documento dele está ali. E quando você acabou de liberar uma pasta e não quer esperar a madrugada, o botão Ler agora, na linha daquela pasta, pede a leitura dela: acontece em até quinze minutos e não mexe em nenhuma outra pasta. Enquanto o pedido estiver aberto o botão muda de estado, para que vários cliques não virem várias leituras da mesma pasta.

O sistema tem seis conexões com o mundo de fora, e cada uma nasce desligada de propósito, para que ligar seja sempre uma decisão do escritório. O que faltava era o escritório saber quais estão paradas: a tela mostrava os números de cada uma, mas nada dizia que uma conexão nunca foi ativada, nem o que se ganharia ao ativá-la. Agora a tela de Integrações, em Conexões, abre com um quadro que lista as conexões ainda não ativadas, com uma frase sobre o que cada uma faz, o custo real de ela estar parada e o caminho do menu onde se resolve. O quadro some sozinho quando estiver tudo ligado. Um exemplo do que ele mostra: enquanto o servidor de e-mail do escritório não for cadastrado, o convite de acesso não sai, e a tela informa quantas pessoas da equipe estão esperando por ele. A conferência do CNPJ na Receita ganhou o mesmo tratamento e passou a ser acompanhada como as outras: quando está desligada, a tela informa quantas empresas nunca foram conferidas; quando está ligada, o sistema avisa se ela parar de rodar. Empresa em situação irregular na Receita continua sendo mostrada como informação, e nunca como falha do sistema. Junto, a atividade principal de cada estabelecimento passou a vir do sistema contábil: a filial pode exercer atividade diferente da matriz, e é ela que decide se aquela unidade deve ISS ao município ou ICMS ao estado, além do grau de risco da licença.

O primeiro tópico do manual deste módulo, o que se chama Comece por aqui, listava cinco telas, e o módulo tem oito. Faltavam as duas de alvarás e licenças, no ar desde a semana passada, e a de CNAE por grau de risco. Quem lia aquele texto para saber o que o módulo faz recebia uma resposta menor do que o sistema entrega, e podia deixar de usar justamente as telas mais novas. A lista foi refeita na ordem do menu, os tópicos passaram a se chamar exatamente como as telas se chamam, e a partir de agora um teste confere isso a cada entrega, incluindo a ordem e a contagem.

Três ajustes do assistente de IA saíram de dentro do servidor e passaram para a tela, cada um no lugar do seu assunto. O primeiro é por quantos dias os arquivos que você anexa na conversa continuam guardados: como são documentos do seu cliente, quem decide o prazo é o escritório. O segundo é um freio de segurança: a partir de certo gasto por hora, o assistente pausa sozinho, para que um erro em sequência não consuma o saldo sem ninguém ver. O terceiro é quanta diferença ele aceita ao casar um pagamento com o título correspondente, que é o que permite reconhecer a quitação mesmo com juros, multa ou desconto. Cada campo mostra de onde vem o valor que está valendo hoje. E se você reduzir o prazo de guarda, a tela avisa antes de salvar quantos arquivos já existentes serão alcançados pela mudança.

O módulo Obrigações & Workflows ganhou a tela Primeiros passos do calendário, o primeiro item do grupo. Ela responde uma pergunta só: o que ainda falta para o calendário começar a rodar no seu escritório. O motor de obrigações depende de uma corrente de cadastros e ela quebra em silêncio: sem setor do tipo que o seu catálogo exige não há grupo, sem grupo não há carteira, sem carteira o mês não abre, e sem ninguém lotado a fila abre sem responsável. Antes disso, quem abria o Painel de entregas no primeiro dia via uma lista vazia e não tinha como saber se faltava cadastro, faltava permissão ou o sistema estava com problema. E aqui a lista vazia engana mais do que em qualquer outro lugar, porque um calendário que não cobra nada tem exatamente a aparência de um escritório em dia. Agora a tela mostra os sete passos, diz em qual você está, mostra o número medido de cada um e leva ao lugar certo de resolver. O passo que é do próprio módulo tem botão ali mesmo: abrir a competência do mês, com os números na frente antes de confirmar, e abrir de novo não duplica nada. Ligar as rotinas automáticas não tem botão aqui de propósito, e a tela leva você até onde elas ficam: ligar uma rotina não é ligar um aviso, algumas escrevem no sistema, e a descrição do que se ganha e do que se perde precisa ser lida antes. O último passo conta apenas a baixa que uma pessoa deu nos últimos trinta dias, e não a linha que o sistema criou ou encerrou sozinho, porque as rotinas mexem na fila todo dia sem ninguém entrar. A tela não some quando o escritório passa a usar: ela fica verde e quieta, e volta a apontar o caminho no dia em que algum passo voltar a zero.

Um escritório pode estar trabalhando todos os dias e ainda assim ter empresas paradas numa cadeira, esperando alguém pegar o trabalho. Enquanto isso durar, o fechamento daquelas empresas não anda, e antes a tela não dizia nada sobre isso: ela olhava se havia movimento e, quando não havia, sugeria combinar com a equipe. Agora ela mostra quantas competências estão esperando com o prazo vencido e há quantos dias venceu a mais antiga, e leva direto à lista delas, na Esteira de cadeiras com o filtro Somente o que estourou o prazo. O que está aguardando documento do cliente não entra nessa conta, porque nesse caso o tempo não corre contra o escritório. E o aviso some sozinho quando alguém assume as cadeiras que estavam esperando: ele existe para chegar a zero, não para ficar aceso.

A tela Primeiros passos da esteira, no Contábil, mede em cinco passos o que falta para o fechamento mensal rodar no seu escritório. O passo 5 pergunta se a equipe já está trabalhando, e ele só olhava duas coisas: quem assumiu uma cadeira e quem respondeu o checklist de entrega. Acontece que nenhuma ação da esteira exige assumir a cadeira antes. O escritório onde a equipe confere documento, abre dúvida técnica e passa o trabalho adiante todo dia, sem clicar em Assumir, era descrito como parado, e a tela mandava apresentar o sistema a uma equipe que já o estava usando. Agora o passo 5 conta qualquer ato de uma pessoa na esteira. O que o sistema faz sozinho de madrugada continua de fora, porque isso não responde se alguém está usando o produto, e abrir o mês também não conta aqui, porque ele já é o passo 4.

Ao enviar o extrato do banco em planilha para a conciliação, a data de cada lançamento podia ser entendida de um jeito na sua planilha e de outro no sistema. Quando isso acontecia, a planilha inteira podia ser recusada, ou pior: alguns lançamentos eram ignorados e ninguém era avisado. Agora a planilha é lida como veio, mesmo que a coluna de data misture datas de verdade com datas escritas como texto, e mesmo que venha com a hora junto, como acontece nos extratos de PIX. E quando alguma linha realmente não puder ser lida, a tela de revisão passa a dizer quantas foram, para que ninguém conclua a conciliação achando que viu o extrato inteiro quando faltava uma parte.

Uma mesma tela podia aparecer com três nomes diferentes: um no menu, outro no alto da página e um terceiro no caminho de volta, aquele rastro que fica no topo e permite voltar para a lista. Quem entrava por Feriados por praça, por exemplo, encontrava outro nome ao chegar, e quem clicava no caminho de volta da Trilha de auditoria lia apenas Registros. Agora o nome é um só nos três lugares. As telas de Firewall, Allowlist e Bloqueio por país também passaram a escrever seus títulos em português correto, no lugar de nomes montados com regra de inglês.

A conferência automática lia só o cadastro principal de cada empresa no sistema contábil, e por isso as filiais não existiam no FFB-IT. Isso não aparecia como erro em lugar nenhum: a filial em outro município simplesmente não tinha calendário municipal, e a obrigação daquela praça não nascia. Agora a conferência lê todos os estabelecimentos de cada empresa, com CNPJ, inscrição estadual, inscrição municipal, endereço, município e as datas de início e de baixa, e mantém a aba Estabelecimentos da Carteira 360 em dia a cada rodada. Isso importa porque a EFD ICMS/IPI, a inscrição estadual, o ISS e o alvará são de cada estabelecimento, enquanto a escrituração, a ECD, a ECF e a DCTFWeb são centralizadas na matriz. Três cuidados vão junto: quem é matriz passa a ser decidido pelo CNPJ e não pelo número do cadastro, porque nem sempre o cadastro principal do escritório é a matriz da empresa; estabelecimento que some de uma leitura não é apagado, e baixa de verdade chega como data de encerramento; e o estabelecimento que alguém do escritório corrigiu à mão não é mais reescrito, com a diferença passando a aparecer em Diferenças entre as fontes para alguém decidir.

Você pode carregar no sistema a tabela de classificação de risco que a sua prefeitura ou o seu estado publica, importando a planilha ou cadastrando atividade por atividade. A partir daí, ao classificar uma empresa, o sistema mostra o que essa tabela responde sobre a atividade principal e sobre cada uma das secundárias, e propõe o grau da atividade de maior risco, que é o que a norma manda. Quando alguma atividade depende de um dado do estabelecimento, como a área ou a lotação do salão, ou quando ela ainda não está na sua tabela, o sistema não propõe nada: ele mostra quais são e deixa a escolha com você, porque uma atividade desconhecida pode ser justamente a de maior risco. A decisão continua sendo de uma pessoa, e nada muda no cliente até alguém confirmar.

A página de abertura do manual de Obrigações & Workflows foi escrita quando o módulo tinha duas telas, e ficou parada ali enquanto o módulo crescia para sete. Ela listava as duas telas antigas e trazia uma seção avisando o que o módulo ainda não fazia, e essa seção citava o Painel de entregas e as esteiras entre setores como coisas que ainda não existiam. As duas estão no ar há meses. Quem lia a abertura do manual antes de começar entendia que não dava para dar baixa no sistema, e voltava para a planilha por causa de um texto, não por causa de uma falta. Agora a página lista as sete telas na mesma ordem em que elas aparecem no menu, explica em que ponto do trabalho cada uma entra, e a seção do que ainda não existe traz só o que foi conferido uma a uma. Junto foram corrigidos os caminhos que o manual manda percorrer: o nome do grupo no menu estava escrito de um jeito em dezenove linhas e de outro na navegação, um dos tópicos apontava um submenu que não existe, e o índice chamava um tópico por um nome que a tela abandonou há tempo. E quatro das sete telas mostravam no alto da página um nome diferente do que o menu tinha prometido: quem clicava em Painel de entregas chegava numa página escrita entregas, e o Catálogo de obrigações abria como obrigações. As quatro passam a se chamar, na página, o mesmo que se chamam no menu.

Na Coleta do mês, a ação Voltar para aguardando desfaz uma marcação feita por engano e devolve o documento à situação de esperado. Ela apagava a quantidade recebida, a data de chegada, quem marcou e por onde o documento chegou, mas deixava para trás o registro de quem conferiu e quando. O efeito aparecia na coluna Conferência da própria lista: uma linha que tinha voltado a ser esperada continuava exibindo que estava conferida. Quem abrisse a tela depois leria que aquele documento já tinha sido olhado e deixaria de cobrar o cliente. Agora a ação apaga também esse registro, e a linha volta a ser exatamente o que era antes de alguém tocar nela.

A tela Primeiros passos, no Atendimento, mede em quatro passos o que falta para a coleta de documentos rodar no seu escritório. O passo 4 pergunta se a equipe já está trabalhando, e ele contava qualquer documento que tivesse saído da situação de aguardando. Isso incluía o documento que chega sozinho pela pasta compartilhada com o cliente, sem ninguém do escritório ter aberto o arquivo. Num escritório com essa pasta ligada, o passo 4 ficaria verde e a tela diria que a implantação terminou, num dia em que a equipe ainda não tinha aberto a Coleta do mês uma única vez. Agora o passo 4 conta apenas o documento que uma pessoa registrou ou conferiu, e a conferência do arquivo que chegou sozinho conta igual, porque ela também é trabalho de gente. E quando existe documento esperando conferência e ninguém conferiu nada, a tela deixa de dizer que ninguém começou a usar: ela mostra quantos arquivos estão na fila e leva direto ao filtro Aguardando conferência, na Coleta do mês. Os dois casos são diferentes e têm caminhos de saída diferentes, e mandar quem tem a fila cheia combinar com a equipe seria mandá-lo começar o que ele já começou.

Até agora, toda melhoria e toda correção publicada pela FFB chegava ao seu sistema de madrugada: o seu ambiente perguntava uma vez por dia se havia versão nova, sempre no mesmo horário. Para o dia a dia isso funciona bem e ninguém precisa fazer nada. O problema aparecia quando a correção era urgente: publicada de manhã, ela só chegava até você na madrugada seguinte, mesmo resolvendo algo que estava atrapalhando o seu trabalho naquele momento. Agora a equipe da FFB pode pedir ao seu ambiente que busque a versão nova sem esperar a madrugada, e ela chega em até uma hora. Quando isso acontecer, quem estiver com o sistema aberto pode ver uma tela que para de responder ao clique, e basta recarregar a página para seguir trabalhando. Tudo o que já foi salvo continua salvo, porque a troca mexe no programa e não nas suas informações; o que pode se perder é o que estava sendo digitado e ainda não tinha sido gravado. A rotina normal não muda: as entregas do dia a dia continuam chegando de madrugada.

O módulo Contábil ganhou a tela Primeiros passos da esteira, o primeiro item do menu. Ela responde uma pergunta só: o que ainda falta para o fechamento mensal começar a rodar no seu escritório. A esteira é uma corrente, e enquanto um elo estiver faltando os seguintes ficam vazios sem nenhuma mensagem de erro: sem setor do tipo Contábil não há grupo, sem grupo não há carteira, sem carteira o mês não abre, e sem alguém lotado a fila abre vazia mesmo com a permissão liberada. Antes disso, quem abria a esteira no primeiro dia via uma lista vazia e não tinha como saber se faltava cadastro, faltava permissão ou o sistema estava com problema. Agora a tela mostra a corrente inteira, diz em qual passo você está, mostra o número medido de cada um e leva ao lugar certo de resolver. O passo que é do próprio módulo tem botão aqui mesmo: abrir a competência do mês fechado para a carteira inteira, com os números na frente antes de confirmar, e abrir de novo não duplica nada. A tela não some quando o escritório passa a usar o sistema: ela fica verde e quieta, e volta a apontar o caminho no dia em que algum passo voltar a zero.

O procedimento interno manda controlar em planilha três coisas de cada empresa: o alvará sanitário, o alvará da Polícia Civil e o certificado digital. Enquanto essas datas ficam na planilha, ninguém é avisado do vencimento, porque o painel de Vencimentos só enxerga o que está no cadastro do cliente. Agora, em Acessos e credenciais, o botão Importar planilha traz esse controle para dentro do sistema de uma vez. Não existe modelo de planilha para preencher: ele procura as colunas pelos nomes mais comuns, aceita título e legenda antes da tabela, e mostra o que entendeu antes de gravar qualquer coisa, para você conferir e confirmar. Três coisas ele nunca faz. Não inventa data: linha sem validade entra como trabalho a fazer, sem data nenhuma. Não sobrescreve o que uma pessoa digitou: se a planilha diz uma validade e o sistema tem outra, fica a do sistema e a diferença é registrada na linha do tempo do cliente, com os dois valores. E não cria empresa: o CNPJ que não está na sua carteira é recusado e aparece numa lista, que serve para você ver quem está na planilha e ainda não está aqui. Importar a mesma planilha duas vezes não duplica nada.

Até agora o sistema tinha várias mensagens prontas para mandar, como o convite para alguém da equipe criar a senha, a cobrança de documentos ao cliente e os avisos de prazo, mas nenhuma delas saía do servidor: ele guardava a mensagem e dava o envio como feito, sem erro em tela nenhuma. Agora existe um cartão em Integrações, Conexões, onde o escritório informa o próprio servidor de e-mail: endereço, porta, usuário, senha e o endereço que aparece como remetente. São os mesmos dados que se usa para configurar essa conta em um celular. Ao salvar, o sistema entra no servidor antes de guardar qualquer coisa: se a senha for recusada, nada é gravado e a tela diz o que o servidor respondeu, em português. Depois há um botão que envia uma mensagem de verdade para o seu próprio endereço, porque aceitar a senha e entregar a mensagem são coisas diferentes. O e-mail é o do escritório de propósito, e não um da FFB: quem recebe reconhece o remetente do contador, e o servidor do próprio domínio é o único que consegue enviar em nome dele sem que a mensagem caia na caixa de spam do cliente. Enquanto o cartão não for preenchido, ele avisa em vermelho que nenhuma mensagem sai dali.

Quando uma empresa muda de regime, ou quando uma obrigação sai de vigência, o calendário passava a criar a linha nova e deixava a antiga onde estava. A empresa que saiu do Simples continuava com o DAS pendente na fila do mês, e o pior não era a linha na tela: era o e-mail de cobrança que saía todo dia para o auxiliar, sobre uma obrigação que ninguém tinha o que entregar. Agora existe a situação Não se aplica no Painel de entregas. A linha sai da fila, para de contar como atrasada, para de gerar e-mail e para de subir para o quadro de atrasos críticos, mas não é apagada: continua no painel, com o motivo escrito nela e a data em que o sistema constatou. O sistema só faz isso sozinho quando a prova tem data registrada por alguém, como o histórico de regimes da empresa ou a vigência da obrigação no catálogo. Quando a evidência é um cadastro que pode estar errado, como o município da ficha, ele não mexe em nada e mostra a linha na Conferência do calendário, que ganhou um bloco novo só para isso, dizendo em cada caso quem resolve. Se alguma linha continua sendo devida mesmo assim, o botão Continua sendo devida devolve ela à fila com o seu motivo escrito, e o sistema não volta a mexer naquela linha. Esta conferência automática nasce desligada em todo escritório: enquanto ninguém ligar em Rotinas automáticas, nada some do painel e a Conferência do calendário mostra tudo que sairia, para a equipe ver o tamanho do efeito antes de decidir.

Em várias telas do Atendimento, o texto de ajuda mandava usar um botão pelo nome, e esse botão só aparece para quem tem a permissão daquele ato. Quem não tinha lia a instrução, procurava, não achava nada e ficava achando que a tela estava com defeito. Agora a frase muda conforme quem está lendo: quem pode fazer continua lendo o caminho curto, e quem não pode passa a ler a quem pedir e qual permissão pedir. Vale nas listas de tipos de documento, modelos de checklist, checklist do cliente e coleta do mês quando ainda estão vazias, e também nos avisos que a tela de primeiros passos mostra depois de você confirmar. Junto foi corrigido o nome de uma tela que esses textos citavam errado, e que por isso não era encontrada no menu por quem ia procurar.

A tela de Rotinas automáticas dizia que uma automação desligada simplesmente não acontece, e que as telas continuavam mostrando tudo normalmente. Isso era verdade quando a lista tinha apenas rotinas de aviso, mas hoje sete das onze escrevem no sistema: abrem o mês de trabalho, atualizam o regime da empresa, criam tarefa para um setor, marcam licença e preparam cobrança. Nessas, desligar não para um e-mail: para o próprio trabalho. Quem desligasse a rotina que abre o mês esperando silenciar um aviso encontraria o Painel de Entregas vazio, sem nada apontado, com cara de estar em dia. Agora o texto da tela conta essa diferença e pede que você repare no que cada rotina faz antes de desligar. O manual das Automações também foi refeito: ele descrevia uma rotina e passa a descrever as onze, dizendo em cada uma o que ela faz, o que muda quando você desliga e o que continua acontecendo.

O vigia de palavras acompanha termos que o escritório escolhe e manda um aviso por e-mail quando alguém usa um deles numa pergunta ao assistente. Em servidores que ainda não estão configurados para enviar e-mail, esse aviso não saía, e o sistema mesmo assim marcava a ocorrência como avisada. Na prática o alerta era descartado sem que ninguém recebesse nada, e não voltava a ser enviado depois. Agora, quando o servidor não tem o envio configurado, o sistema não envia e também não marca: a ocorrência fica guardada, e o acumulado sai no primeiro aviso depois que o envio for ligado. A tela do vigia deixa de mostrar a faixa verde dizendo que o aviso sai a cada 15 minutos e passa a dizer o que falta, com o mesmo cuidado que ela já tinha para recurso desligado, sem palavra cadastrada ou sem destinatário. E quando o servidor tenta mais de um caminho para enviar, sendo que um deles apenas guarda a mensagem, a tela conta essa dúvida em vez de prometer a entrega.

Ao criar ou duplicar um perfil de acesso, o sistema recusava o nome se qualquer outro escritório atendido pela FFB já tivesse um grupo com aquele nome, e dizia que ele estava em uso. Para você isso não fazia sentido nenhum, porque o grupo do outro escritório não aparece em lugar nenhum do seu sistema, e os nomes que mais se repetem são justamente os naturais, como Fiscal ou Contábil. Agora o nome vale dentro do seu escritório: você pode chamar um grupo do jeito que a sua equipe chama, sem depender de quem chegou antes. O sistema continua recusando dois grupos com o mesmo nome aqui dentro, e o motivo é prático: com dois iguais na lista, ninguém saberia qual está escolhendo ao dar acesso a uma pessoa. A mensagem, quando isso acontece, passa a dizer exatamente isso, em vez de falar de um sistema inteiro que você não enxerga.

O painel que abre a tela de Tabelas tributárias ocupava metade da largura disponível, o que quebrava os indicadores em duas fileiras e espalhava as etiquetas por nove linhas em vez de quatro. Ele passa a ocupar a linha inteira, e o conteúdo é o mesmo de antes, só legível de uma olhada. Na tela de Automações do escritório, o aviso de que o servidor ainda não envia e-mail se repetia embaixo de cada automação, com o mesmo texto de três linhas, empurrando a lista para baixo. Agora a explicação aparece uma vez só, no alto, dizendo a quais automações se aplica, e cada uma delas continua com a marca curta ao lado do botão, que é o que diz em qual mexer. E no painel de tabelas, quem não tem a permissão de conferir deixa de ler uma instrução para usar um botão que não aparece para ele: a tela passa a dizer a quem pedir.

Quando você duplica um perfil de acesso pronto para o seu escritório, a cópia passa a ser sua e o sistema não mexe mais nela, para não desfazer os seus ajustes numa atualização. Havia um efeito disso que ninguém via: as telas que nascem depois trazem permissões novas, e a sua cópia não recebia nenhuma delas. Quem estivesse num grupo copiado podia simplesmente não enxergar uma tela nova, sem que aparecesse erro em lugar nenhum. Agora a lista de Grupos de permissão mostra, na coluna Novidades, quantas permissões apareceram depois da última vez que alguém olhou aquele grupo, e o botão Ver o que apareceu de novo abre a lista com o nome de cada uma em português, para você marcar o que aquele grupo deve poder fazer. Nada é concedido sozinho: a decisão é sempre de quem administra, e fica registrada na trilha de auditoria com nome e data. O aviso some daquele perfil assim que você confirma, mesmo que não marque nada, porque decidir que o grupo não precisa daquilo também é decidir. Os perfis prontos de fábrica não mostram esse aviso, e não é falha: eles continuam recebendo as permissões novas sozinhos, como sempre.

A matriz e as filiais que chegam do seu sistema contábil ficavam congeladas na tela: se o endereço ou uma inscrição estivessem errados, não havia como consertar aqui dentro, e a correção dependia de mexer lá do outro lado e esperar a próxima leitura. Agora é possível corrigir o endereço e as inscrições de qualquer estabelecimento, inclusive os que vieram de fora. A aba passa a mostrar de onde cada linha veio e em que data ela chegou, e avisa que esse dado não se atualiza sozinho depois de corrigido. Quando alguém corrige, o sistema guarda quem foi e quando, para que a próxima pessoa que abrir a ficha saiba que aquela linha foi ajustada à mão e não veio assim da origem.

O endereço do servidor, o banco, o usuário e a senha que o sistema usa para ler o seu sistema contábil viviam apenas em um arquivo dentro do servidor. Trocar a senha, ou corrigir o endereço depois de uma mudança no provedor, dependia de abrir chamado e esperar. Agora isso fica em Integrações, no cartão Conexão com o sistema contábil, e quem tiver a permissão resolve na hora. Ao guardar, o sistema tenta conectar antes: se não conectar, nada é gravado, a conexão que estava funcionando continua funcionando, e a tela mostra o que o banco respondeu, separando senha que não confere de servidor que não responde, porque cada uma dessas coisas é resolvida por uma pessoa diferente. Cada campo deixado em branco continua seguindo o que está configurado no servidor, e a tela diz, linha por linha, de onde veio o valor que está valendo. A senha nunca aparece na tela, nem preenchida nem escondida: o sistema mostra só que existe uma e quando foi trocada, e por isso deixar o campo dela em branco quer dizer manter a que já está guardada, e não apagar. Toda troca fica registrada na Trilha de auditoria, com quem fez e quando, e a senha não entra nesse registro. Trocar a conexão é uma permissão à parte, que ninguém recebe automaticamente, nem quem administra o escritório: apontar o sistema para outro banco não é o mesmo que editar um cadastro.

Ao lado de cada interruptor da tela Alcance e sigilo há uma etiqueta dizendo de onde veio aquele estado: decidido neste escritório, veio da configuração do servidor, ou padrão de fábrica quando ninguém decidiu ainda. A etiqueta estava mostrando configuração do servidor em todos os casos, inclusive em escritório recém-instalado, onde ninguém tinha decidido nada. O efeito era ruim de um jeito discreto: quem administra lia que a FFB já havia decidido o sigilo dele e não mexia. Agora a etiqueta diz padrão de fábrica quando é o caso. Na mesma tela, o interruptor da consulta contábil deixou de recusar a medição em escritório que ainda não tem o sistema contábil legado conectado, porque ele governa também a análise das demonstrações e o relatório em PDF ao cliente, que são dados do próprio escritório. Antes, esses escritórios conseguiam abrir esse sigilo pela tela e não conseguiam fechar de novo.

A tela Alcance e sigilo, em IA e Automação, tem um botão Medir agora em cada interruptor, que olha o cadastro e responde se dá para ligar sem tirar alcance de ninguém. Até agora esse botão exigia a permissão de mudar os interruptores, o que deixava de fora exatamente quem mais precisa dele: o sócio que confere como está o sigilo e não quer correr o risco de mexer em nada. Medir não altera coisa nenhuma, é só leitura, então passou a bastar a permissão de ver a tela. Ligar e desligar continuam exigindo a permissão de mudar. Com isso, a permissão de ver o nome das pessoas que ficariam sem alcance também passa a ser útil para quem só confere, porque ela depende de uma medição para aparecer.

Quando várias pessoas usam o assistente no mesmo minuto, o fornecedor às vezes responde que a conta está pedindo demais e manda esperar. Se isso acontecia no meio de uma conversa que já tinha consumido, o que já havia sido cobrado sumia do extrato: a tela de Consumo mostrava o mês mais barato do que ele foi, e o freio automático que segura gasto fora do normal deixava de contar justamente essas conversas. Agora esse consumo aparece no quadro Conversas que consumiram e não responderam, junto dos outros motivos, e entra no total do mês. O mesmo valia para a conversa interrompida por chave inválida ou por indisponibilidade do fornecedor, e também para as automações que rodam de madrugada, quando ninguém está olhando a tela.

Em IA e Automação, na Conta de IA, o escritório define a partir de qual valor quer ser avisado do consumo do mês. O campo é em dólar e o teclado do celular oferece o ponto, mas o sistema só entendia o formato brasileiro: quem escrevia mil e quinhentos com ponto decimal acabava com um aviso cem vezes maior. Como esse valor apenas avisa e nunca corta o assistente, ninguém era bloqueado, mas o aviso simplesmente nunca chegava, e o escritório passava o mês achando que estava dentro do combinado. Agora os formatos brasileiro e americano são entendidos igualmente, e ao salvar o sistema devolve no campo o valor que entendeu, para você conferir na hora. Quem escrever algo que não é número fica sem aviso, em vez de ficar com aviso de zero, que disparava sempre.

Quando o extrato traz um débito único que corresponde a vários pagamentos feitos de uma vez, a instrução de trabalho manda lançar o valor numa conta transitória até o relatório do lote chegar e permitir separar os pagamentos um a um. O lançamento está certo, mas o dinheiro já saiu da empresa: enquanto o valor fica ali, o balancete mostra um bem que a empresa não tem. Agora o sistema enxerga isso em três lugares. Na Cadeira 3, a varredura do balancete passa a apontar o saldo parado nessa conta, sem segurar o encerramento do mês, porque a transitória é legítima enquanto o relatório não chega. Na Cadeira 1, o item do checklist que fala de pagamentos em lote deixa de aceitar OK enquanto ninguém disser do que o valor se compõe, e aceita Divergência com a explicação escrita, para a empresa passar adiante com a pendência registrada em vez de passar em silêncio. E na análise das demonstrações, a liquidez corrente, a liquidez seca, o giro do ativo e o endividamento geral continuam sendo publicados com o número, agora acompanhados do aviso de que aquele mês tem valor pago e ainda não classificado, com o valor e o sentido da distorção. Para tudo isso funcionar, o escritório precisa dizer uma vez qual é a conta transitória do plano de contas dele, no botão Régua da varredura, dentro da Esteira de cadeiras. Sem essa informação o sistema não confere essa conta e escreve isso na tela, em vez de dar a conta por conferida.

A régua de cobrança sempre cuidou do que está em aberto agora, e ninguém guardava o histórico: o escritório sabia de cabeça quem atrasa entre as poucas empresas de que se lembra. A tela nova, em Atendimento, mostra os últimos seis meses fechados empresa por empresa, começando por quem mais precisa de conversa. Ela separa duas coisas que pareciam uma só: a empresa que atrasa sempre pouco e nunca muito não é relapsa, é uma data combinada cedo demais para a rotina dela, e o botão daquela linha leva direto ao checklist onde o dia se muda. Já quem tem documento que nunca chegou, ou atraso longo, leva ao que falta na Coleta do mês. A conta deixa de fora, e diz quanto ficou de fora, o documento sem dia combinado, o que o próprio escritório busca e o que alguém aqui dispensou, porque nenhum dos três é entrega que o cliente deixou de fazer. Junto com ela, a marcação de chegada ganhou o campo Quando chegou, preenchido com hoje: quem registra na sexta os documentos que chegaram na segunda corrige a data ali, e o cliente deixa de aparecer com um atraso que nunca existiu. Responder que não houve movimento também conta como entrega, porque avisar dentro do prazo é fazer a parte dele.

Desde que a esteira entre setores existe, um fato numa empresa abre tarefa para o setor certo, com prazo e com dono. O que faltava era alguém cobrar essa tarefa: ela ficava esperando que alguém abrisse a tela, e quem não abria não ficava sabendo de nada. Agora ela cobra sozinha. Todo dia útil de manhã, na mesma passada que já olha as obrigações do calendário, o sistema confere as tarefas em aberto e avisa quem está com elas: na véspera do prazo, quando ainda dá tempo, e de novo quando o prazo passa, aí junto com quem responde pelo grupo. Quando a tarefa chega a dois dias úteis vencida, ela deixa de mandar e-mail e aparece na tela Atrasos críticos, num quadro novo chamado Tarefas de esteira vencidas. Esse quadro agrupa por setor, e não por empresa, porque o que quem coordena decide olhando para ele é onde faltou gente. O aviso da tarefa chega em mensagem separada do aviso das obrigações, com assunto próprio, e os números dos dois nunca se somam em lugar nenhum: uma coisa é obrigação do calendário, que tem multa do fisco, outra é trabalho de esteira, que costuma estar dentro de um prazo trabalhista ou de registro na Junta. O degrau crítico da tarefa chega em dois dias úteis, e não em cinco como o das obrigações, e a razão é que o prazo da tarefa já é a folga: quando um cliente sai da carteira, a tarefa do Pessoal nasce com cinco dias úteis porque a rescisão tem dez dias corridos na lei, então esperar mais cinco dias úteis para chamar aquilo de crítico seria avisar depois de a multa já estar correndo. Quem liga o aviso por e-mail continua sendo o seu escritório, na tela Rotinas automáticas, e o mesmo interruptor que já valia para as obrigações passa a valer para as tarefas.

O sistema do seu escritório já se verificava de hora em hora e podia avisar por e-mail quando alguma coisa saía do lugar. Esse aviso tinha um limite que só aparece no pior momento: quem o manda é o próprio sistema do escritório, então um sistema fora do ar não consegue avisar que está fora do ar, pela mesma razão que você não consegue abrir a página. Agora esse caso é tratado do lado de fora. A FFB verifica o seu ambiente de hora em hora e, quando ele para de responder, o aviso sai de lá e chega ao responsável técnico cadastrado do seu escritório, ou ao sócio quando não há um técnico cadastrado. O e-mail conta o essencial e nada além disso: que o sistema está fora do ar, desde quando, que a FFB já sabe e já está cuidando, e que você será avisado de novo quando ele voltar. Não há termo técnico nem nome de servidor, porque não é isso que muda o seu dia, e não há link para o sistema, que estaria fechado. A ficha da sua contabilidade na FFB passou a guardar essas pessoas, com o papel de cada uma, e quem recebe o aviso se muda falando com a FFB. Vale cadastrar antes de precisar: sem ninguém cadastrado, o aviso não tem para quem ir. O recurso nasce desligado e é ligado pela FFB.

Algumas telas do Onboarding explicavam o próximo passo mandando usar um botão que nem sempre estava lá para quem estava lendo. No procedimento interno de entrada, quando todos os setores assinavam, a tela dizia para usar o botão no topo da página, mas aprovar é permissão da diretoria: quem assina por um setor lia a instrução, não encontrava botão nenhum e concluía que a tela estava quebrada. Agora, nesse caso, a tela continua confirmando que todos os setores assinaram e passa a dizer que o encerramento do procedimento é ato da diretoria, que é a informação sobre a qual a pessoa pode agir. Na esteira de registro na Junta aconteceu coisa parecida por outro motivo: numa ficha cancelada não existe mais andamento a anotar, o botão sai da tela, e o texto continuava mandando usá-lo. Ele passa a dizer de quem é o lançamento. E a ficha que já estava registrada antes de a esteira existir voltou a mostrar, junto do botão de registrar o nascimento da empresa, a frase que explica para que ele serve, que antes só aparecia depois do deferimento pela Junta.

O sistema lê o regime tributário de cada empresa direto do seu sistema contábil. Essa leitura tinha um limite de linhas, e quando a lista passava do limite o restante era descartado sem aviso nenhum. As empresas que ficavam de fora apareciam aqui como se não tivessem regime, e algumas apareciam com o regime errado, porque a informação mais recente delas era justamente a que tinha ficado para trás. O efeito não estava na tela de cadastro, e sim no prazo: empresa sem regime não recebe obrigação nenhuma na agenda, e empresa com regime errado recebe a agenda de outro regime. Agora a leitura vai até o fim, em blocos, e quando ela não conseguir ler tudo a conferência para e diz qual tabela ficou incompleta, em vez de gravar cadastro pela metade. Na primeira conferência depois desta atualização, as empresas que estavam sem regime recebem o que está no seu sistema contábil, e a agenda de obrigações delas passa a ser montada normalmente. Quem quiser acompanhar tem um número novo na tela de Integrações: a linha do regime tributário passa a mostrar quantas das suas empresas vindas do sistema contábil já têm o regime preenchido, contado na hora em que você abre a tela.

Algumas das novidades publicadas aqui estavam escritas sem acentuação, com palavras que perderam o acento no meio da frase. Isso não quebrava nada e não aparecia em conferência nenhuma: só ficava errado na tela de quem lê, que é você. Os textos foram corrigidos, e junto entrou uma conferência automática que passa a olhar esta página do mesmo jeito que já olhava o manual do sistema, para que novidade nova não nasça com o mesmo problema.

Alvará de funcionamento, atestado do Corpo de Bombeiros, alvará sanitário e licença ambiental valem para o endereço e para as atividades que estavam lá quando foram emitidos. A empresa que muda de sala, de prédio ou de cidade não leva nenhum deles junto, e a que passa a exercer uma atividade nova pode precisar de licença que ninguém pediu ainda. Até agora essa mudança não avisava ninguém: o documento continuava guardado, a data de validade continuava no futuro, e a tela continuava mostrando tudo em ordem. Agora, quando a conferência do cadastro na Receita percebe que a empresa mudou de endereço ou de atividade, as licenças já obtidas dela aparecem numa aba nova em Acessos e credenciais, chamada A conferir, com o que mudou escrito ao lado. A equipe responde se a licença continua valendo, guardando quem conferiu e quando, ou se ela precisa ser tirada de novo, e nesse caso a licença volta a ser trabalho em aberto com o motivo registrado. O sistema nunca decide isso sozinho, porque se a licença continua valendo depende do código do município e às vezes de uma vistoria. Mudança só de CEP ou só de bairro não marca nada, porque os Correios recadastram faixa de CEP sem a empresa sair do lugar. A rotina nasce desligada e é ligada pelo escritório em Administração, na tela de Automações.

O menu de Atendimento tem cinco telas e nenhuma delas dizia que existe uma ordem entre elas. A tela Primeiros passos mostra os quatro passos que tiram a coleta do zero, diz em qual deles o seu escritório está e traz o botão que resolve aquele passo. O passo do checklist deixou de aplicar um modelo só para a carteira inteira: agora as empresas são separadas pelo regime tributário de cada uma, e cada grupo recebe o modelo que cabe nele. Antes de confirmar você vê quantas empresas recebem cada modelo e quantas ficam de fora, com o motivo de cada uma. Como o sistema não tem como saber quem tem folha de pagamento, essa é a única escolha que ele pede, e ela vem marcada em ter folha.

O assistente tem cinco travas de sigilo: a busca em documentos, a consulta contábil, o acompanhamento do fechamento, os prazos e guias, e os assuntos que o escritório liberou. Cada uma delas limita o assistente ao que a pessoa realmente atende. Até agora essas cinco travas existiam e funcionavam, mas só podiam ser ligadas por quem cuida do servidor, o que na prática queria dizer abrir um chamado e esperar. Agora existe a tela Alcance e sigilo, dentro de IA e Automação, onde o próprio escritório liga e desliga cada uma, e cada linha diz se aquele estado foi decidido aqui, se veio da instalação do servidor ou se ninguém decidiu ainda. Antes de ligar, o botão Medir agora olha o cadastro do escritório e responde uma de três coisas: dá para ligar, há ponto a resolver, ou não dá para concluir porque a carteira e a lotação ainda não sustentam a regra. Nos dois últimos casos o sistema recusa ligar e mostra o que falta, porque uma trava ligada sem base não dá erro nenhum: ela só faz o assistente responder que não encontrou nada para quem tinha todo o direito de encontrar. Desligar continua valendo na hora e nunca depende de medição, e pede apenas que você digite uma frase de confirmação, porque é desligar que devolve a todo o escritório a visão de empresa que a pessoa não atende. A medição mostra quantas pessoas ficariam sem alcance, e o nome delas continua exigindo uma permissão à parte. Nada muda no comportamento de quem não abrir essa tela: enquanto ninguém decidir, tudo segue exatamente como está hoje.

No painel de fechamento da competência, o checklist de entrega das cadeiras passa a conversar com o que o sistema já mediu daquela empresa naquele mês. São duas mudanças opostas, e cada uma vale para itens diferentes. A primeira: dois itens da Cadeira 1 aparecem respondidos sem você clicar, com a marca Medido pelo sistema no lugar do seu nome. É o item de documentos recebidos, quando todos os do mês já foram conferidos, e o da conciliação bancária, quando o extrato do mês foi importado e revisado até a última linha. Empresa sem extrato importado ou sem coleta configurada continua com esses dois itens em branco, para você responder como sempre foi: não ter o que medir nunca vira um OK. E a resposta que você der continua sendo sua, o sistema nunca reescreve o que uma pessoa marcou. A segunda mudança é o contrário disso. Em quatro itens, o sistema não responde por você, mas também não aceita mais um OK que contrarie o que ele mediu: o balancete conciliado enquanto a varredura tiver achado sem resposta, a conciliação de clientes e a de fornecedores enquanto a conferência delas tiver achado esperando decisão, e a análise com os índices enquanto ela não tiver sido calculada no mês. A linha do item passa a mostrar o que falta e quantos achados são, e você escolhe entre resolver os achados na aba correspondente ou marcar Divergência e escrever o que ficou em aberto, caso em que a empresa segue para a cadeira seguinte com a pendência registrada e visível para quem receber. O motivo de existir dessa recusa é que antes era possível marcar conciliação de clientes realizada com doze divergências abertas na aba ao lado, e a cadeira seguinte só descobria isso no meio do trabalho dela.

Quem transmite quarenta declarações numa tarde não tem quarenta atos para registrar, tem um. Até agora o painel cobrava uma janela por empresa, e o que acontecia na prática era a equipe deixar o registro para depois, com o painel mostrando como pendente uma obrigação que já tinha sido entregue. Agora dá para marcar as linhas na lista e usar três botões no alto: dar baixa nas selecionadas, assumir as selecionadas e devolver ao setor. Os três só tocam o que pode ser tocado, e o que exige uma decisão sua fica de fora e continua como estava: a baixa em lote não encosta em entrega já baixada nem em empresa dispensada daquela obrigação, e o assumir em lote não tira do seu colega o trabalho que já está no nome dele, porque isso continua sendo feito uma a uma, com você lendo o nome dele na tela. Antes de confirmar, a janela diz quantas linhas vão ser tocadas e quantas ficam de fora, com o motivo de cada grupo, e o aviso do final repete os dois números, porque um lote que conta só o que fez parece ter fechado o mês inteiro quando fechou metade. A baixa em lote não pede o número do protocolo, e a ausência é proposital: o recibo de transmissão é de cada empresa, e um número só gravado em quarenta fichas deixaria trinta e nove erradas, o que é pior do que deixar em branco, porque a coluna de comprovantes passaria a dar por provado o que não está. No lugar dele o sistema pede uma frase obrigatória explicando o que aquele lote está registrando e onde os recibos estão, e essa frase é acrescentada às observações de cada entrega, junto do seu nome e da hora, sem apagar o que já estava anotado ali. O protocolo e o comprovante de cada empresa continuam entrando pelo botão da linha dela. Junto disso, o painel ganhou o botão Remover comprovante, que faltava desde o começo: o recibo anexado na empresa errada não saía por tela nenhuma e continuava contando na coluna de comprovantes, dizendo a quem passasse os olhos que aquela obrigação estava provada. Agora ele pode ser removido, com motivo obrigatório, e a entrega guarda o registro de qual arquivo saiu, quem removeu e por quê, para ninguém confundir um engano corrigido com uma prova que sumiu.

No aviso por e-mail que o sistema manda quando uma integração para, o drive de documentos era conferido de um jeito só: se o drive respondia, estava tudo bem. Faltava o caso mais silencioso, que é o drive de pé com uma caixa de envio específica que não pode ser lida, o que acontece quando a pasta daquele mês foi renomeada, quando o compartilhamento caiu ou quando a empresa perdeu a permissão na pasta. Nessa situação o cliente abre o link, deposita o documento achando que entregou, e o documento não chega ao escritório. Agora o aviso conta quantas caixas estão abertas sem conseguir ser lidas há mais de duas horas e diz isso em uma linha, que volta a zero assim que elas voltam a ser lidas. O mesmo número aparece no cartão do Drive, em Integrações, com o nome Caixas sem leitura, em vermelho quando é maior que zero, para a tela e o e-mail nunca dizerem coisas diferentes. Duas horas são oito tentativas seguidas, porque a coleta olha dentro das caixas a cada quinze minutos, então o aviso não dispara por uma oscilação passageira. Junto disso, a rotina de coleta deixou de marcar a passada inteira como falha por causa de uma única caixa com problema: ela continua registrando o motivo daquela caixa e segue recolhendo as outras normalmente. Antes, uma caixa quebrada deixava a rotina em estado de erro nas noventa e seis passadas do dia, todos os dias, até alguém consertar, e um alerta que nunca apaga acaba não sendo lido justamente no dia em que ele está certo.

Quase toda automação do escritório termina em um e-mail, e a tela já avisava quando o servidor com certeza não envia: nesse caso ela recusa ligar e explica com quem falar. Faltava a situação do meio, que é a mais traiçoeira. Quando o servidor tem mais de um caminho de envio e um deles apenas guarda a mensagem em vez de entregar, não dá para afirmar daqui que o aviso chega, e até agora a tela tratava isso como se estivesse tudo certo. Você ligava, lia uma confirmação em verde e ia embora achando que estava coberto. Agora a automação aparece com a observação Não deu para conferir neste servidor, ligar continua permitido e o sistema responde dizendo que ligou com essa ressalva, para você acompanhar os primeiros dias. Desligar segue sem depender de nada disso, porque parar um aviso nunca precisa de autorização do servidor. Junto disso, o aviso mensal que informa a FFB sobre tabelas tributárias que faltam parou de registrar como enviado um e-mail que não saiu, e o alerta dessa tela, que é visto só pela equipe da FFB, deixou de sumir quando alguém liga o aviso num servidor que não entrega.

Quando o sistema contábil registra que uma empresa encerrou as atividades, o sistema não dá baixa no cliente sozinho: ele deixa um aviso na linha do tempo da ficha, pedindo que você confira se aquele cliente ainda faz parte da carteira. Esse aviso só estava sendo criado no momento em que a empresa entrava na carteira pela primeira vez. Ou seja, ele funcionava para a empresa que já chegava encerrada, e não funcionava para a que encerra depois, que é o caso que realmente acontece: quase toda empresa que fecha já era cliente antes de fechar. O resultado era que o encerramento passava em branco, sem nenhum registro, e a ficha continuava igual. Agora o aviso é criado quando o encerramento aparece, mesmo que nenhum outro dado do cadastro tenha mudado naquela conferência, e ele aparece uma vez só, sem se repetir a cada leitura. O sistema continua não encerrando nada por conta própria, e o motivo é contábil: encerrar a empresa na Receita não encerra as obrigações dela, porque a escrituração de encerramento continua e declarações do próprio evento de extinção ainda vencem nos meses seguintes. Quem sabe se o cliente ainda pertence à carteira é o escritório.

No sistema contábil é possível a mesma empresa ter mais de um cadastro, o que acontece quando ela foi recadastrada, mudou de tipo societário ou voltou a ser cliente depois de um tempo parada. Aqui cada empresa tem um cadastro só, então a leitura precisa escolher qual dos dois representa aquele cliente. Até agora essa escolha acontecia sem ninguém ter decidido nada: ficava o cadastro de número menor, que é justamente o mais antigo. O efeito era o pior possível e passava despercebido, porque o cliente continuava aparecendo normalmente na carteira: o nome, o regime, a cidade e o quadro de sócios vinham do cadastro velho, e é sobre esses dados que o calendário de obrigações calcula prazo. Agora o sistema escolhe pelo livro: fica com o cadastro que tem o lançamento contábil mais recente, e havendo empate no mês, com o que tem mais escrituração. Quando percebe que a carteira está seguindo o cadastro errado, ele não troca sozinho: avisa e espera, porque a carteira é do escritório. A troca é feita com uma conferência antes, que mostra os dois cadastros lado a lado com o histórico de cada um, e não cria cliente novo nem apaga nada: é a mesma ficha, com os mesmos documentos e as mesmas obrigações, passando a ser lida pelo cadastro certo, com o registro da troca na linha do tempo. Junto disso, o sistema deixou de tratar o CNPJ repetido como erro de leitura, que era como ele aparecia antes, e passou a mostrar quantos cadastros são repetição no resumo da conferência. E os cadastros de demonstração que vêm de fábrica com o sistema contábil, aqueles sem escrituração nenhuma, não entram mais na carteira: os que já tinham entrado recebem um aviso na ficha pedindo conferência, sem serem apagados.

No procedimento de entrada de uma empresa, a maior parte das tarefas só precisa ser marcada como feita. Algumas existem justamente para guardar um número, e marcar que foram feitas não dizia nada de útil: era o caso do bloco do setor Financeiro, que na prática é a ficha de contratação da empresa. Honorários mensais, quantidade de funcionários, valor cobrado por funcionário, dia de vencimento, início da cobrança, plano contratado e franquia de recálculos eram todos um quadradinho para marcar, e o valor combinado com o cliente ficava no papel, fora do sistema, sem ninguém conseguir consultar depois. Agora essas tarefas pedem o valor, cada uma no formato certo: dinheiro em reais, quantidade inteira, data, dia do mês, escolha entre as opções do seu escritório ou texto curto. Preencher o valor já marca a tarefa como feita, e o valor aparece na lista, ao lado da tarefa, para quem assina pelo setor conferir antes de assinar. O setor não assina enquanto uma tarefa que exige valor estiver em branco, e quando isso não puder ser resolvido na hora a saída continua sendo assinar com ressalva, escrevendo o que ficou pendente. Valor zero é uma resposta válida e diferente de campo em branco, porque abertura sem cobrança e empresa sem funcionários são situações reais. Os procedimentos que já estavam em andamento não mudam no meio do caminho, de propósito: os próximos já nascem pedindo os valores.

Quando a leitura do sistema contábil não consegue trazer uma empresa, ela pula essa empresa e segue conferindo as outras, o que é o comportamento certo. O número de empresas puladas era gravado, mas não aparecia em lugar nenhum: nem no resumo da conferência, que mostrava lidas, novas, atualizadas e sem mudança, nem na nota de motivo, que só era exibida quando a leitura falhava por inteiro. Como a leitura com empresas puladas termina bem, a nota nunca aparecia justamente no caso em que havia algo a dizer. Agora o resumo tem o número Fora da carteira, em vermelho quando é maior que zero, e o motivo de cada empresa que não entrou aparece logo abaixo. É o único número dessa tela que pede uma ação: empresa que não entra na carteira não é conferida, não ganha prazo no calendário de obrigações e não aparece nos relatórios do escritório, e ninguém procura por uma empresa que não sabe que está faltando.

Em Configuração do assistente, cada recurso tem um texto que explica o que ele faz, e é por ele que você decide se liga. O texto de Prazos e obrigações falava do calendário, do que está atrasado e da contagem do mês, e não dizia que o mesmo recurso deixa o assistente listar as guias ainda não pagas com o valor de cada uma. Como valor de guia é dinheiro que o cliente tem a pagar, quem autoriza precisa saber disso antes, e não descobrir depois. O texto agora diz. O que o recurso faz continua exatamente igual, e as duas garantias que já estavam escritas continuam valendo: o assistente não calcula multa nem juros, e nunca dá baixa numa entrega por conta própria.

Na revisão da conciliação, quando o assistente sugere uma conta porque alguém da sua equipe já confirmou aquele histórico antes, ele mostra ao lado a data da última vez. Essa data estava sendo empurrada para o dia de hoje toda vez que a releitura mensal do sistema contábil passava por aquele padrão, e essa releitura é uma rotina automática, não é ninguém confirmando nada. O efeito era duplo: a tela dizia que a sua equipe tinha confirmado num dia em que ninguém mexeu naquilo, e nenhum padrão parecia velho, porque a data se renovava sozinha todo mês. Agora a data só avança quando uma pessoa de fato confirma na tela, ou quando o sistema contábil mostra um lançamento novo daquele histórico. Na prática você volta a poder olhar essa data e saber há quanto tempo aquela decisão foi tomada, que é para isso que ela existe.

Quando a empresa comunica a saída do Simples Nacional fora de janeiro, ela só sai a partir de 1º de janeiro do ano seguinte. Agora o contador registra isso na hora, com a data em que passa a valer, e o sistema faz a virada sozinho na madrugada do dia marcado. Até lá a agenda da empresa continua a mesma, e o calendário de obrigações do ano que vem já mostra a agenda do regime novo. Para usar, ligue em Administração, Automações a rotina Virar o regime tributário no dia em que a mudança passa a valer.

Ao cadastrar ou editar uma faixa de tabela tributária, parte dos campos não aparecia na tela. Ficavam escondidos a alíquota, a parcela a deduzir, o nome do valor e a repartição por tributo dos anexos do Simples Nacional. Ao mesmo tempo, os campos De e Até apareciam onde não fazem sentido, como no salário mínimo, que não tem faixa. Na prática não havia como digitar uma tabela por essa tela, e valiam apenas as que chegam prontas pela atualização do sistema. Agora cada tipo de linha mostra exatamente os campos que ela usa. As linhas de redução, que o imposto de renda de 2026 trouxe, ganharam um campo próprio chamado Coeficiente da redução: ele recebe o número exatamente como a norma publica, sem converter para porcentagem, porque ali não existe porcentagem nenhuma e converter faria a redução sair cem vezes menor. Quando você troca o que a linha é, esse campo é limpo, para um número digitado com um significado não ser gravado com o outro. As tabelas já cadastradas continuam iguais e nenhum cálculo muda: o que mudou foi o que a tela deixa você ver e preencher.

O aviso que avisa por e-mail quando uma conexão para de funcionar tinha um ponto cego justamente na conexão mais importante, que é a leitura do sistema contábil. Ele conferia se o sistema contábil respondia, e parava por aí. Duas situações passavam direto. A primeira é a leitura que começa e falha no meio: a conexão responde, mas a carteira fica parada no dia anterior e o aviso dizia que estava tudo em ordem. A segunda é mais silenciosa e é a que dói: a leitura termina bem, só que uma ou outra empresa não consegue entrar na carteira e é pulada. Isso é de propósito, porque um cadastro com problema não pode impedir que as outras quinhentas sejam atualizadas, mas o número de empresas puladas ficava só na tela de Integrações, e quem não abre essa tela nunca ficava sabendo. Uma empresa que não entra na carteira não é conferida, não ganha prazo no calendário de obrigações e não aparece nos relatórios do escritório, e ninguém procura por uma empresa que não sabe que está faltando. Agora as duas situações entram no aviso, com o número de empresas que ficaram de fora e de quantas foram lidas no total. O motivo de cada uma continua na tela de Integrações, e o mais comum é o mesmo CNPJ aparecer em mais de um cadastro no sistema contábil, o que acontece quando a empresa foi recadastrada ou mudou de tipo societário. O aviso continua saindo só quando o estado muda, e não todo dia.

Quando uma competência é devolvida para a cadeira anterior, o sistema já registrava a volta e o motivo escrito por quem devolveu. Isso ficava na linha do tempo da ficha, e quem olhava o painel de onde o mês está preso não via. Agora cada empresa da lista mostra quantas vezes já voltou e por que motivo da última vez. A leitura muda: uma empresa que voltou duas vezes é a que mais arrisca não fechar dentro do mês, mesmo quando o tempo dela ainda parece normal, porque cada volta refaz trabalho que já estava pronto e a cadeira seguinte ainda nem começou. O motivo mostrado é o da última devolução, que é o que precisa ser corrigido agora, e o histórico completo continua na ficha da competência. A conta é só das competências que ainda estão abertas, e a tela diz isso: um mês já encerrado sai da lista e leva as devoluções dele junto, então este número serve para decidir o que olhar hoje, e não para medir o retrabalho do escritório ao longo do ano.

O calendário passou a olhar o regime que a empresa tinha no mês a que o trabalho se refere, e não o regime que está na ficha hoje. Antes, quem saía do Simples em primeiro de janeiro perdia da agenda a declaração anual do ano em que ainda era optante, e quem entrava no Simples perdia a escrituração contábil e a fiscal do ano em que era Lucro Presumido. Elas sumiam sem aviso nenhum, justamente no ano em que precisavam ser entregues. Agora, quando o sistema não souber qual era o regime naquele mês, ele usa o regime de hoje para não esconder nada e avisa na Conferência do calendário, para alguém completar o histórico da empresa.

Quando um índice do fechamento não sai porque a conta que serve de base para a divisão está negativa, o assistente escreve o motivo no lugar do número. Até agora ele só explicava com todas as letras um dos casos, o do patrimônio líquido negativo, e nos demais dizia apenas que o número de baixo estava negativo. Agora o texto diz qual conta e o que aquilo significa em cada situação: receita líquida negativa quer dizer que as deduções do mês superaram a receita bruta, e ativo total ou passivo circulante negativos denunciam conta com saldo na natureza contrária, com a varredura do balancete apontando qual é. É a mesma explicação que aparece na tela da análise, palavra por palavra, para que a tela e o relatório ao cliente nunca digam a mesma coisa de dois jeitos diferentes.

Na tela de Fontes do assistente, em IA e Automação, existe um quadro no alto que responde de quem são os documentos que o assistente já leu: quantos estão ligados a uma empresa, quantos estão na área de clientes sem empresa identificada, quantos são do acervo interno e se a busca está limitada à carteira de cada pessoa. Esse quadro nunca chegou a aparecer para ninguém. A página abria normalmente, sem erro nenhum, e a lista de pastas liberadas embaixo funcionava, então o que faltava passava por não existir. O manual do sistema já explicava o quadro número por número, e agora ele está de fato lá. O número que mais importa é o de arquivos sem empresa identificada: enquanto ele não baixa, esses documentos não aparecem para ninguém quando a busca por carteira estiver ligada, e o caminho é conferir se a empresa tem a pasta dela no Drive e pedir uma nova varredura.

Até agora o sistema registrava tudo o que acontece na esteira do fechamento e não somava nada disso: dava para ver quem estava com cada empresa, mas não há quanto tempo, nem em que cadeira o mês estava travando. A tela nova, em Contábil, Onde o mês está preso, mostra as três cadeiras com quantas competências estão paradas em cada uma e há quanto tempo está a mais antiga, e embaixo a lista das empresas, da mais parada para a menos. O que muda a conversa é a separação que cada linha mostra: quanto daquele tempo é trabalho do escritório e quanto é espera pelo cliente, com o motivo escrito ao lado. Uma empresa parada há vinte dias porque não mandou o extrato deixa de parecer igual a uma parada há vinte dias na mesa de alguém, e as duas pedem providências opostas. Quem espera por documento nunca aparece em vermelho, por mais que demore, porque esse tempo não corre contra a equipe. E o escritório define, num botão da própria tela, a partir de quantas horas de trabalho numa mesma cadeira uma competência passa a ser destacada: o padrão é uma semana cheia de expediente, e mudar esse número só muda o que aparece em destaque, sem bloquear nada nem alterar nenhum prazo.

A tela onde o escritório diz ao sistema qual prefixo do plano de contas é ativo circulante, estoque ou passivo de longo prazo parou de abrir quando alguém tentava ajustar um grupo. Ao abrir uma linha já cadastrada, a página mostrava um erro em vez do formulário. E no cadastro de um prefixo novo o erro aparecia no instante em que a pessoa escolhia o grupo, que é justamente o primeiro campo, então na prática não era possível cadastrar nem corrigir nada por ali. O motivo era o texto de apoio que aparece embaixo do campo, explicando o que aquele grupo reúne: ele não sabia ler a escolha feita na tela. Agora as duas telas abrem, e o texto de apoio aparece assim que você escolhe o grupo, que era para o que ele existia. O mapa de fábrica nunca foi afetado, porque ele é carregado pelo sistema e não por essa tela, e nenhuma análise saiu com número errado por causa disso: o que estava impedido era ajustar a régua, não usá-la.

Na tela Régua de cobrança, a coluna Para quem passa a mostrar, logo abaixo do nome da pessoa, o papel dela e o endereço exato que vai receber a mensagem, seja um e-mail ou um número de WhatsApp. É o mesmo endereço que o sistema usa na hora de enviar, copiado do cadastro do contato quando a cobrança foi montada. Antes disso, quem aprovava via apenas o nome, e o erro que ninguém pegava não era o contato errado, que salta aos olhos, e sim o contato certo com o endereço velho: o e-mail de um funcionário que já saiu da empresa cliente, o número antigo do escritório dela. O nome continuava fazendo sentido na tela e a mensagem ia para o vazio. Isso pesa mais na formalização, o terceiro degrau da cobrança, porque ela tem valor de prova, e prova enviada para um endereço que ninguém lê não protege ninguém. Quando você aprova uma cobrança de cada vez, a janela de confirmação também repete o destino por escrito. Na aprovação em lote não existe janela nenhuma, e foi por isso que o endereço passou a ficar visível na própria lista: o caminho mais rápido é o mais usado, e ele não podia continuar sendo o único caminho às cegas.

O aviso que a equipe recebe sobre os prazos legais da abertura de empresa depende de o servidor saber enviar e-mail. Quando ele ainda não sabe, ligar o aviso não adiantava nada: a tela dizia que estava ligado, e nenhuma mensagem chegava a ninguém. Agora, ao tentar ligar nessa situação, o sistema avisa na hora que o envio não sairia dali, explica o que falta e mantém o interruptor desligado, em vez de deixar você esperando por um aviso que não viria. Quem já tinha ligado antes vê o interruptor ligado com o mesmo recado ao lado, e continua podendo desligar quando quiser, porque frear nunca depende de o servidor estar pronto. Em nenhum dos casos o sistema marca uma ficha como avisada sem que alguém tenha recebido a mensagem, e isso é o que garante que o próximo aviso daquela ficha, o que chega mais perto do vencimento, ainda vá aparecer. Os prazos continuam visíveis na lista de Fichas de abertura com cor e contagem de qualquer forma.

O sistema guardava o custo de cada atendimento do assistente arredondado para centavos inteiros, e atendimento curto custa uma fração de centavo. Na prática isso significava que toda pergunta rápida entrava na conta valendo zero, e o problema não era de casas decimais: era de volume. Cem perguntas curtas no mês somavam custo nenhum. Três coisas dependiam dessa soma e ficaram cegas junto. O valor de aviso mensal podia nunca ser alcançado num escritório que usa muito o assistente para perguntas rápidas, que é o uso mais comum. O limite de segurança de gasto por hora, que pausa o assistente quando o consumo dispara, não somava nada nesse mesmo cenário. E a tela de Consumo mostrava um total menor do que a fatura do provedor. Agora o custo é guardado com a precisão que ele tem e só é arredondado quando aparece na tela, então o consumo do mês passa a refletir o uso real e o aviso dispara quando deve. Os meses anteriores não foram recalculados de propósito: relatório já fechado e conferido não muda de número depois, nem para mais.

As conexões do sistema com o mundo de fora, a leitura do sistema contábil, o drive onde o cliente deposita documentos e o WhatsApp do escritório, podiam parar sem que ninguém ficasse sabendo. O sistema não passava a errar: ele ficava parado no último dado que conseguiu ler, e a primeira pessoa a perceber era alguém estranhando que a carteira não atualizava, às vezes dias depois. Agora existe uma automação que manda um e-mail quando alguma dessas conexões para, e outro quando ela volta ao normal, para quem tem permissão de ver Integrações. Ela nasce desligada e é ligada em Administração, Automações. O aviso sai apenas quando o estado muda, e não todos os dias: alerta que repete a mesma coisa toda manhã deixa de ser lido justamente no dia em que ele está certo. Cada e-mail traz o quadro inteiro das conexões, e não só a que mudou, porque saber que a leitura do sistema contábil caiu enquanto o drive continua de pé muda a conversa com o cliente que está esperando resposta. Entram também as diferenças entre as fontes de cadastro que ficaram esperando decisão por mais tempo do que o prazo que o próprio escritório definiu. Se o servidor ainda não estiver configurado para enviar e-mail, a automação aparece como indisponível em vez de ligar: registrar que avisou sem ninguém receber seria pior do que não avisar.

A conferência do balancete da Cadeira 3 procurava por conta com saldo estranho, e passou a procurar também pelo lançamento que ficou para trás. O sistema olha os seis meses anteriores da empresa e, quando uma conta teve movimento em pelo menos quatro deles e neste mês não teve nenhum, ela entra na lista para você conferir. O caso clássico é depreciação, provisão de férias e de décimo terceiro, encargos sobre a folha e juros de financiamento: são lançamentos que a lei manda reconhecer todo mês, e deixar de fazer um deles infla o resultado daquele mês e joga a despesa para o seguinte. Este achado não trava o fechamento, porque quase sempre há explicação legítima que só você tem: bem totalmente depreciado, contrato encerrado, empresa sem folha no mês. A conta é comparada pelo movimento e não pelo saldo, então conta de resultado e conta de patrimônio são tratadas do mesmo jeito. A empresa que ainda não tem seis meses de balancete não recebe esse aviso, e a tela diz que o critério ficou sem avaliação em vez de dizer que está tudo certo. O valor mínimo em reais é o mesmo que você já configurou para a variação, aplicado à média do que a conta costumava movimentar.

A cobrança automática de guia não paga passa a esperar a conferência da obrigação quando ela é de município ou de estado. Cada cidade e cada estado tem a própria lei, com prazo próprio e com regra própria sobre quem deve pagar, e por isso toda obrigação municipal e estadual da lista inicial nasce marcada como carente de conferência. Enquanto ela não for conferida em Obrigações e Workflows, Conferência do calendário, a guia daquele imposto continua aparecendo normalmente para a equipe no painel de entregas, mas não vira mensagem ao cliente, e a rotina diz quantas guias ficaram nessa situação. O erro que isso evita é o mais caro que esta régua pode cometer: pedir a um cliente o comprovante de um imposto que ele não deve. Uma empresa do Simples Nacional, por exemplo, recolhe o ISS dentro do DAS e não paga guia de ISS em separado; se a linha do município não disser isso, o cliente receberia todo mês a cobrança de uma guia que não existe para ele. Imposto federal continua sendo cobrado normalmente, conferido ou não, porque DAS, FGTS e os tributos sobre a folha têm regra nacional e não dependem da lei de nenhuma cidade.

Quando uma competência era passada adiante ou devolvida com o relógio parado, por exemplo esperando um documento do cliente, o trecho final dessa espera não entrava na conta do tempo parado daquela cadeira. O tempo trabalhado saía maior do que foi de verdade, e o painel de prazos cobrava a pessoa por horas em que ela estava impedida de trabalhar. Nada acusava, porque o número continuava parecendo normal. Agora o fechamento da cadeira encerra a parada antes de carimbar o fim, e o tempo parado é somado uma vez só e no lugar certo. As passagens já fechadas não são recalculadas: o número passa a sair certo daqui para a frente.

A instrução de trabalho manda consultar o analista do grupo antes de lançar, e nunca alterar a data de competência sem orientação. Até agora essa conversa acontecia por mensagem e sumia: meses depois ninguém sabia por que aquele lançamento tinha sido feito daquele jeito, nem quanto tempo alguém ficou parado esperando. Agora a competência tem a aba Dúvidas técnicas, com um botão também no alto do painel, porque a pergunta aparece no meio do trabalho e ninguém deveria precisar descobrir que existe uma aba. A pergunta vai para quem está lotado como Cadeira 3 ou como responsável do setor no grupo daquela competência, e o prazo de resposta é de duas horas, contado pelo expediente do escritório. Enquanto a pergunta está de pé, o prazo da cadeira fica parado, de modo que quem perguntou não é cobrado por um tempo em que a própria instrução o impede de trabalhar, e a competência não passa adiante nem é liberada. A resposta fica na história do mês, com nome e data. Se o grupo ainda não tem analista lotado, o aviso aparece antes de enviar e a pergunta é registrada assim mesmo, para ficar visível à coordenação. Quem foi acionado e saiu do grupo aparece marcado, com a opção de mandar a pergunta a outra pessoa sem apagar o registro de quem foi acionado primeiro. Na fila do escritório há uma coluna própria para isso, que fica vermelha quando as duas horas passam e some assim que alguém responde ou retira a dúvida.

As duas rotinas que fazem a coleta andar sozinha, abrir o mês e cobrar quem não entregou, só podiam ser ligadas por dentro do servidor, por alguém da FFB, e valiam para todas as contabilidades de uma vez. Na prática isso significava que não eram ligadas para ninguém: um escritório com os checklists conferidos não tinha como começar sem que todos os outros começassem junto. As duas passam a aparecer em Administração, Automações, ao lado das que já estavam lá, e cada escritório decide a sua. Ligar Abrir sozinho o mês faz o sistema montar toda madrugada a lista do que cada empresa precisa entregar. Ligar Cobrar sozinho os documentos faz o sistema preparar as cobranças do dia, que continuam esperando alguém aprovar uma a uma antes de qualquer mensagem sair. Nada roda para trás e nada é enviado sozinho. Junto com isso, um problema que ficava escondido: em servidor que ainda não está configurado para enviar e-mail, a cobrança aprovada era dada como enviada e o cliente não recebia nada. Como cada empresa recebe no máximo três mensagens por competência, essa cobrança fantasma gastava um dos três degraus e o aviso seguinte nunca chegava. Agora ela fica esperando, como aprovada, e o sistema avisa o motivo em vez de afirmar que cobrou.

O aviso que a equipe recebe sobre os prazos legais da abertura de uma empresa passa a ter interruptor na tela Automações, em Administração, junto com os outros. Antes ele só podia ser ligado por quem tem acesso ao servidor, e a decisão valia para todos os escritórios de uma vez: agora cada escritório liga o seu. Quem nunca abrir essa tela continua exatamente como estava. E existe uma proteção nova: se o servidor ainda não estiver preparado para enviar e-mail, nenhuma mensagem sai e nenhuma ficha é marcada como avisada, mesmo com o interruptor ligado. Isso evita o pior caso, que era o sistema achar que já avisou sobre um prazo que ninguém viu, e por isso ficar calado no aviso seguinte.

Nesta mesma versão foram ao ar duas telas onde o escritório liga as rotinas que o sistema dispara sozinho: Administração, Automações, e Obrigações e Workflows, Rotinas automáticas. Elas foram construídas no mesmo dia, por caminhos diferentes, e cada uma guardava a sua resposta em separado: ligar numa não aparecia na outra, e não havia como saber qual das duas o sistema seguia. Agora existe uma resposta só. As três rotinas do calendário, que abre o mês, que transforma o que acontece nas empresas em tarefa para o setor certo e que avisa por e-mail quem está com prazo apertando, passam a aparecer também em Automações, e o que for ligado em qualquer uma das telas vale nas duas. As duas continuam existindo de propósito: quem cuida das obrigações nem sempre tem acesso à área de Administração, e não faz sentido depender de outra pessoa para ligar uma rotina do próprio setor. Nenhuma rotina mudou de comportamento e todas seguem desligadas, e quem já tinha ligado alguma coisa não perde a decisão. O registro de quem ligou, que antes só existia na tela de Obrigações, passa a valer nas duas.

Quando uma conversa com o assistente é interrompida antes de responder, porque a conexão caiu no meio, porque o assistente entendeu que não podia responder aquela pergunta, ou porque a conversa alcançou o limite de passos que o sistema permite, o provedor já processou parte do trabalho e cobra por essa parte. Até agora esse valor não aparecia em lugar nenhum: o extrato só registrava atendimento que terminou bem, e o resto sumia. O efeito era duplo. O seu extrato não fechava com a fatura do provedor, e a diferença não tinha explicação em tela nenhuma. E o limite de segurança de gasto por hora, que existe para pausar o assistente quando o consumo dispara, decide somando exatamente esse extrato: ele ficava cego justamente no caso mais caro, que é a conversa que roda até o limite de passos e não entrega nada. Agora esse consumo entra no extrato com o motivo escrito, aparece num quadro próprio chamado Conversas que consumiram e não responderam, com quantas vezes cada situação aconteceu no mês, e quem teve consumo assim ganha uma marca ao lado do nome na lista por pessoa. O valor entra no total da tela de propósito, porque foi cobrado do escritório, e o quadro serve para você saber quanto do total foi isso.

Ligar uma automação faz o sistema trabalhar na carteira inteira do escritório todo dia, sem ninguém clicar de novo. Agora o sistema guarda quem foi a última pessoa a mexer em cada interruptor, para que a pergunta "quem autorizou isso" tenha resposta meses depois, quando ela costuma aparecer. As automações que já estavam ligadas antes desta mudança continuam funcionando normalmente e aparecem sem autor, porque o sistema não sabe quem as ligou e inventar um nome seria pior do que dizer que não se sabe.

As listas que o assistente devolve sobre prazos ganharam três correções que mudam o que você lê. As obrigações atrasadas voltam a sair da mais antiga para a mais recente: elas eram ordenadas pelo texto da data, o que na prática ordenava pelo dia do mês, e uma obrigação vencida em novembro aparecia depois de uma vencida em janeiro. Como as listas têm limite de linhas, o corte estava jogando fora justamente as mais antigas, que são as que mais correm risco. Quando a lista precisa ser cortada, o assistente passa a dizer isso e a avisar que o número mostrado não é o total, em vez de apresentar o limite como se fosse a conta fechada. E matriz e filial com a mesma razão social deixam de ser somadas numa linha só: cada estabelecimento tem a sua obrigação e aparece na sua linha. Junto disso, quando alguma obrigação ainda não diz se gera guia para pagar, a resposta sobre guias avisa quantas entregas ficaram fora da conta, em vez de deixá-las sumir em silêncio.

O valor de aviso de consumo, que se configura em Conta de IA, não tinha como ser alcançado. O sistema calcula o custo de cada atendimento a partir de uma tabela de preços por modelo, e essa tabela estava vazia: sem preço, cada atendimento era gravado sem custo, a soma do mês dava zero e o aviso nunca aparecia, por mais que o escritório usasse o assistente. Quem tinha configurado um valor de aviso estava confiando num alarme desligado. A tabela agora vem preenchida e o aviso volta a valer, nas duas faixas: ao passar de 80% do valor configurado e ao alcançá-lo. Ele continua apenas avisando, nunca cortando: nenhuma conversa é interrompida. E, se algum dia o assistente usar um modelo que ainda não esteja nessa tabela, a tela passa a dizer quantos atendimentos ficaram fora da soma, em vez de mostrar um valor menor sem explicar por quê. O custo aqui continua sendo estimativa: a fatura que vale é a do provedor da chave.

O relatório mensal que vai ao cliente passa a dizer duas coisas que ele calava. A primeira é a ressalva do fechamento: a contabilidade pode liberar um mês de duas formas, liberado ou liberado com ressalva, e a segunda quer dizer que o mês fechou com uma pendência declarada que segue para o mês seguinte. Até agora as duas produziam exatamente o mesmo documento, então um mês com pendência chegava ao cliente com a mesma cara de um mês limpo. Agora a tarja do rascunho avisa em todas as páginas, e a versão final traz no rodapé que o fechamento saiu com ressalva e o que ela pode mudar, por exemplo que o lucro do mês ainda pode se mexer quando a pendência for resolvida. A anotação interna que a equipe escreveu na esteira continua sendo interna e não vai para o documento. A segunda é o grupo sem conta nenhuma: quando o plano de contas da empresa não tem nenhuma conta classificada num grupo, custo das vendas por exemplo, aquele grupo soma zero, e sem custo o lucro bruto fica igual à receita líquida e a margem bruta sai em 100%. A conta está certa e o número está errado. O relatório agora avisa embaixo da tabela quais grupos ficaram sem conta e que ali o zero significa falta de base para apurar, e não movimento zero no mês.

O envio automático das cobranças pelo WhatsApp era ligado uma vez para o servidor inteiro. Agora cada escritório liga e desliga o seu, na própria tela da mensageria, com um botão separado do que liga o canal. São duas decisões diferentes: ligar o canal é dizer que o escritório fala por WhatsApp; ligar a cobrança automática é autorizar o sistema a enviar sozinho, todo dia útil, sem ninguém conferir antes. A cobrança nasce desligada para todos, inclusive para quem já usava o envio, e precisa ser ligada de propósito uma vez.

Na tela Integrações apareceu o quadro Preferências do escritório, com cinco decisões que antes só podiam ser mudadas por quem tinha acesso ao servidor: por quantos anos os documentos ficam guardados, de quanto em quanto tempo o sistema relê o cadastro no sistema contábil, com que frequência confere a contabilidade, em quantos dias uma diferença entre as fontes passa a contar como antiga, e por quantos dias a caixa de envio do mês continua aberta para o cliente. Cada uma mostra o valor que está valendo e diz se ele foi escolhido pelo escritório ou se veio do servidor, e quem mexeu por último fica registrado. Para voltar a seguir o padrão do servidor, basta apagar o campo e guardar. O prazo de guarda é o que mais pesa: é ele que decide quando a tela de Guarda e retenção começa a sugerir o descarte, e agora quem responde por esse número é o contador, na tela, e não mais quem instalou o sistema.

Na tela de Tabelas tributárias existe um painel no alto que responde o que uma lista não responde: o que ainda NÃO tem tabela para o mês que vem. Tabela que falta não aparece em lista nenhuma, porque ela simplesmente não está lá, e a ausência fica invisível até o dia em que alguém precisa do número. Esse painel existia, era calculado certo e nunca chegou a aparecer na tela para ninguém: por um detalhe de montagem da página, ele era desenhado e escondido no mesmo instante, sem erro nenhum e sem nada acusar. Agora ele aparece, e mostra quantas tabelas estão sem cadastro para a competência seguinte, quais são elas pelo nome, quantas estão aguardando conferência e quantas já estão prontas. Junto vai uma verificação que impede o mesmo descuido em qualquer painel novo do sistema, porque este tipo de falha não aparece em teste automático: o conteúdo existe, o endereço responde normalmente e a página abre sem erro, só que a pessoa não vê. Para você nada precisa ser feito, e as tabelas nacionais continuam sendo mantidas pela FFB Brasil.

Quando um escritório entra no sistema e ainda não tem nenhum perfil de acesso cadastrado, a tela de Perfis de acesso aparecia vazia com uma instrução escrita em linguagem de programador, mandando executar um comando no servidor. Ninguém de fora da FFB tem como fazer isso, então a tela pedia o impossível justamente no primeiro dia de uso, que é quando a pessoa mais precisa de orientação. Agora ela explica a situação em português: os perfis que vêm prontos ainda não foram instalados, isso é feito uma vez pela FFB Brasil e vale para todos os escritórios ao mesmo tempo, e enquanto isso você não fica parado, porque dá para criar um perfil próprio pelo botão Novo e distribuir as permissões à mão. Quem é da FFB passa a ter, na mesma tela, o botão que faz a instalação, no lugar do comando de terminal. O manual de Perfis de acesso ganhou a mesma explicação, e o de Tabelas tributárias passou a dizer quem cuida das tabelas nacionais, que é a FFB, e o que fica com o escritório, que é a conferência da tela.

Até agora o sistema não tinha onde guardar se uma pessoa ainda trabalha no escritório, e o único jeito de tirar o acesso de quem saiu era excluir o cadastro dela. Excluir fazia o contrário do que se espera de um desligamento: levava junto o histórico de lotação, as conversas com o assistente e, principalmente, deixava sem dono cada registro da Trilha de auditoria que aquela pessoa tinha assinado. Agora o cadastro tem a situação da pessoa, com quatro estados: Ativo, Férias, Afastado e Desligado. Só quem está Ativo entra. Na tela de Usuários existe a ação Desligar, que pede o motivo e vale também em lote, e o botão de excluir usuário deixou de existir. A pessoa desligada para de entrar na hora, mesmo se estiver com a tela aberta, e também deixa de abrir os documentos que o sistema serve por link direto, como comprovante de entrega e documento do Drive. As lotações em aberto são encerradas no mesmo ato, então ela sai da esteira e das entregas, e um convite de primeiro acesso que ainda estivesse de pé para de funcionar. Nada é apagado. Férias e afastamento suspendem o acesso sem mexer na lotação, para a pessoa voltar exatamente de onde parou. Na tela Equipe do sistema contábil, a parte de baixo mostra quem ainda entra no FFB-IT e já não consta no seu sistema contábil, com o desligamento em lote ali mesmo. O sistema continua não cortando acesso sozinho: uma leitura que falhou não pode trancar ninguém para fora.

Até agora o cadastro guardava só o regime atual da empresa, e trocá-lo apagava em silêncio a informação de qual era o regime antes. Isso tinha um efeito que aparecia justamente em janeiro: uma empresa que sai do Simples Nacional em 1º de janeiro ainda precisa entregar a DEFIS do ano anterior, e uma empresa que entra no Simples ainda deve a ECD e a ECF do ano em que era Lucro Presumido. Como o sistema só sabia o regime de hoje, essas declarações do ano anterior sumiam da agenda no dia em que alguém atualizava o cadastro. Agora cada regime tem um período com data de início e de fim. Na ficha da empresa existe a ação Alterar regime tributário, que pergunta a partir de que dia o novo regime passou a valer, guarda o motivo e registra a mudança na linha do tempo. A ficha ganhou o bloco Como foi ao longo do tempo, que mostra a história completa. O formulário de edição não troca mais o regime, pelo mesmo motivo que já não trocava a situação do cliente: trocar sem dizer desde quando vale reescreve o passado da empresa. As empresas que já estavam cadastradas entram com o regime que tinham, valendo desde sempre, e nenhuma data é inventada; quando a conferência do cadastro na Receita já tinha trazido a data de opção pelo Simples, essa data entra como início do período. Quando a mudança chega pela conferência automática, que sabe o dia em que percebeu mas não o dia em que a mudança passou a valer, o período aparece marcado como data deduzida, para você conferir e corrigir.

Quatro lugares do Onboarding pediam uma informação que a tela nunca mostrava, e duas janelas deixaram de abrir. No catálogo de licenças, escolher que a licença vence em data fixa todo ano deveria pedir o dia e o mês, como o manual manda no passo 5, e os dois campos não apareciam: era impossível cadastrar pela tela uma licença como o alvará da Polícia Civil, que vence em 31 de dezembro para todas as empresas. Na ficha de um acesso, escolher certificado digital deveria abrir o nome e o CPF de quem comparece, que é o que falta saber quando a hora marcada chega. Ao cadastrar uma pergunta de licenciamento, escolher que a resposta é um número deveria pedir a unidade, e escolher que é uma lista deveria pedir as alternativas: sem isso não havia como criar pergunta de escolha. E na ficha de abertura, dizer que o capital entra em bens deveria abrir a descrição dos bens, que é o texto que vai para o contrato social. Além disso, a janela de editar uma licença do catálogo e a de editar a classificação de risco de uma empresa davam erro ao abrir. Tudo isso vinha da mesma causa e foi corrigido junto, com uma verificação nova que impede o problema de voltar em qualquer tela do sistema.

A ficha que a equipe abre para acompanhar a entrada de uma empresa, com um cartão por setor, a conferência do acervo recebido do contador anterior e a aprovação da diretoria, tinha frases escritas sem acento, como competência, obrigações, período e aprovação. O sistema é escrito em português do Brasil, e a tela é onde a equipe passa o dia. O texto foi corrigido inteiro, inclusive no botão de marcar um documento como não aplicável e na frase que aparece quando ainda não há ninguém lotado no setor. Nada mudou no que a tela faz.

A obrigação do ISS mensal de Joinville estava cadastrada sem dizer a quais regimes ela se aplica, e no calendário isso quer dizer que ela vale para todos. Só que a própria prefeitura determina que a empresa optante pelo Simples Nacional e o Microempreendedor Individual apurem e gerem a guia no sistema do Simples: o ISS deles já está dentro do DAS. Do jeito que estava, o calendário passaria a cobrar de cada empresa do Simples de Joinville uma guia de ISS por mês, ao lado do DAS que ela já paga, e a linha pareceria certa. Agora ela alcança apenas as empresas do lucro presumido e do lucro real. No mesmo passo, o vencimento foi de dia 10 para dia 15, que é o prazo publicado pelo município, e a norma que sustenta o prazo passou a aparecer na tela. A data continua marcada como carente de conferência, porque existe um decreto posterior que prorroga prazos do ISS e que ainda não conseguimos ler. Se alguma empresa do Simples da sua carteira recolher ISS em guia municipal por algum motivo, avise: é caso que o calendário trata em separado.

O módulo de obrigações sabe fazer três coisas de madrugada, sem ninguém clicar: abrir o mês para toda a carteira, transformar o que acontece nas empresas em tarefa para o setor certo, e avisar por e-mail quem está com prazo apertando. Até esta versão, ligar qualquer uma delas dependia de a FFB mexer na configuração do servidor, e valia para todos os escritórios ao mesmo tempo. Agora existe a tela Obrigações e Workflows, Rotinas automáticas, onde cada escritório liga e desliga o que quiser, quando estiver pronto. Cada rotina explica o que faz, em que horário roda e o que muda quando é ligada, e a tela registra quem decidiu e quando. Ao lado da rotina que abre o mês aparece o resultado da Conferência do calendário, para quem decide saber se as datas que o mês vai usar já foram conferidas. Ver a tela e alterar as rotinas são permissões separadas. Todas continuam nascendo desligadas: o que mudou é que agora existe onde ligar, sem depender de ninguém de fora.

Clicar em uma obrigação do catálogo para editá-la mostrava uma página de erro, e o cadastro só podia ser aberto para criar uma linha nova. O problema estava na leitura dos campos que aparecem e somem conforme a escolha ao lado, como a UF que só existe em obrigação estadual e o número do dia que só existe quando a data é de dia fixo: eles liam a escolha atual de um jeito que funcionava no cadastro novo e falhava ao abrir um registro já gravado. Agora a tela abre nas duas situações. Junto com a correção entrou o teste que faltava, que abre a tela de edição de verdade: sem ele, o defeito voltaria sem ninguém notar, que foi exatamente o que aconteceu.

Cada obrigação do calendário diz se ela é uma declaração a transmitir ou uma guia a recolher, e duas linhas de fábrica estavam sem essa resposta: o ISS de Joinville e a apuração de IBS e CBS do ano de teste. Enquanto uma obrigação fica sem resposta, o sistema não cobra o pagamento dela de ninguém, e o efeito era o pior possível no ISS: um imposto municipal transmitido e não pago não aparecia na fila de pagamentos, nem no quadro de guias vencidas, nem quando alguém perguntava ao assistente o que falta pagar. As duas foram respondidas. O ISS de Joinville é guia, porque o município apura e emite a guia no sistema dele e o imposto corre multa e juros até ser pago. A apuração de IBS e CBS de 2026 é declaração, porque no ano de teste da reforma a lei manda apurar e informar e dispensa o pagamento de quem cumprir as obrigações acessórias, então cobrar uma guia ali seria cobrar o que a lei não pede. Os meses que já estavam abertos sem classificação passam a seguir a resposta, e os que já tinham uma classificação diferente não são mexidos, porque cada competência guarda a regra que valia quando ela aconteceu. As datas dessas duas obrigações continuam marcadas como carentes de conferência, na tela Conferência do calendário: dizer o que a obrigação é e dizer em que dia ela vence são perguntas diferentes.

Modelos de checklist de entrega e Mapa de grupos do balanço abriam com o título capitalizado à moda do inglês, com a preposição em maiúscula, e o mesmo aparecia na trilha de navegação e no título dos modais. O menu e o manual sempre trouxeram o nome certo, então era a tela que não cumpria o que eles prometiam. Corrigido nas duas, e a fila por cadeira entrou junto para que o problema não volte se alguém renomear a tela algum dia.

O mapa de grupos do balanço é a régua com que os índices do fechamento são calculados, e apagar uma linha dele não some com um cadastro: some com um pedaço dessa régua. Agora o sistema pergunta antes e escreve, na própria confirmação, qual dos dois efeitos é o seu caso. Se for o último prefixo em uso do grupo, ele diz quais índices passam a sair como Não calculado. Se sobrar outro prefixo, ele avisa que o efeito é pior justamente por parecer menor: os índices continuam saindo com número, e o número passa a estar errado, porque as contas daquele prefixo saíram da soma. Quando a linha é de fábrica, o aviso lembra que ela vale em toda contabilidade que não tenha o próprio mapa para aquele grupo. E ele mostra o caminho de voltar atrás: desmarcar Em uso na edição tira o prefixo do cálculo sem perder o cadastro.

A análise das demonstrações já se recusava a dividir por zero, e escrevia o motivo no lugar do resultado. Faltava o outro caso, que não dá erro nenhum e por isso passava: quando o número de baixo da conta é negativo, a divisão troca o sinal e o índice diz o contrário do que aconteceu. Em empresa com patrimônio líquido negativo, o chamado passivo a descoberto, um prejuízo de dez mil sobre um patrimônio de menos duzentos mil saía como cinco por cento positivos de rentabilidade, e ninguém questiona um percentual positivo. Agora esses índices aparecem como Não calculado, com o motivo escrito e com o número de cima e o de baixo ao lado, para você conferir. Vale para as três situações em que isso aparece: patrimônio negativo, deduções do mês maiores que a receita bruta, e conta com saldo na natureza contrária, que a varredura do balancete aponta. Índice negativo continua sendo publicado normalmente, porque margem negativa é a leitura certa de um mês ruim e é justamente o mês que você precisa ver. As competências já analisadas mostram o número certo na próxima vez que a análise rodar.

Esta página existe para você saber o que mudou no sistema, e até agora ela contava só uma parte. Melhorias e correções que já estavam no ar apareciam apenas no nosso registro interno, e quem usa o sistema não ficava sabendo. Isso muda em duas frentes. A primeira: dez melhorias entregues entre os dias 17 e 24 de agosto passam a aparecer aqui, cada uma na data em que de fato entrou, então você vai ver novidades surgirem em dias já passados. Entre elas estão a correção da data de validade na ficha do cliente, os feriados estaduais que passaram a ser de cada escritório e seis ajustes no que o assistente afirma no relatório ao cliente. A segunda: daqui em diante toda entrega passa a ser publicada aqui no mesmo dia em que vai ao ar. Continuam de fora apenas as tarefas internas da FFB, como o acompanhamento dos servidores, que não mudam nada no seu trabalho.

Existe uma tela nova em Administração, chamada Automações, com os interruptores das rotinas que o sistema executa por conta própria. A primeira delas é o aviso de vencimento: todo dia de manhã o sistema olha as habilitações da carteira e manda um e-mail quando um certificado digital, uma procuração ou um alvará se aproxima do prazo. Até aqui esse aviso só podia ser ligado por alguém com acesso técnico ao servidor, o que na prática significava abrir um chamado para a FFB e esperar; agora é um botão, e a decisão é de quem responde pelo escritório. Cada automação continua nascendo desligada, e ligar não dispara nada retroativo: o sistema volta a avisar a partir da próxima passagem, sem despejar avisos antigos de uma vez. Quem não ligar nada não perde coisa alguma, porque a tela de Vencimentos segue mostrando todos os prazos como sempre mostrou. Ver o que está ligado e poder mexer são permissões separadas, em Perfis de acesso.

Na aba Habilitações da ficha do cliente, a coluna Válido até era montada de um jeito que fazia o sistema ler a data outra vez, no formato americano. Quando o dia passava de 12 a aba inteira deixava de abrir, e quando o dia cabia num mês a data aparecia com o dia e o mês trocados, sem nada acusar: um certificado digital válido até 5 de outubro aparecia como 10 de maio. A tela de Vencimentos mostra o mesmo dado e sempre esteve certa, de modo que as duas podiam discordar sobre o mesmo certificado. Nenhum escritório chegou a ver data errada, porque a correção entrou antes de existir habilitação cadastrada, e ela vem com duas verificações, uma para cada face do defeito.

O assistente aprende a conciliar de dois jeitos: com o que a sua equipe confirma na tela e com o histórico que já existe no sistema contábil. A segunda parte só tinha acontecido uma vez, na implantação, e ninguém precisava saber disso até aparecer a consequência: empresa que entrou na carteira depois daquele dia começava sem padrão nenhum, justamente no primeiro mês dela, e empresa antiga ficava parada no hábito de então, sem acompanhar plano de contas novo nem histórico novo. Agora essa releitura acontece uma vez por mês, de madrugada, sem ninguém pedir. Continua sendo apenas leitura do sistema contábil, e o que uma pessoa confirmou na tela nunca é rebaixado pelo que o histórico diz. Vale para os escritórios que usam a consulta contábil do assistente; onde ela estiver desligada, nada muda até que seja ligada.

O logo do escritório tinha duas casas no sistema: a que veste o painel da sua equipe e o Portal do cliente, em Escritório e Dados do escritório, e outra só para os documentos, em IA e Automação e Marca do escritório. Quem trocava a imagem em uma delas não trocava na outra, e a tela de Dados do escritório já dizia que o logo aparece nos documentos gerados em PDF, o que ainda não era verdade. Agora é: o relatório mensal, as planilhas e todo material que o assistente gera saem com o logo enviado em Dados do escritório. Quem só tinha enviado a imagem pela tela da IA não perde nada, porque ela continua valendo enquanto não houver logo na outra tela, e nenhum documento deixa de ser gerado por falta de imagem. A verificação interna que mede se o relatório está pronto passou a olhar a mesma fonte e a dizer de qual das duas o logo veio, para o escritório saber quando terminou de migrar.

O sistema já lia quem trabalha no seu escritório junto com a leitura dos clientes, mas transformar essas pessoas em usuários era redigitar nome e e-mail de cada uma na tela de Usuários. Agora existe a tela Equipe do sistema contábil, em Administração: ela mostra quem ainda não tem acesso, você marca quem entra, escolhe o perfil de acesso e confirma o setor que veio sugerido, e cada pessoa recebe um e-mail para criar a própria senha. A lista se atualiza sozinha, então quem for admitido no sistema contábil aparece na leitura seguinte. Quando o mesmo e-mail é de mais de uma pessoa, o que acontece com as caixas de departamento, a tela pede o e-mail pessoal antes de continuar: a entrada é individual porque é ela que registra quem fez cada lançamento. E quem sai do sistema contábil continua não perdendo o acesso sozinho, porque desligar alguém é decisão de gente.

Entregar e pagar são dois fatos: na declaração o trabalho acaba quando o escritório transmite, mas na guia o tributo continua devido até alguém recolher, correndo multa e juros. O assistente só olhava o primeiro. Perguntar o que faltava numa empresa devolvia a linha do DAS como entregue, sem dizer que o pagamento não tinha sido registrado, e a contagem do mês chamava de entregue um mês inteiro de guias em aberto. Agora as respostas trazem os dois lados: a linha de cada guia diz se o pagamento foi registrado, quando foi, e quando venceu sem registro; a contagem do mês separa o que a equipe entregou do que de fato se resolveu; e você pode perguntar direto quais guias ainda não foram pagas, com a empresa, a competência, o vencimento e o valor quando informado. Onde o escritório ainda não registra os pagamentos daquele mês, o assistente diz que o pagamento não está registrado, e nunca que o cliente deixou de pagar: o sistema não conversa com o banco, ele lê o que a equipe registrou. E ele continua sem calcular multa nem juros, porque o valor depende de dados que não estão aqui.

Quando o seu escritório usa a verificação em duas etapas, entrar no sistema passa a pedir, depois da senha, o código de seis dígitos do aplicativo. Perdeu o celular? Use um dos códigos de recuperação que você guardou quando configurou, e cada um deles serve uma vez só. Se os códigos também acabaram, peça a quem administra o sistema no seu escritório para desligar a verificação da sua conta, e configure de novo no próximo acesso.

Continuação da correção dos nomes de tela do Onboarding. As duas janelas que abrem por cima da lista, para classificar o grau de risco de uma empresa e para cadastrar uma pergunta de licenciamento, ainda apareciam com o título escrito à maneira do inglês, com preposição em maiúscula. Elas agora abrem dizendo o que a pessoa vai fazer: Classificar o grau de risco da empresa e Nova pergunta de licenciamento. É o mesmo assunto da correção anterior, mas numa parte da tela que só aparece depois do clique, e por isso tinha passado.

Seis pontos em que o texto que sai ao cliente dizia mais do que os números sustentam foram fechados. A contagem de meses seguidos de queda ou de alta atravessava competências que ninguém tinha analisado, tratando março e maio como meses vizinhos: agora a sequência para no mês que falta, e a resposta diz quais meses ficaram sem análise. A preparação de uma reunião sobre um mês antigo contava a tendência que termina no último mês analisado, e não a daquele mês: agora a série termina no mês da conversa. A receita líquida do relatório era lida de um índice só, o que exige mais grupos do mapa contábil, e desaparecia da tabela como não medida enquanto a margem calculada sobre ela continuava publicada três linhas abaixo: agora ela é lida de qualquer um dos três índices que a sustentam. A rentabilidade de uma empresa com patrimônio líquido negativo saía com o sinal invertido, e um prejuízo apareceria como retorno positivo: nesse caso o sistema escreve o motivo no lugar do número. Quando o nome escrito serve para mais de uma empresa, o assistente pergunta qual delas mostrando o CNPJ e dizendo qual é a matriz, porque matriz e filial têm a mesma razão social e antes uma delas respondia sozinha. E a versão final do relatório passa a exigir o mês liberado no fechamento: o rascunho continua sendo gerado antes, com a ressalva em todas as páginas, mas o documento que leva a assinatura de quem revisou só sai depois que a contabilidade concluir o mês.

O relatório ao cliente já conferia a carteira de quem gera e de quem aprova, mas o arquivo saía por um caminho que não repetia essa conferência. Agora a checagem acontece também na hora de baixar, de modo que ninguém baixa relatório de empresa que não está na sua carteira.

O botão traz de uma vez a lista de documentos que uma contabilidade costuma pedir aos clientes, já com o formato, onde o cliente encontra cada um e para que serve, e junto quatro modelos de checklist prontos: Simples com empregados, Simples sem empregados, Lucro Presumido ou Real, e MEI. Antes de instalar, a tela mostra quantos documentos e modelos vão entrar. Depois de instalado, tudo é do escritório: dá para renomear, mudar o dia combinado, trocar a criticidade e apagar o que não usar, e instalar de novo mais tarde não desfaz nada disso.

Alguns avisos e explicações da tela do processo de saída estavam escritos sem acento, como em nao, saida, modulos e ninguem. Não quebrava nada e não aparecia em nenhuma conferência: só ficava errado na tela de quem lê, que é o contador. Os textos foram corrigidos, e junto entrou uma conferência automática que passa a olhar o texto das telas do mesmo jeito que já olhava o texto do manual, para que tela nova não nasça com o mesmo problema.

O sistema não recebe informação do banco: uma guia só consta como paga quando alguém da equipe registra pela tela, e esse recurso é recente, então nenhuma guia antiga tem essa informação. Mesmo assim, o painel pintava de vermelho e escrevia que a guia venceu sem pagamento, inclusive em meses em que ninguém do escritório tinha registrado pagamento nenhum. Nesses meses o cliente podia ter pago tudo em dia, e quem não registrou foi o escritório. Agora os dois casos aparecem separados: em vermelho, a guia vencida num mês em que a equipe já registra pagamentos, que é cobrança de verdade; em âmbar, a guia vencida num mês sem nenhum registro, com o texto dizendo que o sistema não sabe se ela foi paga. A separação também vale para os números do alto da tela. E ela se resolve sozinha: assim que o primeiro pagamento do mês for registrado, as outras guias daquele mês passam a ser cobradas normalmente.

Três telas de Integrações abriam com um nome diferente do que o menu e o manual indicam, o que fazia quem seguia o manual duvidar se tinha chegado na tela certa. Agora o título da tela é o mesmo do menu. Nenhum outro comportamento mudou.

Agora você não precisa mais inventar senha para quem entra no sistema. Ao cadastrar uma pessoa, deixe ligado Enviar convite por e-mail: ela recebe um link, escolhe a própria senha e ninguém mais fica sabendo qual é. O link vale por sete dias e serve uma vez só. Se vencer, é só clicar em Reenviar convite na lista de usuários, e o link antigo para de funcionar na hora.

Os feriados estaduais de fábrica eram uma lista só, compartilhada por todos os escritórios. Na prática, quem desligasse o aviso de conferência desligava para os outros, e quem corrigisse a data do próprio estado corrigia para todos. Agora cada escritório tem os seus e continua podendo corrigir a data do seu estado, que é o que a marca de conferência pede. A tela é a mesma, com os mesmos feriados e a mesma marca. Feriado errado no calendário desloca o vencimento das obrigações, então vale conferir os do seu estado.

Todas as telas de IA e Automação passaram a ter explicação no Manual do Sistema, em linguagem simples e dizendo o que acontece depois de cada ação: conta de IA, configuração, marca do escritório, alvos de leitura, projetos, habilidades, memória, robôs, catálogo de automações, conciliações, aprovações, trilha, auditoria, vigia de palavras e as pastas que o assistente alcança. Com isso, toda tela do painel do escritório tem manual, sem exceção.

O ICMS de Santa Catarina entrou no catálogo com o interruptor desligado, e isso é de propósito: o prazo dele muda conforme o regime de apuração e a atividade da empresa, e a FFB não confirmou essa data no regulamento oficial. Uma guia com data errada não aparece como erro na tela, aparece como multa no cliente. Como obrigação desligada não aparece em lugar nenhum do sistema, a tela Conferência do calendário ganhou um bloco que lista justamente essas, com o motivo, e só as que teriam a ver com a sua carteira. Quando o contador da casa confirmar o prazo que vale para as empresas do escritório, é só duplicar a obrigação, ajustar a data e ligar. Ligar é decisão do escritório e fica valendo: a atualização seguinte não desliga o que você ligou.

Havia obrigações no sistema que cobravam o pagamento e não cobravam a declaração que o origina. A mais sentida era a do Simples: o DAS estava no calendário e o PGDAS-D, a declaração mensal da receita que apura os tributos e emite essa guia, não estava. As duas coisas são cobradas separadamente pela lei, e a multa por declarar com atraso corre mesmo quando a guia foi paga em dia. Entraram três obrigações: o PGDAS-D, o DARF da DCTFWeb, que é a guia das contribuições da folha, e o ICMS apurado de Santa Catarina. Repare que a declaração do Simples e a guia dela vencem no mesmo dia 20 e se movem para lados opostos quando esse dia não é útil: o sistema pede a declaração antes e o pagamento depois, que é a ordem real dos atos. As três valem a partir da competência de agosto de 2026, então reabrir um mês antigo não faz aparecer trabalho que já não dá para fazer.

No processo de saída, os itens que ainda estavam em aberto nos outros setores apareciam marcados como desejáveis, do mesmo jeito que os documentos a devolver. Só que pendência não é tarefa do escritório: é o retrato do que estava correndo no dia em que o cliente saiu. No caso da guia emitida e não paga, a marca chegava a sugerir que pagar seria uma tarefa opcional do escritório, quando a dívida é do cliente. A marca deixou de aparecer nas pendências e continua nos itens que são de fato trabalho a fazer.

Quando o sócio que responde pela empresa era o mesmo que aparece em outra empresa da carteira, a ficha mostrava dois avisos longos e quase iguais, citando o mesmo nome e a mesma outra empresa. São dois artigos da lei, mas é um fato só para conferir, e numa empresa pequena esse é o caso mais comum, porque o sócio majoritário costuma ser o administrador. Agora sai um aviso só, citando os dois artigos juntos. Quando forem pessoas diferentes, ou empresas diferentes, os avisos continuam sendo dois, porque aí são fatos diferentes. O bloco de avisos também passou a ocupar a largura inteira da ficha: ele pode custar a saída do Simples e estava com o mesmo tamanho de um quadro de dados cadastrais.

A tela dizia de quanto em quanto tempo o sistema confere o sistema contábil repetindo o que estava configurado no servidor, mesmo quando aquele valor não era aceito e outro estava em uso. Agora ela mostra o intervalo que está valendo de verdade e, quando o configurado foi ignorado, avisa qual foi pedido e quais são os aceitos. O que a tela informa passa a ser o que o sistema faz.

O relógio das cadeiras já parava quando faltava documento essencial do cliente e voltava a correr quando o documento chegava. Agora a pausa guarda o motivo que a está segurando, e o prazo só volta a correr quando não sobra nenhum. Hoje existe um motivo só, então na prática nada muda ainda: a mudança prepara o passo seguinte, para que a chegada de um extrato não destrave um prazo que outra pendência ainda segura, e ninguém apareça atrasado por um trabalho que a instrução do escritório o proíbe de fazer.

Sete telas do Onboarding abriam com um título diferente do que estava escrito no menu. Em cinco delas era o português: o sistema escrevia Fichas De Abertura e Alvarás E Licenças, com preposição em maiúscula, que é regra de inglês e não de português. Nas outras duas o nome era outro mesmo: quem clicava em Procedimento interno chegava numa tela chamada Procedimentos de entrada, e quem clicava em Acessos e credenciais chegava numa tela chamada apenas Acessos. Quem pagava por isso era o manual, que manda procurar a tela pelo nome do menu. Agora o nome no menu e o título da tela são a mesma coisa, e existe uma verificação que impede os dois de voltarem a divergir. Na lista de Acessos e credenciais, a coluna de hora marcada passa a nascer escondida, porque ela só vale para o certificado digital e empurrava o botão de concluir para fora da parte visível da tabela: quem precisa dela liga num clique, no seletor de colunas.

A tela passa a mostrar quantas diferenças existem de verdade, e não apenas as que cabem na lista, traz as mais antigas primeiro e diz há quantos dias cada uma espera decisão. As que passam de trinta dias aparecem destacadas, porque diferença esquecida vira retrabalho no fechamento. O mesmo corte está declarado nas ocorrências contábeis. O sistema continua não decidindo nenhuma sozinho: quem decide é a equipe.

Quando uma obrigação era retirada do catálogo do escritório, as entregas dela continuavam guardadas com o nome que valia na época, mas o checklist de saída passava a escrever apenas Obrigação, com o mês, em vez do nome. Acontecia justamente quando a pessoa mais precisava saber de qual obrigação se tratava, e sem nenhum sinal de erro. O texto passa a usar o nome guardado na própria entrega.

O checklist de saída já listava o que estava em aberto no fechamento, nas obrigações e na coleta de documentos, mas calava sobre um caso que costuma voltar: a guia que o escritório emitiu e o cliente não pagou. Para o controle de obrigações essa entrega está concluída, porque o trabalho do escritório terminou na emissão, e por isso ela não aparecia em lugar nenhum no dia da saída. Agora entra numa linha própria, dizendo quantas guias são, quais, e quantas já venceram. Ela não impede o encerramento da saída e não é motivo para segurar documento: a orientação da tela é avisar o cliente por escrito, com a relação das guias, e guardar o comprovante do aviso junto ao processo.

A ficha mostra agora quais outras empresas da carteira têm sócio em comum com esta, e explica por que ligou cada uma, dizendo o nome das pessoas em comum. Isso é sugestão, não conclusão: a lei exige que as empresas atuem juntas para formar grupo econômico, e ter os mesmos sócios não basta. Quem confirma o grupo é uma pessoa do escritório, dando um nome a ele e escolhendo quais empresas entram; a partir daí elas aparecem ligadas na ficha uma da outra e o fato entra na linha do tempo de cada uma. Uma empresa pertence a um grupo por vez, e ao tentar incluir uma que já está em outro o sistema avisa em qual, sem mudar nada. A data de entrada no grupo não é preenchida com o dia do clique, porque a empresa pode integrar o grupo há anos. Ver esse painel exige permissão própria: quem cuida de um cliente não passa a enxergar a carteira inteira.

A ficha de quem está no Simples Nacional, incluindo o MEI, passa a mostrar no topo o que no próprio cadastro contraria as regras de quem pode ficar nesse regime, com o artigo da lei ao lado. Os avisos vêm separados em dois blocos, e a diferença muda o que você faz: o bloco Confirmado no cadastro é o que o sistema consegue provar sozinho, como outra empresa aparecendo como sócia, a empresa aparecendo como sócia de outra, ou o MEI com mais de um estabelecimento; o bloco A conferir é o fato que existe mas cuja conclusão depende do faturamento somado das empresas, que o sistema ainda não mede, e o texto diz isso com todas as letras. O sistema nunca conclui que a empresa está impedida: ele mostra o fato, cita a norma e pede conferência. Empresa fora do Simples não recebe aviso nenhum.

Em Administração, Dados do escritório, na seção Identidade visual, envie o logo do escritório e ele passa a aparecer no alto do painel da sua equipe, no Portal em que o seu cliente entra e nos documentos que o sistema gera em PDF. São dois arquivos, um para o tema claro e outro para o escuro, porque um logo de letras escuras desaparece no fundo escuro. Escritório que não enviar logo continua vendo o painel exatamente como hoje.

Quando a equipe concluía a providência de uma licença no Onboarding, ela ficava registrada ali e não chegava ao cadastro de habilitações da empresa, que é onde o vencimento é acompanhado e onde o painel de Vencimentos procura. Na prática isso queria dizer que um alvará sanitário perto de vencer não aparecia em lugar nenhum onde alguém estivesse olhando. Agora ele vai, e cada órgão fica com o registro dele: o atestado dos bombeiros que vence em março e o alvará sanitário que vence em dezembro viram duas linhas, com as duas datas, e a empresa é avisada duas vezes, cada uma no seu mês. Concluir a mesma licença numa renovação não cria uma terceira linha. As licenças que já tinham sido concluídas antes desta atualização entram no cadastro sozinhas, sem ninguém redigitar nada.

O WhatsApp classifica cada texto aprovado em uma categoria, e a de marketing custa cerca de sete vezes mais por mensagem do que a de utilidade. Quando o texto da cobrança está nessa categoria, o envio para a carteira espera em vez de sair: o texto continua aprovado e funcionando, e a tela de Integrações avisa que basta pedir a reclassificação para utilidade. É a diferença entre uma conta de dezenas e uma conta de centenas no fim do mês.

O endereço que aparece no convite de envio precisa ser o endereço público do Drive do seu escritório, aquele que abre na casa do cliente. Enquanto ele não estiver conferido, a caixa do mês não abre e nenhum link é enviado, com o motivo escrito na tela de Integrações, em vez de sair um convite que não abre do outro lado. Quem cuida do sistema tem um comando de conferência que diz se o endereço leva mesmo ao Drive do escritório.

A faixa de números no alto do Painel de Entregas somava as entregues com as dispensadas e chamava o resultado de resolvidas. Como emitir uma guia já marca a entrega como entregue, um mês inteiro de guias emitidas e não pagas chegava a cem por cento na barra de progresso, enquanto o tributo continuava devido e somando juros. Agora entregues conta o que a equipe fez e resolvidas conta o que de fato acabou, que são coisas diferentes numa guia. Quando o recorte tem guias, a faixa mostra também quantas estão esperando pagamento, e um aviso aparece quando alguma já venceu.

Quando o escritório registra que uma empresa não deve uma obrigação numa competência, e essa obrigação é uma guia como o DAS ou o FGTS, a linha passava a aparecer no painel como guia emitida esperando pagamento, ficava vermelha depois do vencimento e ainda oferecia o botão de registrar o pagamento. O caso mais comum era justamente o mais frequente do dia a dia: empresa sem empregados, dispensada do FGTS. Agora essas linhas mostram que a obrigação não era devida, e o sistema recusa registrar pagamento nelas, porque nenhuma empresa pode constar ao mesmo tempo como não devendo e como tendo pago a mesma coisa. Se você encontrar um pagamento registrado numa linha dispensada, ele continua aparecendo, e não escondido, e a própria linha agora tem o botão Desfazer pagamento para corrigir.

A tela que pede o código de seis dígitos da verificação em duas etapas escolhia entre claro e escuro pelo tema do computador de quem estava entrando, e não pelo tema do sistema. Quem usa o computador no claro via o login escuro, uma tela branca no meio do caminho e o painel escuro de novo, justamente no passo mais sensível da entrada. Agora ela segue o tema escolhido no painel.

Duas melhorias no assistente. A primeira: em perguntas parecidas ele às vezes buscava a informação no lugar errado e respondia fora do alvo, e o catálogo de consultas foi revisto para a escolha ficar mais certeira. A segunda: o aviso automático deixava de registrar o fato quando não conseguia enviar a mensagem naquele momento, e o assunto simplesmente sumia; agora o evento fica guardado e o aviso não se perde.

Bombeiros, vigilância sanitária, prefeitura e Polícia Civil são alvarás diferentes, com órgãos e datas de validade diferentes. Até agora, quando mais de um deles era registrado para a mesma empresa, o sistema tratava todos como se fossem o mesmo documento, e a data de um sobrescrevia a do outro em silêncio: quem olhasse a ficha via uma validade só, e a do outro alvará simplesmente não existia para o controle de vencimento. Agora cada alvará é contado por si, com o órgão que o emitiu. Empresa com filial tem alvará de cada endereço, porque alvará e inscrição estadual são do estabelecimento e não da empresa.

A Cadeira 3 passa a calcular também o giro do ativo, a margem bruta, a margem operacional, a margem líquida e a rentabilidade do capital dos sócios. Os índices que saem do resultado aparecem em duas colunas, o mês e o acumulado do exercício, porque um mês isolado engana: uma nota grande ou uma despesa anual paga em janeiro derruba a margem sem que nada tenha acontecido com a empresa. O balanço resumido passa a mostrar quanto cada grupo variou contra o mês anterior, e quando não há mês anterior no sistema a coluna diz Não avaliada em vez de zero. As margens são calculadas sobre a receita líquida, e a margem operacional não conta os juros: é o que separa o desempenho da operação do custo da dívida, e faz duas empresas com a mesma operação terem a mesma margem mesmo com endividamentos diferentes. No mapa de grupos, receitas e despesas financeiras passaram a ser dois grupos separados, o que permite mostrar quanto a empresa paga de juros em vez de apenas o líquido entre o que ela paga e o que recebe.

Até agora, dar baixa numa guia como o DAS ou o FGTS fazia ela sair da lista como se estivesse resolvida, mesmo que o cliente ainda não tivesse pago: o painel ficava verde e o débito continuava correndo juros e multa. Agora cada obrigação diz se é uma declaração a transmitir ou uma guia a recolher. Nas guias, depois que o escritório emite, aparece um segundo passo, registrar o pagamento, com a data do comprovante e o comprovante anexado. Enquanto ele não vem, a guia fica numa lista própria, e as vencidas aparecem num quadro separado nos Atrasos críticos. Os dois atrasos nunca se somam, o da equipe (emitir no prazo) e o do cliente (pagar), porque quem resolve cada um deles é uma pessoa diferente.

Ao concluir um certificado, uma procuração ou um domicílio eletrônico com a data de validade, o acesso agora entra sozinho no cadastro de habilitações daquela empresa, que é onde o aviso de vencimento acontece. Antes era preciso cadastrar de novo lá a mão. Se a empresa já tiver aquele tipo de acesso, o sistema não cria um segundo: liga ao que existe e preenche só os campos em branco, sem nunca trocar a validade que alguém já tinha digitado, e quando as duas datas não batem a diferença fica registrada na linha do tempo do cliente com os dois valores. O registro também passou a dizer que veio do onboarding, o que separa o que a esteira trouxe do que foi digitado.

Seis telas abriam com um título diferente do nome que você clicou no menu: Carteira por grupo abria como Empresas, por exemplo. Agora o título é o mesmo do menu e do manual, nas telas de administração do escritório. Os títulos também deixaram de sair com maiúscula no meio da frase, que vinha do padrão em inglês (saía Grupos De Permissão). E a coluna que mostrava sem grupo para empresa que não tem carteira nenhuma agora diz sem carteira, que são coisas diferentes.

Encerrar a coleta de um mês passa a desligar o endereço por onde aquela empresa envia os documentos daquela competência. Antes ele continuava valendo depois do mês entregue, e o cliente seguia depositando arquivo numa pasta que ninguém mais acompanhava. Documento atrasado continua tendo caminho: ele chega pela triagem, onde uma pessoa decide, ou o mês é reaberto, e aí o endereço volta a funcionar. A ressalva que o encerramento declara no fechamento contábil também mudou de comportamento. Ela nomeia o que faltou, e o motivo escrito por quem encerrou passa a ficar guardado no mês da coleta, e não dentro dela. Com isso, encerrar o mesmo mês outra vez deixou de abrir uma segunda pendência para a mesma falta, que era o que fazia a equipe do fechamento ver o mesmo problema repetido e perder a conta de há quanto tempo ele se arrasta. E quando o documento chega depois da reabertura, o encerramento seguinte baixa sozinho a pendência anterior, escrevendo nela o que chegou e quando, em vez de deixar o fechamento preso a um documento que já está na pasta.

A lista da equipe lida do sistema contábil ficou mais cuidadosa antes de dizer que alguém saiu do escritório. Quando uma pessoa deixa de aparecer, a tela mostra desde quando ela sumiu, e a baixa só é confirmada depois de 24 horas de ausência seguida. Se a leitura voltar vazia, ou deixar de trazer mais da metade da equipe de uma vez, o sistema recusa aquela leitura, não marca ninguém e explica o motivo na tela, porque uma consulta que não terminou é indistinguível de um escritório que dispensou todo mundo. A lista também passou a avisar quando o mesmo e-mail aparece em mais de uma pessoa, que é comum quando o cadastro usa a caixa do setor: isso precisa ser resolvido antes de liberar acesso, porque o login é individual e é ele que registra quem fez cada coisa.

A conferência automática com o sistema contábil passou a trazer também o código do município no IBGE de cada empresa. Ele é o número que identifica a cidade nas obrigações e nos programas do governo, e é por ele que o sistema descobre quais obrigações municipais a empresa tem e quais feriados locais mudam o prazo dela. Até agora essa ligação era feita pelo nome da cidade escrito, e um nome com acento diferente simplesmente não encontrava a obrigação nem o feriado, sem avisar ninguém. O código só entra quando é válido e pertence ao estado da empresa. Junto com isso, a ficha do cliente passou a diferenciar duas coisas que antes eram escritas do mesmo jeito: preencher um campo que estava em branco não é mais registrado como se a empresa tivesse mudado de dado, e o histórico agora escreve o nome do campo como se fala, em vez do nome interno da coluna.

Empresa com mais de um endereço passa a ter uma aba própria de Estabelecimentos, com o CNPJ, a inscrição estadual, a inscrição municipal e o município de cada unidade. A ficha também passa a avisar quando o endereço e as inscrições que ela mostra são os da matriz, e em quantos municípios a empresa opera. Antes, uma filial em outra cidade simplesmente não existia no sistema: a obrigação daquele município não aparecia e o feriado local não entrava na conta dos prazos. Na mesma entrega, a ficha passou a mostrar quais grupos do escritório cuidam da empresa, por setor.

Uma tela nova mostra o que o calendário de obrigações ainda não alcança: empresas sem regime tributário informado, empresas cuja cidade ou estado ainda não tem obrigação cadastrada, e empresas que ficaram o mês inteiro sem nenhuma entrega. Antes essas empresas simplesmente não apareciam no painel, e painel vazio parece painel em dia. A mesma tela é onde o contador registra que conferiu a data de uma obrigação, dizendo contra qual norma conferiu; fica gravado quem conferiu e quando. E a atualização do sistema não desfaz mais essa conferência: antes, toda atualização devolvia as datas para a fila de conferência, e o trabalho de quem já tinha conferido se perdia sem aviso. Quando a data da obrigação muda numa atualização, aí sim a conferência cai, com o motivo escrito.

O sistema passou a guardar o grau de risco de cada empresa, que é o que decide se ela pode funcionar livremente, se as licenças saem por autodeclaração ou se depende de vistoria prévia. A partir do grau confirmado, o sistema abre sozinho uma providência para cada licença exigida na praça, já com o órgão e o nome do documento, em vez de uma linha genérica escrita Alvará. A empresa de baixo risco ganha a declaração de dispensa em PDF, que diz na própria folha que a dispensa é do ato de liberação e não das normas sanitárias, de incêndio e ambientais. O catálogo de licenças vem pronto com os órgãos mais comuns e cada escritório ajusta o que muda na cidade dele, inclusive as licenças que vencem em data fixa no calendário e as que caem quando a empresa muda de endereço, de atividade ou de área.

Quem ficasse parado na tela que pede o código de seis dígitos, tempo suficiente para a sessão encerrar, recebia uma página de erro em vez de voltar para a tela de entrada. Agora a pessoa é levada de volta para a entrada do painel em que estava e basta entrar outra vez. Vale para os escritórios que usam a verificação em duas etapas no login.

A competência ganhou o botão Analisar as demonstrações. Ele soma os grupos do balanço da empresa e calcula liquidez corrente, liquidez seca, liquidez imediata e endividamento geral, com o balanço resumido logo ao lado para conferir de onde cada número saiu. Os índices ficam guardados no mês em que foram medidos, então ajustar a configuração depois não reescreve mês nenhum já analisado. Quando falta base, o sistema escreve o motivo em vez de mostrar um número: empresa sem dívida de curto prazo não tem liquidez corrente, e isso é diferente de ter liquidez zero. Junto vem a tela Mapa de grupos do balanço, que diz o que é ativo circulante, estoque e passivo de longo prazo no plano de contas das suas empresas; ela já vem preenchida com a convenção brasileira e cada escritório ajusta o que a carteira dele desmentir.

O botão da tela de entrada dizia Login, em inglês, na porta de entrada de um sistema todo em português. Agora diz Entrar, nos três acessos: o do escritório, o do cliente e o da administração. Os títulos das telas também passaram a seguir a escrita do português, sem as maiúsculas no meio da frase que vinham do padrão em inglês.

Quem tem a verificação em duas etapas ligada passa a informar o código de seis dígitos logo depois da senha, numa tela própria, e só então o sistema abre. Antes o código era cadastrado mas não era pedido para entrar. O código é pedido uma vez por sessão, e não a cada tela. Sem o celular em mãos, um dos códigos de recuperação guardados serve no mesmo campo, e quem administra o sistema consegue liberar a conta de quem perdeu os dois.

Razão do ano inteiro, processo fiscal e extrato do exercício costumam ser arquivos pesados e antes ficavam de fora da busca sem aviso nenhum. Agora eles são lidos por partes e o conteúdo fica disponível para o assistente encontrar. O relatório da leitura noturna também passou a dizer, com o nome do arquivo, o que não pôde ser lido e por quê, separando o que se conserta no servidor do que depende de uma decisão do escritório.

A tela de Conexões passa a ter o cadastro do WhatsApp do escritório: o número, a credencial e os modelos de mensagem aprovados. Dá para testar a conexão, conferir com o WhatsApp a situação de cada modelo e mandar uma mensagem de teste para um número escolhido, antes de qualquer envio de verdade. A cobrança de documentos ainda não sai por esse canal, e o cadastro nasce desligado: ligar só é possível depois de um teste bem-sucedido, e mesmo ligado nada é enviado enquanto a próxima entrega não chegar. Quem cuida do cadastro precisa saber de uma coisa que é do WhatsApp e não do sistema: o número usado aqui não pode ser o mesmo que já está no aplicativo comum, e cada texto de mensagem precisa ser aprovado por eles antes de poder ser usado.

O sistema abre a competência de madrugada, todo dia, e monta a lista do que cada empresa precisa entregar sem ninguém precisar clicar. Ele abre o mês anterior, que é o que o escritório está trabalhando, e também o mês corrente, para o caso de alguma obrigação vencer no próprio mês de competência. A empresa que entra na carteira no dia 8 recebe o mês dela na mesma noite, em vez de esperar a virada. O botão Abrir competência continua na tela, para abrir um mês específico na hora ou um mês passado. O recurso começa desligado e a FFB liga escritório por escritório, depois que o catálogo de obrigações estiver conferido.

Até agora o topo da tela trazia o nome do produto para todo mundo. Agora ele traz o nome pelo qual o seu escritório escolheu ser chamado, o mesmo que você preenche em Dados do escritório e que já assina as mensagens enviadas aos clientes. Quem ainda não preencheu esse nome vê a razão social. Em breve o mesmo lugar vai aceitar o logotipo, que aparecerá aqui automaticamente.

A fila das cadeiras deixa de listar a carteira inteira do escritório e passa a mostrar as empresas que a sua lotação alcança: as do seu grupo operacional, ou as do setor todo quando você não está num grupo. O que se protege não é a lista, e sim o que ela carrega junto, que é o nome da empresa parada, há quanto tempo, com quem, e o motivo escrito de cada devolução. Quem coordena e precisa enxergar o escritório inteiro recebe uma permissão específica para isso.

A conferência que procurava grupo fora de soma dependia de um número que o sistema contábil do escritório não guarda, e por isso nunca chegava a avaliar nada. No lugar dela entraram três conferências que os dados de hoje sustentam: se a soma de todas as contas dá zero e se os débitos do mês igualam os créditos, se alguma conta que serve só para totalizar recebeu lançamento próprio, e se alguma conta ficou fora da árvore de grupos do plano. As duas primeiras seguram o encerramento do mês, porque qualquer demonstração tirada dali sairia errada; a terceira apenas avisa, porque plano de contas com estrutura própria é legítimo.

A etapa de conciliação ganhou uma conferência que lê o razão das contas de clientes a receber e de fornecedores a pagar e aponta três coisas de uma vez: documento que foi recebido ou pago por mais do que abriu, lançamento que entrou repetido, e título que ficou em aberto além do prazo que o escritório considera aceitável. Cada apontamento vira uma linha para a pessoa responder, e o que não der para resolver a tempo vira ressalva ligada ao próprio documento. Nenhum deles trava o fechamento do mês, porque acertar essas contas é justamente o trabalho desta etapa. A tela sempre diz o que ficou de fora: o período lido, as contas grandes demais para conferir de uma vez, e quantos lançamentos estão sem número de documento, que é o que impede uma conferência vazia de parecer um atestado.

Agora você pode cadastrar em que dias e em que horários a sua equipe trabalha, dentro da tela da unidade. A partir daí os prazos das etapas do fechamento contábil passam a contar apenas as horas de expediente, e não o relógio corrido: um trabalho que chega no fim da tarde de sexta deixa de consumir o sábado e o domingo do prazo de quem vai executá-lo. Enquanto o horário não for cadastrado, nada muda e a contagem continua exatamente como está hoje.

A tela de Guarda e retenção mostra, empresa por empresa e mês por mês, o que já cumpriu o prazo mínimo de guarda e o que ainda está dentro do prazo. A contagem segue a regra correta e não a mais óbvia: o prazo de cinco anos começa no primeiro dia do exercício seguinte ao da competência, então o que foi movimentado em qualquer mês de 2021 só completa o prazo em 2027. As pastas Societário e Contratos ficam de fora porque são de guarda permanente. O sistema relata e não apaga nada, nunca: a lei fixa prazo mínimo de guarda e não prazo máximo, e a decisão de descartar documento de cliente é do contador, que a executa no Drive.

Nem tudo que o cliente manda pela caixa do mês dá para encaixar automaticamente: um arquivo chamado scan001, dois pedidos que combinam com o mesmo nome, ou três extratos pedidos e um só entregue. Antes isso aparecia apenas como um número na tela de Conexões. Agora existe a Triagem de documentos, onde o documento abre na própria página, com o motivo pelo qual ele não foi encaixado sozinho, e uma pessoa diz a qual pedido do mês ele corresponde, informando inclusive quantos chegaram quando vier parte. O que não for documento da coleta sai da fila com o motivo registrado, e o arquivo continua exatamente onde o cliente o deixou: o sistema não move nem apaga nada do acervo dele. Cada abertura de documento fica registrada na trilha de auditoria, com quem abriu e quando.

Quando algo acontece numa empresa e cria trabalho para outro departamento, o sistema agora abre a tarefa sozinho, com prazo e responsável, e escreve por que ela existe. CNPJ que fica irregular na Receita vira tarefa do fiscal para o dia seguinte, e ela se fecha sozinha quando a Receita volta a dizer ativa. Saída de sócio vira tarefa do societário. Cliente que encerra abre o encerramento no fiscal, no pessoal e no contábil, cada um com o seu prazo: o do pessoal é mais curto de propósito, porque a lei dá dez dias corridos para pagar as verbas rescisórias e entregar os documentos, e um prazo interno mais longo faria o sistema dizer que está em dia quem já deve multa. A tela nova fica em Obrigações e Workflows, Cascata entre setores, e abre mostrando o que é do seu setor, com uma faixa no topo separando por urgência. O recurso começa desligado e a FFB liga escritório por escritório, depois que a estrutura de setores e a lotação da equipe estiverem conferidas.

A ficha de abertura passa a acompanhar o pedido na Junta do protocolo ao deferimento: cada andamento entra numa linha do tempo com data e autor, e a lista de fichas ganha a coluna que mostra em que pé está cada processo. Com isso o sistema vigia sozinho os dois prazos da lei: os 30 dias entre assinar o contrato e dar entrada, e os 30 dias para cumprir exigência. Uma armadilha em especial deixa de custar dinheiro: quando a Junta faz uma segunda exigência no mesmo processo, o prazo não recomeça, e a tela avisa que vale o que restou dos 30 dias contados da primeira ciência. Saindo o deferimento, o NIRE é gravado e um botão registra o nascimento da empresa, que é o que liga o relógio da opção pelo Simples Nacional.

O assistente passou a respeitar a carteira também quando consulta o sistema contábil. Cada pessoa consulta balancete, razão, plano de contas e movimentações das empresas que ela atende, e ao pedir uma empresa que não está com ela a resposta explica o motivo em vez de dizer que não encontrou. A lista de empresas que o assistente oferece também já sai recortada, para que nenhum pedido devolva razão social e CNPJ de quem a pessoa não acompanha.

A régua de cobrança passa a olhar o fechamento contábil antes de propor qualquer mensagem: se a competência daquela empresa já foi concluída, nada sai para aquele mês, mesmo que ninguém tenha encerrado a coleta à mão. Isso corrige uma situação que o cliente enxergava, de receber pedido de documento de um mês que o escritório já tinha entregue ao fisco. Empresa marcada como inativa também deixa de receber mensagem, mas a coleta dela continua sendo aberta, porque empresa baixada ainda tem obrigações do período anterior e esse trabalho não pode sumir da equipe. E o canal preferido que o contato escolheu no cadastro passa a ser respeitado na hora de enviar, com uma exceção proposital: a formalização continua indo por e-mail, porque ali a mensagem vale como registro.

A coleta de documentos de uma empresa passa a poder ser encerrada: quando o escritório para de esperar documento daquele mês, ele registra isso com autor, data e motivo, e a cobrança daquela competência deixa de sair para o cliente. Antes de confirmar, a tela mostra quantos documentos continuam sem chegar e quais deles são essenciais. Se faltar documento essencial, o encerramento declara uma ressalva formal no fechamento contábil, com o efeito sobre os números escolhido por quem encerra, e o texto já leva os documentos que faltaram. O que não chegou continua registrado como não recebido, porque é isso que explica a decisão. Para a maioria das empresas, em que chegou tudo, há um botão que encerra de uma vez só os meses concluídos, deixando de fora quem ainda tem documento em aberto e dizendo quantas ficaram. E existe a reabertura, com motivo obrigatório, para o encerramento feito por engano. Na lista, uma coluna nova mostra se o mês está aberto ou encerrado, com quem encerrou e por quê, e um filtro separa os dois grupos.

Até agora o conteúdo do sistema era limitado a uma faixa no meio da tela, com espaço vazio dos dois lados: em monitores maiores as listas ficavam apertadas e as tabelas precisavam rolar para o lado mesmo com tela sobrando. Agora toda lista, ficha e formulário usa a largura disponível. O menu lateral também pode ser recolhido quando você precisa de ainda mais espaço para uma tabela larga, e volta com um clique.

Antes, uma habilitação cadastrada sem a data de vencimento simplesmente não entrava no painel de Vencimentos e não era cobrada por ninguém. Agora ela aparece marcada como aguardando validade, soma no aviso do menu e fica visível até alguém preencher a data. O sistema não sugere a data: quem preenche é quem tem o documento na mão, porque o prazo varia de um dia a cinco anos conforme o tipo.

Quando uma empresa deixa a carteira, o sistema abre um processo com tudo o que precisa acontecer: os acessos que o escritório tem em nome dela para cancelar, os documentos para devolver e o que ainda estava em aberto nos outros módulos. A lista não é digitada: sai do que o sistema já sabe sobre a empresa. A empresa que saiu também deixa de ter coleta nova aberta a cada mês, e o que já estava aberto continua até ser concluído, para que nada em andamento se perca no meio do caminho.

Quando o assistente procura nos documentos do escritório, cada pessoa passa a encontrar o que é das empresas que ela atende, e o material interno do escritório continua disponível para a equipe toda. A resposta também passa a dizer de qual empresa é cada documento citado, para que ninguém precise adivinhar a origem do que foi encontrado. E existe uma permissão nova para dar alcance completo a quem responde pelo escritório inteiro.

O trabalho que cai na fila de uma cadeira agora tem prazo para ser assumido, e o que volta para correção tem prazo para ser devolvido: 24 horas em cada caso. A tela mostra quanto tempo resta em cada etapa, para que a fila deixe de ser uma lista sem urgência e passe a dizer o que está perto de estourar. As passagens registradas antes desta atualização aparecem sem prazo, e não como se estivessem no prazo: elas nasceram antes do relógio existir e nenhum prazo correu contra ninguém.

O documento que chega sozinho na pasta da empresa agora entra como aguardando conferência. Alguém do escritório abre o arquivo e confirma que é o documento certo, do período certo, e só então o item correspondente no fechamento contábil é liberado. Quando o arquivo não serve, basta recusar escrevendo o motivo: a pendência volta a aguardar e um pedido de reenvio já fica preparado para o cliente, com o motivo no texto, esperando aprovação antes de sair.

Quem coordena passa a ter o quadro do que está travado na carteira inteira, agrupado por empresa, com quantas entregas estão vencidas e há quanto tempo. É a visão que faltava para decidir onde a equipe precisa entrar primeiro, em vez de descobrir empresa por empresa.

Todo dia útil de manhã, o sistema olha a carteira e separa o que precisa de atenção em três níveis: o que vence logo e ainda dá tempo, o que passou do prazo da lei, e o que está vencido há uma semana de trabalho. A contagem é em dias úteis, então uma obrigação que vence na sexta não aparece como atrasada no domingo. Cada nível fala uma vez por entrega, para que uma obrigação parada há semanas não vire uma enxurrada de avisos repetidos.

O sistema passa a acompanhar os acessos que o escritório precisa ter em nome de cada empresa: certificado digital, procurações de cada órgão e domicílios eletrônicos. As providências aparecem sozinhas quando a equipe conclui as tarefas do procedimento de entrada, e a emissão do certificado ganha data marcada com o nome de quem precisa comparecer. Ao concluir, o sistema pergunta até quando o acesso vale, e mostra numa aba própria os que ficaram sem essa data, que é justamente o caso em que o vencimento chegaria sem ninguém ser avisado. Há também um termo de custódia em PDF, que registra o que o escritório passa a guardar e o que ele se compromete a fazer com esse material.

O pedido de documentos que o sistema envia agora leva dentro dele um endereço para o cliente mandar os arquivos do mês. Ele abre, solta tudo de uma vez e pronto: não precisa de senha, não precisa de conta e não precisa renomear nada. A página é somente de envio, então o cliente não enxerga nem baixa nada do que já está guardado, nem o que ele mesmo mandou antes. Do lado do escritório, o sistema olha dentro das caixas a cada quinze minutos: quando o nome do arquivo deixa claro qual documento é, a pendência daquele mês fica marcada como recebida sozinha, com o registro na linha do tempo da empresa. Quando fica qualquer dúvida, o arquivo espera uma pessoa, com o motivo escrito: nome que serve a dois documentos, documento pedido em mais de uma via, documento com dado sensível, ou nome que não diz nada.

A etapa de análise ganhou uma varredura do balancete que procura, de uma vez, o que costuma escapar na conferência manual: conta com saldo invertido, valor fora do padrão dos meses anteriores, conta que deveria estar zerada e não está. O que a varredura encontra vira uma lista de apontamentos para a pessoa decidir, e o que ela não conseguir resolver a tempo pode virar ressalva ligada ao próprio achado, em vez de um recado solto. Cada escritório ajusta os parâmetros do que considera fora do padrão, sem depender de atualização do sistema.

O prazo dela estava sendo antecipado quando o dia 28 caía em dia sem expediente bancário. A norma manda o contrário, e a correção devolve ao contribuinte os dias de prazo que a lei lhe dá.

Existem dias em que o banco não abre e a repartição trabalha. Nesses dias, uma guia a pagar precisa mudar de data e uma declaração a transmitir não precisa. Cada obrigação agora diz qual dos dois calendários responde por ela, e o sistema não escolhe mais sozinho.

O sistema passa a mostrar, em uma tela só, tudo o que a sua carteira precisa entregar no mês: o que vence, quando, de que setor é, com quem está e o que já saiu. Você abre a competência com um clique e o sistema monta a lista de todas as empresas, com o prazo da lei e o prazo interno lado a lado. Ao dar baixa, o número do protocolo e o comprovante ficam guardados dentro do sistema, junto com quem entregou e quando, e reabrir uma entrega não apaga o comprovante que já estava lá.

O Drive de documentos passa a ter uma pasta por empresa da carteira, organizada do jeito que o escritório já arquiva: o que tem competência fica em ano e mês (2026, depois 09 de Setembro) e o que não tem fica em duas gavetas de fora do ciclo mensal, Societário e Contratos. Em Integrações, no cartão Drive de documentos, você vê quantas empresas já têm pasta e quantas faltam, e cria as que faltam com um clique. Rodar de novo é seguro: o sistema só cria o que falta e nunca renomeia, move ou apaga pasta nenhuma, nem quando a empresa muda de razão social. Se alguma empresa ficar de fora, o cartão mostra qual foi e por quê.

A abertura de uma empresa nova deixou de depender de formulário à parte: a ficha com os dados do negócio, os sócios, as atividades pretendidas e os documentos recebidos passa a ser preenchida e conferida dentro do próprio processo de entrada. O escritório também pode cadastrar as perguntas de licenciamento que costuma fazer, para que a mesma dúvida não precise ser lembrada a cada abertura. Por enquanto o que a ficha coleta ainda não é enviado automaticamente para o cadastro do cliente, e a própria tela avisa isso, para ninguém supor que já foi.

A primeira etapa do fechamento deixou de depender só do que a equipe marca à mão. Na entrada, quando a empresa tem a coleta do mês configurada, é ela que responde se os documentos chegaram, e o que segura a passagem é documento essencial já vencido, nomeado. Na saída, o trabalho só passa adiante depois que a conciliação do extrato não tem mais linha por decidir. E o saldo de abertura de cada conta passa a ser conferido contra o sistema contábil do escritório: quando os dois valores discordam, a etapa fica retida até alguém justificar a diferença, e a justificativa fica registrada sem apagar o número conferido. Onde não há o que medir, como empresa sem coleta configurada ou sem extrato importado, tudo continua exatamente como era.

A leitura automática dos documentos do Drive parava no meio quando encontrava um arquivo muito grande, e os documentos seguintes nunca chegavam a ser lidos, sem nada avisar: a base ficava incompleta com aparência de completa. Agora a varredura mede o tamanho antes de abrir, segue em frente e informa, pelo nome e pelo tamanho, cada arquivo que ficou de fora, para você decidir o que fazer com ele. Um arquivo com defeito também deixou de interromper a leitura dos demais.

Marcar a chegada de um documento na Coleta do mês agora fecha sozinho o item correspondente na conferência do fechamento contábil. Basta dizer uma vez, no cadastro do tipo de documento, a qual item do fechamento ele corresponde. Quando a empresa tem mais de uma conta bancária, o item só é dado como conferido depois que todos os extratos daquele mês forem resolvidos.

Em Administração aparecem duas telas novas. Em Dados do escritório você informa o nome pelo qual quer ser chamado, o telefone de atendimento, o horário e o endereço. Em Modelos de comunicação você escreve a saudação, o fecho de cortesia, a assinatura e o rodapé das mensagens que o sistema envia ao seu cliente em seu nome, começando pelo pedido de documentos da competência. Até agora esse e-mail saía com um texto igual para todos os escritórios e chegava ao cliente sem dizer quem estava falando. A FFB entrega três modelos prontos, um para cada momento da cobrança, e você usa o botão Usar como base para criar a sua versão e editar. O botão Ver como fica mostra a mensagem exatamente como o cliente vai receber, com os seus dados já aplicados. A lista dos documentos que faltam e o histórico do registro formal continuam sendo montados pelo sistema, e isso é proposital: essa é a parte que responde por você se alguém questionar a cobrança. Pelo mesmo motivo, o sistema não deixa salvar texto que anuncie valor de multa ou de juros, porque o valor muda com a norma e um número errado numa mensagem ao cliente é um erro que o escritório assina.

A tela de Tabelas tributárias deixa de nascer vazia. Já vêm cadastradas a tabela do imposto de renda na fonte de 2026, com a redução que passou a valer neste ano, a do INSS do empregado, a retenção sobre o pró-labore do sócio, o salário-família, os parâmetros gerais como salário mínimo, teto da previdência, dedução por dependente e desconto simplificado, e as alíquotas do IBS e da CBS do período de teste. Cada uma traz o link da norma que a instituiu, e todas chegam marcadas como não conferidas: o valor é publicado pela FFB, mas quem atesta que ele bate com a norma é uma pessoa do escritório, e fica registrado quem foi e quando. Se a FFB corrigir um valor depois, a conferência anterior é apagada, porque ela foi dada sobre outro número. Todo dia 20 o sistema olha para o mês seguinte e registra o que ainda está sem tabela, para a falta aparecer antes da virada e não no dia de fechar a folha. Os cinco anexos do Simples Nacional ainda não vêm prontos e continuam aparecendo no painel como pendentes, o que é proposital: falta declarada é melhor do que valor publicado sem conferência possível.

Em Administração aparece a tela de Tabelas tributárias, onde ficam o imposto de renda na fonte, o INSS, o salário-família, os anexos do Simples Nacional e valores gerais como salário mínimo e teto da previdência. Cada tabela é guardada junto com a vigência e com a norma que a instituiu, e o motivo disso é prático: refazer o cálculo de um mês antigo continua usando a tabela daquele mês, e não a que está valendo hoje. As tabelas nacionais são mantidas pela FFB e chegam pela atualização, como já acontece com os feriados. No topo da tela há um painel que mostra o que está faltando para o mês, porque tabela que ninguém cadastrou não aparece em lista nenhuma. Toda tabela nasce marcada como não conferida até alguém abrir a norma, comparar faixa por faixa e confirmar, e fica registrado quem conferiu e quando. Enquanto faltar a tabela do período, o sistema avisa que falta em vez de calcular com um número chutado.

Ao cadastrar uma empresa, o botão ao lado do CNPJ busca razão social, endereço, natureza jurídica e porte, sem redigitar nada. Depois disso o sistema acompanha sozinho o cadastro público e mostra na ficha a situação do CNPJ, a atividade principal, a opção pelo Simples Nacional e o capital registrado. Quando a Receita informa a empresa como optante pelo Simples e o cadastro do escritório está em outro regime, a ficha avisa, para a próxima apuração sair certa. Na lista da carteira há um filtro novo para achar de uma vez as empresas que não estão na situação ativa. O que o sistema contábil do escritório mantém continua sendo dele: quando as duas fontes discordam, o sistema mostra os dois valores e espera você decidir, sem trocar nada sozinho.

Além dos robôs por horário, agora dá para criar robôs que ficam esperando um acontecimento: competência parada há mais dias do que você aceita, devolução registrada na esteira, competência encerrada, ou documento novo chegando do Drive. Quando acontece, o robô roda uma vez e já recebe o que aconteceu junto do seu pedido, então a resposta fala do fato em vez de sair procurando. Se acontecer muita coisa no mesmo dia, tudo é agrupado num aviso só, e você define quantas vezes por dia ele pode disparar no máximo.

Quando uma consulta ao sistema contábil falha, a resposta deixa de parar em "não foi possível" e passa a dizer em que ponto parou e de quem é o problema: se o nosso servidor está sem a conexão configurada, se o servidor do escritório está com o serviço parado, se o endereço mudou, se a senha foi recusada, ou se o pacote está sendo bloqueado no caminho pela rede. Também dá para perguntar direto ao assistente se o sistema contábil está no ar. E em nenhum desses casos ele conclui que a empresa está sem movimento: sem leitura não há conclusão.

Três correções na base de conhecimento do assistente, que funcionavam sem dar erro e entregavam mais do que deviam: documento apagado do Drive continuava sendo usado nas respostas, e agora sai do índice na varredura seguinte, com o sistema informando o que retirou; passou a existir a marcação de pasta que nunca deve ser indexada; e o que foi retirado é relatado em vez de sumir em silêncio. A primeira varredura depois desta atualização pode retirar bastante coisa em bases antigas: é o acumulado de tudo que já tinha sido apagado no Drive e continuava sendo respondido.

O assistente já propunha a conta de cada lançamento do extrato, com o motivo e o quanto tem de certeza; faltava o lugar onde alguém confere e decide. Agora as propostas chegam numa tela de revisão, em que a pessoa aceita, corrige ou deixa para depois, e o que ela decidir volta para o assistente como aprendizado daquele cliente. Antes, a conferência acontecia na planilha e a decisão morria nela.

Cada pasta liberada para o assistente pode agora ser restrita a grupos de pessoas, como acontece com a pasta do financeiro: quem não é do grupo não recebe aquele conteúdo nas respostas. A tela mostra, para cada pasta, quem pode ler.

Quando um documento não chega no prazo combinado, o sistema passa a cobrar sozinho, na régua que o escritório definir, e registra cada cobrança feita. A equipe deixa de precisar lembrar quem já foi cobrado e quando, e a empresa deixa de receber duas cobranças do mesmo documento no mesmo dia. A resposta sobre o que falta agora considera o prazo: no começo do mês, documento que ainda não venceu não aparece como pendência, porque cobrar o que ainda não venceu ensina a ignorar a cobrança.

Cada dia do calendário agora diz o que ele é: feriado civil, ponto facultativo ou dia sem expediente bancário. A distinção não é detalhe: o que decide o vencimento de uma guia é o expediente bancário, e há dias em que o escritório trabalha e o banco não abre, como a segunda-feira de Carnaval. O cadastro de feriado da cidade também passou a aceitar o código oficial do município, o mesmo que a ficha da empresa usa, para que o feriado local caia exatamente nas empresas daquela praça.

Até agora, encerrar a competência de uma empresa era mais um avanço de etapa: quem fez o trabalho podia dar o próprio trabalho por bom. Encerrar virou um ato separado, com permissão própria, e quem libera precisa ser uma pessoa diferente de quem fechou. A liberação registra quem revisou, quando e o parecer, e permite encerrar com ressalva quando alguma coisa não pôde ser resolvida a tempo. Escritório pequeno, em que a mesma pessoa faz e revisa, continua conseguindo encerrar, mas isso fica registrado de forma explícita em vez de passar despercebido.

Quando uma empresa deixa o escritório, o sistema passa a apagar de verdade os dados das pessoas ligadas a ela, como contatos, sócios e habilitações, mantendo o cadastro da empresa e a linha do tempo do relacionamento, agora sem as menções nominais. Do apagamento fica um comprovante que registra o que foi apagado, quando e por quem, sem conter nenhum dado apagado. É o que a lei de proteção de dados pede quando a finalidade do tratamento termina, e agora acontece com um clique e com prova, em vez de depender de alguém lembrar de limpar cada tela.

O que hoje vive em planilha passa a viver na ficha da empresa: certificado digital, procurações eletrônicas, domicílios eletrônicos, acessos a portal e alvará, cada um com a sua validade. A carteira ganhou a tela Vencimentos, que mostra o que está perto de vencer e o que já venceu, e o sistema confere isso todos os dias de manhã cedo, antes de o escritório abrir. Quem descobre que o certificado venceu no começo do dia ainda consegue tratar; quem descobre no fim do dia perdeu o dia. O capital social do quadro societário também passou a se chamar pelo nome certo, capital social subscrito, que é o que os sócios se comprometeram a aportar e não necessariamente o que já entrou.

O que cada empresa precisa entregar já estava cadastrado; agora cada mês vira uma linha de trabalho de verdade, com a tela onde a equipe acompanha o que chegou, o que falta e de quem se está esperando. A competência do mês é aberta e encerrada de forma explícita, e é ela que responde por que um documento foi cobrado naquele dia. O fechamento contábil passa a consultar essa mesma informação antes de liberar a primeira etapa, então a cobrança de documento e o trabalho de fechamento deixam de viver em lugares separados.

O cadastro de cada empresa é alimentado por mais de uma fonte, e antes o sistema contábil sempre vencia quando o mesmo campo tinha mudado dos dois lados. Agora a autoridade é por campo: quem não manda naquele dado deixa de sobrescrever e o sistema registra a divergência, com os dois valores lado a lado, para uma pessoa decidir. A conferência também passou a respeitar o ritmo de cada tipo de informação, em vez de tratar tudo do mesmo jeito: o cadastro é conferido em minutos e a parte contábil uma vez por dia, com opção de aumentar a frequência.

O cálculo dos prazos passou a respeitar o que a regra tributária manda: quando o vencimento cai em dia sem expediente bancário, cada obrigação se move para o lado certo, porque tributo federal e FGTS antecipam e a maioria das declarações prorroga. O calendário ganhou duas correções que mudam data de guia: o feriado nacional de 20 de novembro, que faltava, e o Carnaval passando a valer também na segunda-feira, já que o banco não abre nos dois dias. Os feriados dos estados agora vêm prontos, marcados para o escritório conferir, e o feriado da cidade cadastrado uma vez volta a valer todo ano em vez de sumir na virada. O catálogo de obrigações passou a ter vigência, então recalcular um mês antigo usa a regra que valia naquele mês, e não a de hoje.

Cada cadeira do fechamento agora responde uma lista de verificações antes de passar o trabalho adiante, com as conferências que a rotina do escritório já exigia no papel. Item ainda não feito segura a passagem para a próxima cadeira; item que a empresa marcou como impeditivo segura o encerramento do mês mesmo já respondido. Quando alguma coisa não pode ser resolvida a tempo, ela deixa de ser recado solto e passa a ser uma ressalva registrada, com o efeito que ela tem, o valor estimado e de quem depende a solução. Ressalva não resolvida acompanha a empresa no mês seguinte e o sistema conta quantas vezes ela já se repetiu, porque cobrar a mesma coisa pela terceira vez deixou de ser esquecimento e virou falha de processo. A lista de verificações fica visível ao escritório, que ajusta o que cobra sem depender de atualização do sistema.

A entrada de um cliente novo agora acontece dentro do sistema, e não mais numa folha que circula pelas mesas. Cada setor vê as tarefas dele, marca o que já fez e assina quando termina; a diretoria aprova no fim e a empresa passa a ativa sozinha. Para a empresa que vem de outro contador, há a conferência dos documentos recebidos, com registro do que não veio e a explicação escrita quando falta algo necessário, além de um termo em PDF para o cliente assinar. O sistema também passa a registrar a partir de qual mês a responsabilidade pelas obrigações é do escritório, que é o que separa o que ficou para trás do que passa a ser trabalho daqui.

A ficha de cada empresa passa a guardar o código oficial do município, que é o que permite ao sistema saber quais obrigações municipais e quais feriados locais valem para ela. Enquanto esse código não chega do sistema contábil, a ficha avisa em destaque que a praça não está identificada, em vez de deixar o campo vazio e calado. O quadro societário passou a mostrar também o capital social somado das cotas dos sócios vigentes; quando algum sócio está sem a quantidade ou o valor das cotas, o sistema informa isso e não apresenta um total pela metade, que pareceria número conferido. E a empresa que já está ativa e mesmo assim entra em implantação, como acontece com quem vem de outro escritório, agora começa a implantação sem perder a situação de cliente ativo.

O balancete passou a trazer as quatro colunas de sempre: saldo anterior, débitos, créditos e saldo atual, com a indicação D ou C em cada conta em vez de sinal negativo. A conferência de fechamento agora vale sobre o SALDO, que é o teste de verdade da partida dobrada, e não mais só sobre o movimento do mês. O razão ganhou o saldo corrente linha a linha, começando do saldo anterior da conta, que é como se confere uma conta até bater com o balancete. A conciliação passou a reconhecer também o RECEBIMENTO com juros, e não apenas o pagamento. E entrou um resumo gerencial de resultado, com receitas, custos e despesas e o lucro ou prejuízo do período, que diz com todas as letras que não é a DRE oficial.

A ficha de cada empresa agora mostra quem são os sócios, quanto cada um participa, desde quando faz parte e quem responde legalmente pela empresa, com um resumo logo na abertura. Quando a soma das participações não fecha cem por cento, o sistema avisa: quase sempre é cadastro a completar no sistema contábil, e ver isso na ficha custa um segundo, enquanto descobrir no meio de uma alteração contratual custa bem mais. Sócio sem participação informada aparece como tal, e nunca como zero. A tela é somente leitura porque o quadro vem do sistema contábil: a correção é feita lá e chega aqui na conferência seguinte.

A conciliação passou a ter memória por empresa: o que sua equipe lançou nos meses anteriores volta como sugestão, com o motivo escrito ("este histórico já foi lançado nesta conta 12 vezes nesta empresa" ou "sua equipe já confirmou esta conta"). A memória começa cheia, aprendida do histórico do próprio sistema contábil, então o primeiro uso já vem inteligente em vez de melhorar só depois de meses. Quando o valor que saiu do banco não bate com o do título, o assistente procura a duplicata e mostra a composição - valor do título, juros, multa e desconto - em colunas próprias na planilha, usando os números que o sistema já registra, sem estimar taxa nenhuma.

Nem todo cliente consegue baixar o extrato em OFX, então a conciliação passou a aceitar também planilha (.xlsx e .csv) e PDF de texto. A planilha é lida pelo cabeçalho, reconhecendo os nomes de coluna que os bancos usam, e entende tanto valor único com sinal quanto colunas separadas de débito e crédito. O PDF é lido pelo padrão de linha, com o cuidado de não confundir o saldo impresso ao lado do valor com o próprio lançamento. Em todos os casos a resposta diz de que formato leu e, quando a leitura foi por aproximação, pede conferência antes de lançar. Extrato escaneado (imagem) é recusado com explicação, em vez de devolver um mês vazio como se não houvesse movimento.

O extrato de consumo passou a ser um registro à prova de alteração: cada linha se prende à anterior por uma assinatura, e uma conferência aponta qualquer mudança feita por fora do sistema. Entrou também um freio de segurança que pausa o assistente se o gasto por hora sair muito acima do normal, protegendo a conta do escritório contra falhas técnicas, e um limite de mensagens por minuto por pessoa para que ninguém ocupe a vez da equipe. A tela da Conta de IA ganhou o registro da declaração de proteção de dados, com nome e data.

Nova tela Robôs: cadastre um pedido para rodar sozinho todo dia, uma vez por semana ou uma vez por mês, no horário que você marcar. A resposta fica pronta numa conversa própria no Terminal, como um mural que se atualiza sozinho. Cada robô roda com as permissões de quem o criou, vê somente o que essa pessoa veria, roda no máximo uma vez por dia e o custo entra no consumo dela. O recurso nasce desligado: o escritório liga o interruptor Robôs na Configuração do assistente quando decidir usar.

O sistema agora confere as empresas no sistema contábil do escritório e traz as informações para a ficha do cliente sem ninguém redigitar: empresa que existe lá e ainda não existe aqui é cadastrada automaticamente, e quando um dado muda lá, a ficha é atualizada e a alteração fica registrada na linha do tempo do cliente, com o valor antigo e o novo. Cada ficha também recebe um aviso quando algo precisa de conferência humana, como empresa com encerramento registrado.

As informações do assistente (conversas, documentos indexados, conciliações, consumo, aprendizado) passaram a ser separadas por escritório pelo próprio banco de dados, e não apenas pelo sistema. Na prática isso significa que uma consulta que por engano deixasse de filtrar o escritório simplesmente não recebe nada de outro: o banco recusa. É uma camada a mais embaixo da que já existia, e nada muda no uso do dia a dia.

Cada pasta cadastrada ganhou o interruptor "nunca indexar". Marcada, ela proíbe a leitura dela e de tudo que está dentro dela, mesmo que uma pasta acima esteja liberada: dá para liberar a pasta inteira de um cliente e ainda assim manter a subpasta de documentos pessoais fora do alcance. A proibição vence a liberação sempre, e o que já tinha sido lido é apagado do índice na varredura seguinte. Documento apagado do Drive também sai do índice sozinho, então o assistente para de citar o que não existe mais.

O extrato que você manda o assistente conciliar agora abre numa tela de revisão dividida em três grupos: as que ele conciliou com segurança, as que ele sugere e as que não encontraram relação nenhuma. Dá para confirmar linha a linha, trocar a conta quando a sugestão não serve, descartar o que não vira lançamento e confirmar grupos inteiros de uma vez. Cada confirmação ensina o assistente: no mês seguinte, o mesmo pagamento chega já conciliado, com o motivo escrito. Nada é gravado no sistema contábil, o lançamento continua sendo feito por você.

Cada pasta liberada para o assistente pode agora exigir grupos de permissão: a pasta do Financeiro responde apenas para quem está no Financeiro, a do RH apenas para o RH, e assim por diante. A restrição vale na própria busca do assistente, não só na tela de configuração, então quem está de fora não recebe nem trechos daquela pasta nas respostas. Pasta sem grupo continua aberta ao escritório inteiro, como antes.

O sistema passa a trazer um manual completo, escrito em linguagem simples, acessível pelo menu do seu usuário em Ajuda. Ele explica cada tela, cada campo e, principalmente, o que acontece quando você salva. O manual acompanha o menu: você navega por módulo e por assunto, e encontra apenas o que a sua conta tem acesso. Há também uma busca para achar o assunto direto pelo nome.

Agora dá para dizer quais empresas cada grupo atende, em cada setor, e fazer isso de uma vez só: selecione várias empresas, escolha o grupo e pronto. Um filtro mostra quem ainda está sem grupo, para ninguém ficar esquecido na distribuição. Quando uma empresa muda de grupo, a atribuição anterior é encerrada com a data e continua no histórico, para o escritório saber depois quem atendia quem em cada período.

O sistema agora traz perfis de acesso já montados, um para cada área (clientes, onboarding, contábil, obrigações, atendimento, integrações e o assistente) e três para as cadeiras da esteira contábil. Em vez de marcar permissão por permissão para cada pessoa nova, escolha o perfil pronto. E se o seu escritório trabalha de um jeito diferente, o botão "Duplicar para o meu escritório" cria uma cópia que você ajusta como quiser, sem mexer no modelo original.

Depois de cadastrar os setores e os grupos do escritório, agora dá para dizer quem trabalha em cada um e em que posto: as três cadeiras do contábil, o responsável do setor ou membro da equipe. A mesma pessoa pode estar em mais de um lugar, com uma lotação marcada como principal. Quando alguém muda de posto, a lotação é encerrada com a data e continua no histórico, para o escritório saber depois quem respondia pelo quê em cada período.

O assistente passa a responder sobre o andamento do mês: quantas empresas estão em cada etapa e por setor, quais estão há mais tempo sem avançar (dizendo se esperam alguém assumir ou já estão com uma pessoa), o que foi devolvido no período e o motivo que quem devolveu escreveu, e a linha do tempo completa de uma empresa no mês. Como as respostas citam nomes da equipe, o recurso nasce desligado e o escritório decide quando ligar, na Configuração do assistente. Só leitura: nada na esteira é alterado pelo assistente.

Anexe o extrato OFX do banco na conversa e peça a conciliação: o assistente lê as transações, remove repetições que o próprio banco marca, propõe a conta contábil de cada linha com o grau de confiança e o motivo escritos, separa as que precisam de revisão humana e entrega uma planilha de conferência pronta para baixar. Nada é gravado no sistema contábil: a planilha é para o contador conferir e lançar. O recurso nasce desligado e o escritório decide quando ligar, na Configuração do assistente.

Três novas consultas contábeis na conversa: peça a comparação entre dois meses e o assistente mostra as contas que mais variaram e o que só teve movimento num deles; peça os maiores lançamentos de um período e eles vêm ordenados por valor, com as duas contas e o histórico; e peça a ficha cadastral de uma empresa para receber CNPJ, inscrições, natureza jurídica, endereço, capital social e o quadro societário, indicando quem é o responsável legal e quem já saiu da sociedade. Tudo somente leitura, dentro da mesma liberação do sistema contábil.

O assistente passa a responder com os números reais da contabilidade: peça o balancete de uma empresa numa competência, o razão de uma conta num período ou o plano de contas, e ele consulta direto no sistema contábil do escritório e responde na conversa. A empresa pode ser dita pelo nome, pelo CNPJ ou pelo código, e quando o nome serve para mais de uma empresa o assistente pergunta qual delas em vez de escolher sozinho. Todo balancete vem com a conferência de fechamento: se débito e crédito não baterem, ele avisa em destaque. O acesso é SOMENTE LEITURA, sem nenhuma possibilidade de gravar no sistema contábil, e nasce desligado: cada escritório decide quando liberar, na tela de Configuração do assistente.

A conferência automática passou a trazer, do sistema contábil do escritório, o regime tributário de cada empresa e o quadro societário completo: quem são os sócios, com que participação, desde quando e quem responde legalmente pela empresa. Quando uma empresa troca de regime ou um sócio sai, a mudança aparece sozinha na ficha e fica registrada na linha do tempo.

Agora cada empresa da sua carteira tem os contatos dela guardados na própria ficha, separados por assunto: quem responde pelo financeiro, quem responde pelo fiscal, quem responde pela folha. O sistema mantém um responsável principal para cada assunto, e quando essa pessoa sai da empresa, outro contato assume o lugar sem que você precise lembrar de ajustar.

O sistema passou a registrar quem criou ou alterou pessoas, grupos de permissão, a estrutura do escritório, a lotação da equipe e a carteira dos grupos. Em Administração, na Trilha de auditoria, você vê quando, quem fez e o que mudou, com o antes e o depois de cada campo. Nas mudanças de permissão, o sistema mostra exatamente quais acessos entraram e quais saíram. Senhas nunca são registradas, e ninguém pode editar ou apagar a trilha, nem o administrador.

Informando o CNPJ, o sistema busca na base pública a razão social, o nome fantasia, o endereço completo, a natureza jurídica, a atividade principal e o porte da empresa, e ainda mostra se ela está ativa na Receita e quem são os sócios registrados. O recurso nasce desligado e o escritório decide quando ligá-lo.

A conferência automática passou a listar as pessoas ativas no sistema contábil, com o setor de cada uma sugerido a partir do grupo em que ela já está lá. Ninguém ganha acesso automaticamente: a lista serve para o administrador liberar a entrada de uma pessoa por vez, e quem recebe baixa no sistema contábil aparece sinalizado.

O sistema passa a guardar o roteiro de entrada de um cliente novo. São dois procedimentos prontos, um para empresa que está abrindo e outro para empresa que chega de outro contador, com as tarefas separadas por setor responsável. Dá para duplicar qualquer um deles e deixar o roteiro com a cara do seu escritório, mudando textos, ordem e responsáveis.

Agora o escritório registra no sistema o que cada empresa precisa entregar todo mês. Você cadastra uma vez os documentos que costuma pedir, monta listas prontas por tipo de empresa e aplica à carteira inteira de uma vez. A lista de cada cliente pode ser ajustada, e o ajuste é preservado quando a lista padrão for aplicada de novo.

O sistema agora tem um calendário de feriados, e os nacionais já vêm prontos, inclusive Carnaval, Sexta-feira Santa e Corpus Christi, que mudam de data todo ano. Em Administração > Feriados por praça, você cadastra os do seu estado e da sua cidade, que só quem é de lá conhece. O sistema descobre sozinho quais valem para cada empresa pelo município e pelo estado do cadastro dela, e vai usar isso para contar os prazos das obrigações em dias úteis.

Agora dá para ligar, em Administração > Meu acesso, a entrada em duas etapas: além da senha, o sistema pede um código de seis dígitos que aparece no seu celular e muda a cada trinta segundos. Assim, quem descobrir a sua senha ainda assim não entra. Ao ligar, você recebe oito códigos de recuperação para guardar em lugar seguro, que servem se você perder o aparelho. Para quem administra o sistema inteiro, o segundo fator passa a ser obrigatório.

A ficha do cliente agora mostra o que a conferência automática com o sistema contábil não conseguiu trazer, e por quê. Antes esse aviso ficava perdido no meio do histórico. A linha do tempo também ficou mais fácil de ler: cada acontecimento mostra de onde veio, e dá para filtrar por tipo para separar o que a equipe fez do que veio do sistema contábil.

O fechamento contábil de cada empresa agora tem um caminho visível dentro do sistema. Cada mês aparece na tela com a etapa em que está, quem está cuidando dele e desde quando, e a passagem de uma etapa para a outra fica registrada com o que foi combinado. Quando alguma coisa precisa ser corrigida, o trabalho volta para a etapa anterior com o motivo escrito, e nada disso depende mais de recado por mensagem. Antes de começar, o sistema pede a conferência dos documentos que a empresa enviou, para que ninguém comece um fechamento com material pela metade.

O sistema passa a verificar sozinho, a cada meia hora, se o servidor do escritório ainda consegue falar com o provedor de inteligência artificial. Quando não consegue, a tela da Conta de IA avisa em destaque, explica se o problema é de nome de rede ou de bloqueio de saída, e diz com todas as letras que a chave do escritório não é a culpada. Antes disso, o único sinal de que algo estava errado era o assistente parar de responder, o que é indistinguível de um dia em que ninguém perguntou nada.

Agora o escritório tem um lugar para acompanhar as conexões do sistema com o mundo de fora: dá para ver se a leitura do sistema contábil está ligada, testar a conexão e conferir se a acentuação está chegando correta. A mesma tela mostra de onde vem cada campo do cadastro de clientes, para que ninguém precise adivinhar qual informação é preenchida automaticamente e qual continua sendo digitada.

Agora dá para registrar os setores do escritório (contábil, fiscal, pessoal, societário) e, dentro de cada um, os grupos que dividem a carteira entre as equipes, com o responsável técnico de cada grupo. Quem tem mais de um endereço também pode cadastrar as filiais. Quem trabalha em uma sala só não precisa mudar nada: os setores funcionam sem filial e sem grupo.

Toda automação passa a rodar por um mesmo portão, com limite de repetição por pessoa, limpeza do que ela devolve (senha ou token que apareça numa consulta não entra no contexto nem fica gravado), teto de tamanho e registro na Trilha, inclusive quando o portão recusa.

A identidade visual passou a ser uma só, do escritório, e vale para todas as empresas da carteira. A tela ganhou seletor de cores, lista de fontes que saem corretamente no PDF e na planilha, e um preview ao lado que mostra como o material fica enquanto você escolhe. O tom de voz e o idioma escolhidos também guiam o jeito de o assistente escrever.

Nova tela Alvos de leitura: o escritório libera, um a um, os domínios de dados que o assistente pode consultar (balancete e razão, obrigações, radar e certidões, cadastro e contratos, folha, financeiro, documentos do Drive), sempre com o motivo registrado para auditoria. A tela já funciona e diz na hora quantas automações seriam afetadas, para o escritório liberar o que precisa antes de a regra passar a valer.

O Terminal ganhou Preferências: escolha o tom (neutro, direto ou didático) e o tamanho da resposta, e escreva um pedido próprio, como sempre citar a conta contábil ao falar de lançamento. Vale só para você, em todas as suas conversas, e não muda o que o assistente pode fazer.

Quando o assistente propõe uma mudança, o pedido aparece no próprio balão da conversa, com Confirmar e Recusar ali mesmo. O cartão mostra o estado real: se alguém já decidiu em Aprovações, ou se o pedido expirou, ele diz. Ações que exigem duas pessoas e o nome da empresa continuam sendo decididas só na tela Aprovações.

A barra do Terminal ganhou Renomear e Excluir. Renomear ajuda a achar a conversa certa depois; excluir apaga de vez a conversa, as mensagens e os arquivos que foram anexados nela, com uma confirmação antes.

A tela de Consumo passa a dizer, no ritmo atual, em que dia o consumo estimado alcança o valor de aviso configurado e quanto o mês deve fechar. Quando o ritmo não chega lá, ela diz isso também. Continua sendo só acompanhamento: nada é bloqueado.

Enquanto o assistente escreve, o botão Parar interrompe na hora e guarda o que já foi respondido. Serve para quando as primeiras linhas mostram que a pergunta foi mal entendida: em vez de esperar (e pagar) a resposta inteira, você corta e pergunta de novo.

Agora a equipe pode anexar extrato, nota, planilha, PDF ou imagem direto na conversa, arrastando ou escolhendo o arquivo, e o assistente lê o conteúdo para responder. O recurso nasce desligado: um administrador liga em Configuração, porque o que for anexado vai ao assistente e fica guardado por prazo limitado.

Uma tela nova mostra o que cada pessoa fez com o assistente: perguntas, arquivos anexados, ações confirmadas ou recusadas, mudanças de configuração e liberações de dados. Dá para filtrar por pessoa e por período e exportar em planilha. A administração do escritório pode receber também permissão para ler o conteúdo das conversas - e, quando essa permissão existe, a equipe passa a ver o aviso na tela do assistente e toda leitura fica registrada com o nome de quem leu.

O escritório cadastra uma lista de palavras e passa a receber aviso por e-mail sempre que alguém usar uma delas numa pergunta ao assistente. O aviso sai agrupado a cada 15 minutos e diz quem, quando e qual palavra - nunca o texto da pergunta, que continua só acessível a quem tem permissão para ver conteúdo. O recurso avisa, não bloqueia: a pergunta segue normalmente. Nasce desligado.

Quando uma pergunta não pode ser respondida por política de conteúdo, a tela passa a dizer exatamente isso, em vez de sugerir problema de conexão. A mensagem anterior levava a equipe a procurar defeito na internet ou na chave quando não havia nenhum.

O assistente passa a tratar cada pessoa pelo primeiro nome, tirado do próprio cadastro de acesso. Não é preciso configurar nada.

Em perguntas demoradas, dá para sair da aba e continuar outra coisa: o navegador avisa quando a resposta chega. O aviso só aparece se a aba estiver em segundo plano e não mostra nada do conteúdo - apenas que a resposta está pronta.

O assistente pode buscar informação pública atual - alíquota, prazo, norma, cotação - além do que está nos documentos do escritório. Nasce desligado: um administrador liga em Configuração, porque cada busca é cobrada à parte na conta do escritório, além dos tokens da resposta. O que vier da internet é material de terceiro e deve ser conferido antes de ir para um parecer.

Cadastrar, trocar ou remover a chave de IA passa a aparecer na Auditoria em qualquer caminho, inclusive quando é feito pelo suporte direto no servidor. Antes só o que passava pela tela deixava registro.

O que o assistente gera passa a usar de fato o kit de marca: a cor do escritório no título e no cabeçalho da planilha, a fonte escolhida, e o logo no topo do PDF. Antes o kit ficava só na tela de configuração e o arquivo saía genérico. Quem não cadastrou marca continua recebendo o padrão da casa.

Cada resposta ganha o botão de copiar. Na última resposta aparecem também "Refazer resposta", para pedir a mesma coisa de novo quando a primeira não serviu, e "Editar a pergunta", que devolve o que você escreveu para o campo de escrita e apaga o par, para você reescrever sem começar outra conversa. Refazer consome um turno, como qualquer pergunta.

Um campo de busca no topo do Terminal encontra conversas antigas pelo título e também pelo que foi escrito nelas - útil porque o título é criado a partir da primeira frase e raramente é o que a gente lembra. E o botão Exportar gera um PDF da conversa inteira, no padrão visual do escritório, pronto para arquivar ou enviar.

Agora dá para mostrar uma conversa a um colega, ou ao escritório inteiro, sem sair do Terminal. Quem recebe pode LER a conversa e os arquivos dela, e não pode escrever nela nem repassá-la para outra pessoa. Você desfaz quando quiser, e tanto o compartilhamento quanto cada leitura ficam registrados na Auditoria.

Além de planilhas e PDFs, o assistente passa a gerar documentos Word editáveis (minuta, carta, parecer, procedimento) e apresentações PowerPoint para reunião com cliente ou treinamento da equipe. Tudo sai no padrão visual do escritório, com a cor e a fonte cadastradas.

Clicar no nome de uma planilha, documento ou apresentação gerada abre uma prévia do conteúdo ali mesmo, embaixo da conversa. Dá para conferir se o resultado ficou certo e pedir um ajuste sem precisar baixar, abrir o Office e voltar.

O escritório pode cadastrar os próprios pedidos prontos e deixá-los à mão para a equipe no menu do Terminal: aquele resumo que todo mês alguém reescreve do zero passa a ser um clique. Ao escolher, o texto preenche o campo de escrita para a pessoa conferir e ajustar antes de enviar - a habilidade não muda o comportamento do assistente nem libera acesso a nada.

A tela da Conta de IA ganhou o botão "Testar conexão", que faz a menor chamada possível ao provedor e diz exatamente o que está acontecendo: chave recusada, conta sem saldo, conta sem acesso ao modelo, limite momentâneo ou problema de rede no servidor. E quando a última verificação falhou, a tela passa a mostrar o motivo em vez de dizer apenas "chave configurada" enquanto o assistente não responde.

A ficha de cada cliente agora guarda as inscrições (estadual, municipal e NIRE), a natureza jurídica, o porte e o endereço comercial completo: tudo o que a ficha de abertura pede, em um lugar só.

O Terminal agora mantém o histórico: feche, volte depois e continue de onde parou, ou comece uma conversa nova. Cada pessoa vê somente as próprias conversas.

Defina um valor de aviso mensal na Conta de IA: ao passar de 80% e de 100% da estimativa, o Terminal e a tela de Consumo avisam - e nada é bloqueado, nunca.

Nova tela Configuração: ligue e desligue cada capacidade do assistente do seu escritório. Mudanças em cadastros vêm desligadas de fábrica e só ligam com confirmação digitada - desligar nunca pede nada.

Primeira ação de escrita do assistente: peça para ele guardar as instruções de um cliente - a proposta cai em Aprovações e a mudança só vale depois do OK de um responsável.

As conversas longas ficaram bem mais baratas: a parte fixa do contexto passou a ser reaproveitada a cada mensagem, e o extrato de consumo agora mostra esse reaproveitamento. Documentos lidos pelo assistente entram marcados como material de leitura, então um arquivo de terceiro não consegue dar ordens a ele.

Na tela Configuração você pode ligar o resumo do raciocínio: cada resposta passa a trazer, recolhido, o caminho que o assistente seguiu. Vem desligado.

Corrigimos uma falha em que a resposta podia parar no meio quando o assistente precisava consultar alguma informação antes de responder.

O extrato passou a contar também a parte do contexto reaproveitada entre mensagens, e mostra quanto foi reaproveitado. Antes esse pedaço ficava de fora e o consumo aparecia menor do que o real.

Digite / no Terminal e escolha um pedido pronto: resumo da carteira, planilha, PDF, busca nos documentos e mais - complete as lacunas e envie.

Auditoria completa das automações: veja o que o assistente executou, quando, a pedido de quem e se deu certo - sem expor o conteúdo das conversas.

Clique em um cliente da carteira e veja tudo em uma página só: dados cadastrais, enquadramento, contato e a linha do tempo - com as ações de editar e mudar a situação a um clique.

A ficha de cada cliente agora tem uma linha do tempo: o que aconteceu, quando e por quem, desde o cadastro.

Acompanhe cada empresa da carteira por etapas: prospect, onboarding, ativo e saída. As mudanças de situação seguem o ciclo, e colocar um cliente em saída pede o motivo.

O sistema ganhou um visual mais moderno e uniforme em todas as telas, com tema escuro elegante.

Peça na conversa e receba planilhas e documentos PDF prontos para download.

O assistente propõe guardar decisões e padrões recorrentes do escritório; sua equipe confirma o que vale, e só o confirmado passa a ser lembrado.

Guarde logotipo, cores e fonte da contabilidade para que os materiais gerados sigam sempre a mesma identidade.

Cadastre instruções, regime e procedimentos por empresa-cliente: ao citar a empresa na conversa, o assistente já leva tudo isso em conta.

Veja, em um só lugar, tudo o que o assistente consegue fazer de forma automática no seu escritório.

O assistente pode executar tarefas sozinho, mas nada sensível acontece sem a sua equipe: ações delicadas pedem confirmação, e as críticas exigem a aprovação de duas pessoas diferentes.

Acompanhe o uso do assistente mês a mês, pessoa por pessoa, com custo estimado - transparência total para administrar o consumo.

Conecte a conta de IA do seu escritório em poucos passos e defina um teto mensal de gastos. A chave fica guardada com segurança e nunca aparece por inteiro.

Converse com o assistente do escritório em português: tire dúvidas, peça análises e acompanhe a resposta sendo escrita em tempo real.

Cada escritório entra no seu próprio painel, com acesso individual por pessoa e permissões definidas por papel.

Cadastre os usuários do seu escritório e defina, por grupo, exatamente o que cada pessoa pode ver e fazer no sistema.

Um lugar para cadastrar e acompanhar os seus clientes, com regime tributário e situação - a base para todo o trabalho do escritório.

A segurança de acesso ao ambiente é monitorada e controlada de forma ativa, inclusive por localização, e os dados de cada escritório ficam isolados dos demais.

Esta página: acompanhe aqui tudo o que criamos, melhoramos e corrigimos a cada versão do sistema.